2008/09/24
【仕事効率3倍アップの教科書】～メールは留守電と思え！編～
皆様こんにちは。 オフィスワークコンサルタントのTomocoです。 当メールマガジン、 「ビジネスマナーの3歩先！仕事効率3倍アップの教科書」では オフィスワークにおける、さまざまな事象・問題・課題を解消するヒントを中心に 毎週水曜日にお送りさせていただいております。 発行者：オフィスワークコンサルタントのTomocoのブログも ぜひご参考ください。http://ameblo.jp/happywork-recipe それでは本日のメニューです。 ◆メールをコミュニケーションツールとして使いこなすための第一歩◆ 「ビジネスマナーを3歩先行く、メールの極意」を2回に分けて お伝えしました。 1.「誰に見られても困らない内容・伝え方で書く」 http://archive.mag2.com/0000270773/20080910120000002.html 2.「メールと電話（口頭）のそれぞれの機能、 コミュニケーションを理解し、使い分けること」 http://archive.mag2.com/0000270773/20080917134914000.html しかし！！ 頭ではわかっていてもいざとなると、 感情が先走った内容を書いてしまったり、 言わなくてもよかったのでは・・・と思うことを書いて後悔したりすることって あると思います。 私も反省と訓練の繰り返しでした。 メールでのやりとりが当たり前の環境にいると、 ついつい何でもメールで済ませがちになり、 「メール送っておけばOK」と思い始める人も出てきます。 そうなってしまうと、コミュニケーションが上手くいかなくなるだけでなく、 業務に支障が出てしまうことも。 そうならないために、 まだ本来のかたちでメールを使いこなせていないアシスタントには このように言っていました。 ★★メールは留守電と思うべし★★ 留守電にはどんなことを残しますか？ 決められた少ない時間で、 自分の伝えたいこと、 相手にやってほしいことを伝言として残していると思います。 ＜留守電メッセージ＞ 「お疲れ様です。山田です。 えっと、先日の○○商社へのプレゼンの件ですが結果が来ていますので お手すきのとき、僕の携帯までご連絡お願いします。 番号は090-****-**** です。よろしくお願いいたしまーす。」 だいたいこんな感じの内容になると思います。 留守電にものすごく詳細を残したり、 自分の感情を表現したり、 例えば結果がダメで、相手の会社の悪口を言ったりするようなことって ないと思うんです。 ＜留守電メッセージ＞ 「お疲れ様です。山田です。 えっと、先日の○○商社へのプレゼンですがさっき結果の連絡がきて ダメだったんですよーー。あれだけがんばったのに、 ○○商社ってビジネスわかってないんじゃないですかぁ？ ホント腹たちますよねー。」 こんな内容の留守電が残っていたら、ビックリしちゃいますよね（苦笑） あまり無い状況だと思うのですが、 これがメールになると・・・書いちゃう人がいるんです。。 そして留守電は相手が聞いてくれたかどうかは、 相手からの次のアクション（例えばコールバックがあったか）を確認する、 もしくは聞いたかどうか自分で確認をしないとわかりません。 メールも同じ！！ メールが上手く使えないかた、 部下がメールを送信しっぱなしにしてしまって困っている方は 次の1から3を繰り返し行ってみてください。 1.メールは留守電と思うこと ・必要最小限の内容で。 ・でも「何の件なのか」がわかるように。 ・相手に知っておいてほしいこと、繰り返し確認してほしいことは書いておく。 （例：電話番号、時間、場所など） ・送信しっぱなしにしない。相手が見たかどうかを確認する。 このあとは、 2.会いに行ったり、電話をするなど直接話をする。 3.その話した内容をお互いが共有するために「議事録」のような意味合いで メールにまとめる。（言った言わないを防ぐことにつながります。） これを繰り返すことで、 メールに書くべきこと、 直接話をすること、 をしっかり分けて考えられる訓練になります。 ビジネスにメールはかかせない存在です。 上手く、自在に使いこなせている人は後戻りが少なく 仕事が速い人が多いように感じます。 ぜひ一度メールの使い方、見直してみてください。 それではまた次週〜 ----------------------------------------------------- メールマガジン「ビジネスマナーの3歩先！ 仕事効率3倍アップの教科書」 ☆発行者 Tomoco ＠オフィスワークコンサルタント ☆公式サイト http://office.happyworklife.net ☆公式ブログ http://ameblo.jp/happywork-recipe ☆登録・解除 http://www.mag2.com/m/0000270773.html -----------------------------------------------------
