2009/10/19
YOKO-MANの【情報セキュリティ通信】
★★★ こんにちは、YOKO-MANです！★シュワッチ！ ★★★ 今週は爽やかな秋晴れが続きそうですね、嬉しいです♪ 今晩は、月に一度の恵比寿喫茶の会です、恵比寿神社でも お祭りがあるようなので、前半から楽しくスタートです！ さて今回は、別のコラムでも掲載させて頂きます、 「個人情報保護体制の基礎」について。 ひとつでも貴社のヒントとなれば幸いです。 ■■個人情報保護体制の基礎■■ 個人情報を業務上たくさん持っているが、今のままの管理で大丈夫 なのかな？何から手をつければいいのか、イマイチ良くわからない。 という不安を持っている企業さんが、特に小規模事業者の方に多い ようです。 先日、ある士業の方からも、ご相談をいただきました。 取引先や個人が何を心配しているのか、どうすれば安心して仕事を 任せてもらえるのか？ ひとことで言えば、 「社内にある個人情報を把握する。必要なルールを決める」 となりますが、 今回は押さえておくべき一般的なポイントを少し具体的にご紹介します。 まず ■個人情報の特定（洗い出し） 現在、社内で取り扱っている個人情報を、把握します。 顧客・顧問先情報の場合は、会社別や受託業務別に細分できると 尚良しです。 件数も出して半年～1年に一度見直し、保管媒体も把握しましょう。 例）従業員情報 5件 ＰＣハードディスク・紙 顧問先従業員情報 1000件 紙媒体でファイリング 個人からのメール問合せ・相談情報 100件 ＰＣハードディスク ＊件数が多い場合は100単位表記でも良いです。 ■各種個人情報の保管期限を決める 社内にある個人情報を整理したら、次はその情報の保管期限を決めます。 個人情報は、持っている数が多ければ多いほど、紛失・流出の危険性が 高くなります。 不要な情報は廃棄することをお勧めします。 法律や契約で定められた年数があれば、それを。さらに必要と判断すれば プラスした保管期間を決めます。 個人からの問合せ・相談メールなどは、今後の仕事に繋がりそうな場合は 1年、そうでないない場合や解決済みで不要なものは１ヶ月 などと決め ると、余計な個人情報が増えません。 上記2点は、一覧にするとわかりやすいですよ。 そして、 ■個人情報の保管場所を決める 個人情報が事務所の机に山積み・あらゆる棚にバラバラの「とりあえず置き」 は好ましくありません。可能な限り、ひとつの場所に纏めて保管しましょう。 ■委託先の管理 DM発送や書類の保管や廃棄、また従業員の給与・保険等を外部に委託して いる場合には、各種個人情報をどこへ委託しているのかを把握しておきま しょう。 可能であれば、委託先と情報保安に関する契約書や誓約書を取れると良い です。 ■セキュリティ。 個人情報は施錠付のキャビネットや引出しへ保管することが望ましいです。 難しい場合には、外部の人間が容易に個人情報にアクセスできない場所に するとか、事務所が一瞬でも無人になる場合にはドアに鍵をかけるなど ルールを決めましょう。 またＰＣ関係では、起動時のパスワード設定、離席時のスクリーンセイバー 及び再起動パスワード設定、個人情報をメール送信する場合には暗号化 （添付ファイルにパスワード等）をしましょう。 ■緊急時の対応 万が一、個人情報の紛失や流出が起きてしまった場合、どのような対応を するのか、連絡網や情報別の連絡先を整備しておくことをお勧めします。 人はパニクると必要な行動がとれなくなります。あらかじめ決めておけば、 それに従うのみで済みます。 以上、沢山ありそうに感じますが、「個人情報の特定と保管」以外は、 事業を営む上で常識的な事とも言えます。 混乱や「わからない」というのは、おそらく取り扱う個人情報の把握を しきれていないところからくるもので、そこを整備すると、かなりスッキリ しますよ。 「…！あっ、そろそろ時間が…！ ★★★ それではまたお会いしましょうっ！★シュワッチ！ ★★★ ------------------------------------------------------------------------- ◆発行者 YOKO-MAN（ヨーコ・マン） 登坂洋子 ◆公式サイト http://zeff.jp ◆問い合わせ先 info@zeff.jp ■All Aboutプロファイル（専門家サイト） http://profile.allabout.co.jp/fs/tosaka ◆「恵比寿のコンサル社長のブログ」http://ameblo.jp/iso-woman ◆「最速・最短・格安で！プライバシーマーク」http://ameblo.jp/p-mark-zeff/ ◆発行システム：まぐまぐ！ http://www.mag2.com/ ◆登録・解除はこちらから → http://www.mag2.com/m/0000275775.html ------------------------------------------------------------------------
