加速エクセル [まぐまぐ！]

2009/02/25

■加速エクセル-Episode-12　『集計を極める関数』～ＳＵＭＩＦ関数　その２

━━■加速エクセル━━━━━━━━━━━━━━━━━━━2009/02/25━
　　
　　　　Episode-12　『集計を極める関数』〜ＳＵＭＩＦ関数　その２
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
━━━━━━━━━━━━━━仕事が進化するクリエイティブ仕事術━━━

--------------------------------------------------------------------
　単なるテクニックだけでなく、努力が積み上がる仕事を目指そう！
　仕事が変わる！エクセルラーニングメルマガ
  
  　今日のコンテンツ
    　・加速ストーリー
      ・今日のＴＩＰＳ
--------------------------------------------------------------------

−優子の気になる情報−−−−−−−−−−−−−−−−−−−

　学校に行きたくても、数が少なく通えない子供達がいます。

【今ここに壮大プロジェクトが始動】
=========================================================
あなたの１冊の本で貧困国に小学校をつくる壮大プロジェクト
　　　【しょうがっこうをおくる会・ＮＰＯ法人】
　　　　　詳細はホームページをご覧ください
　　　　http://www.shinki-kaitaku.com/npo/index.html
=========================================================
−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−



  「あ〜。冴島さん。待ってましたよ」
  優子は目敏く、恭一を見つけると、そそくさと駆け寄った。
  
  「先週のお約束、覚えてますか？」
  
  
  なんだろう？
  
  恭一はこのところ忙しく、疲れ気味で記憶力がに
  自信が無かった。しかも、課長に急な主張を言い渡され、
  週末はオフィスに来なかったのだ。
  ぽかんとしている恭一の手を自分たちの課まで引っ張る
  優子だった。
  
  「進捗表の実績を自動入力できるから、教えてあげる
  言ったじゃないですか」
  口調はお願いモードだったが、その目は明らかに違った。
  
  
  恭一は思わず、その目に動かされ、
  優子のＰＣを覗き込む。
  静かに、恭一のマウスが動く。
  
  
  「まず、目的を確認する。毎月のことなので、
  出来るだけ手をかけないで、更新したい。
  それには、まず、実績のデータを、別シートで持っておく。
  もちろん、データベース形式だ」
  
  優子は以前（ＥＰ０８）、教えてもらったデータの形を
  思い出していた。もちろん、恭一の指示通り、
  データベースの形で、実績データを持っている。
  
  
  「それから、その実績シートに、こうして、
  検索ＫＥＹのフィールドを追加する。設定するＫＥＹは、
  進捗表の集計したい単位、つまり、月と課名になる。
  式は、月＆課名、=B2＆C2となる」
  
  「はい、わかります」
  優子は、大きく黒い瞳を輝かせている。
  
  
  
  「次に、進捗表の集計セルに、ＳＵＭＩＦで集計させる。
  指定する『範囲』は、検索ＫＥＹのフィールド。
  『検索条件』は、ちょっと工夫が必要」
  
  恭一は一呼吸置いた。
  「先ほどの検索ＫＥＹ・月＆課名にあわせるが、
  コピーをしても式の構成が、崩れないように
  する。具体的には、課名＆１月実績、＄C3＆E＄2とする」
  
  優子は難しそうな顔をしている。
  
  「ここは、ちょっとわかりにくいかも。
  今は、無理に覚えず、マネてやってみればいい」
  優子は、恭一の一言で、安堵したようだった。

  
  「最後に、『合計範囲』は、絶対参照でつくる。
  後は、この式を最後のセルまで張付けるだけだ」
  
  恭一の操作が終了した進捗表の１月実績は、
  確かに集計されていた。
  
  
  
  「あ、すごい。自動的に集計されている。
  でもさっきのＳＵＭＩＦの式、
  参照範囲のセル行数が多くありませんでした？」
  
  「いい所を気付いたね。実は目的があって広くしているんだ。
  というのは、来月の実績をここに貼り付けると、
  自動的に、来月も集計してくれる」
  
　優子の笑顔が弾ける。
  「それっていいですね。一回作れば、もう手を掛けなくていい」
  
  「忙しい中で、精度やレベルをあげるには、いい意味で、
  ルーチンで如何に手が抜けるかなんだ。
  ただ注意点がいくつかある」
  
  
  
  
  ホッとした雰囲気を、突如、ぶち壊す甲高い声が響く。
  
  「冴島、時間だぞ。俺は先に行くぞ」
  また重森課長が叫んでいる。きっと、ストレス発散も
  兼ねているんだろうと、この間の飲み会の肴になっていた。
  
  
  「いけない、会議があったんだ。続きは会議が終わってからね」
  恭一は、書類を片手に、あたふた出て行った。
  
  
  
  
  「注意点ってなんだろう」
  優子はちょっと気になったが、今は、できることをやろうと、
  改めて表に取り組むのだった。
  
  
  
  -------------------------------------------------------------------
《今日のTips》
　『集計を極める関数』〜ＳＵＭＩＦ関数　その２
  
　解説：
  ＳＵＭＩＦを使えば、一覧表に実績を集計できる。
  さらに、毎月使える『仕込み』を使えば、
  この数式設定の作業は、年一回で済む。
  
  改善された時間を、もっとクリウェイティブな
  時間に費やそう。
  
  　作成方法は、説明ＭＯＶＥをご覧ください
  http://cell-master.com/kasoku/?p=333#ep12
     
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
『加速エクセル』 　　　　　　　　　　　発行者：霧島　成幸


　■今回の「加速エクセル」はいかがでしたか？
　ご意見やご感想など、ぜひお送り下さい。
　→kirishima@cell-master.com


　■メールマガジン「加速エクセル」は著作権により保護されていますので、
　無断転載は禁じます。
　
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

加速エクセル
  http://cell-master.com/kasoku/