「現地審査でこんな指摘を受けましたが、指摘の意味自体が理解できません・・・」
という、切羽詰った相談をよくお受けします。
実際に皆様も経験されていらっしゃると思いますが、
審査員から送られてくる「現地審査における指摘事項」は、
その文章自体が回りくどく難解で、まず指摘されている意味を
理解することから始まり、次に「何を」「どこまで」改善しなければ
いけないか判断しなければいけません。
自分では「これで十分だろう」と思って提出してみても、
まだ不適合であると再指摘を受けられた事業者様がほとんどでは
ないでしょうか。
このメルマガでは、こんな事業者様の不安と疑問を
解消すべく、今までに当社のユーザー様が実際に審査を受け指摘された
膨大なデータから、代表的なものをいくつかご紹介していき、
皆様のPマーク現地審査対応、また今後の運用のお役に立てていただきたく
思っております。
━■ 目次 ■━━━━━━━━━━━━━━━━━━
１．現地審査指摘事項のひみつ
２．指摘『台帳とリスク分析の紐付け』って？？
３．役に立つ無料セミナーの日程
４．次回の内容
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◆１． 現地審査指摘事項のひみつ
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現地審査の指摘事項を見てみると、その時期ごとに
「流行の指摘事項」というものが見られます。
それぞれの指定機関ごとに特色がある指摘事項も存在しますが、
どの指摘機関でも必ず指摘される事項というのが出てきます。
審査員にはJIPDECから審査における指導があります。
いわゆる審査員のためのマニュアルのようなものです。
JIS規格の解釈方法や運用面における適用方法などです。
よって、ある時期に
「ん？この指摘は新しいな！」
というようなものが出てきた場合、それに続いて異なる指定機関
においても同じ指摘がされ始めるのです。
ここ１ヶ月くらいでは、
「３．４．３．３従業者の監督」において
従業者から個人情報を取得する際の同意書等の明示事項にて
「利用目的を具体的に記載する」
「提供がある場合の必要事項を記載する」
などです。
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◆２． 指摘『リスク分析の紐付け』って？？
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『３．３．３リスクなどの認識、分析及び対策』
において、「リスク分析をする際のグルーピングが適切でない」
や「リスク分析と台帳の紐付けがなされていない」「リスク分析
の結果取りうるとした対策と規定の紐付けがなされていない」
などの指摘を受けられたことはないですか？
（指摘の意味）
●特定したすべての個人情報のリスクを分析しなければいけな
いことから、「このリスク分析は、台帳に特定したこれとこれ
とこの個人情報についての分析内容です」と明確になっていな
ければなりません。
●グルーピングは、業務内容や形態が同じというだけでは一く
くりにすることはできません。
なぜなら、「取得する方法（手渡し、メール、郵送）」や
「媒体（紙、データ、CD、USB）」などによってもリスクが異な
るからです。
（改善のポイント）
■台帳のそれぞれの個人情報に、どのリスク分析シートで
分析を実施するか記載する。
■グルーピングは、「取得方法」「媒体」「保存期間」などを
考慮して実施する。そうすることでより具体的に分析を行うこ
とができ、リスク分析漏れを防ぐことができる。
■リスク分析シートに、講じることとした対策がどの規程文書の
どこに規定されているか明確に記載する。
プライバシーマークにおいては、「個人情報保護」がすべてです、
自社で取扱う個人情報が漏れなく特定され、特定された個人情報
のリスクが漏れなく分析され、そのリスクに対する対策がとられ、
規定されているかが運用の要になります。
どの事業者様でもほとんど指摘事項に含まれますので、審査前、
および運用においても重要な項目であることを理解しましょう。
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◆３． 役に立つ無料セミナーの日程
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┃『”効率的”なＰマーク認定維持と”
┃効果的なＰＭＳ運用方法がわかるセミナー』
┃●日時：2008年1月20日（火）14:00〜16:00
┃●場所：大阪産業創造館 ５Ｆ
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┃seminar@esecurity3.com
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◆４． 次回の内容
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指摘『個人情報の特定、、台帳の記載項目が不足している！？』
（ポイント）
個人情報管理台帳にて特定する個人情報、その記載する必須項目
について具体的に解説します。
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