2008/09/10
【仕事効率3倍アップの教科書】～メールの極意編～Part1
皆様こんにちは。 オフィスワークコンサルタントのTomocoです。 今回が3号の発行となりますが、 「ハッピーオフィスワーク」の裏技レシピ は、 タイトルを変更させていただくことになりました。 内容は基本的にはこれまでと変わらないのですが、 個人の能力・レベルに依存しがちで、情報共有の少ないオフィスワークの いわば「教科書」となるような情報を発信していきたいと思っております。 「もっと事務の効率上がらないかな」 「うちのアシスタント、もう少し出来るようにならないかな・・・」 そんなとき、ビジネスマナーをより実践、 実務で使えるかたちに落とし込んだ このメルマガが教科書として使っていただけると幸いです。 それでは今回の本題です。 *=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*= Tomoco@オフィスワークコンサルタントのブログ、 「元スーパー人事総務があなたの部下を育成！ 仕事効率3倍アップの教科書」にて、 【URL】http://ameblo.jp/happywork-recipe/entry-10137024992.html メールでの失敗、苦い体験をご紹介しました。 それらを防ぐ、もしくは失敗してしまったときに それ以上に傷口が広がらない「メールの極意」をご紹介します。 長くなりそうなので、今回はPart1です。 ◆ビジネスマナーを3歩先行く、メールの極意 Part1◆ 1.「誰に見られても困らない内容・伝え方で書く」 2.「メールと電話（口頭）のそれぞれの機能、 コミュニケーションを理解し、使い分けること」 これが基本です。 送信先を間違えて、担当者以外や他社に送ってしまった場合は どうしようもないのですが、ただそれでも、 「あれ、この人、他の人にはこんな言い方（書き方）してるんだ」なんて 思われてしまうような書き方をしていれば、 さらに傷が深くなります。 ある日、新規営業中の会社へ送付するはずだったメールを 誤って別の既存取引先に送ってしまった人がいました。 それはもう顔面蒼白・・・・。 しかし、メール本文の内容としては、 「資料を添付いたします。 よろしくご査収のほどお願い申し上げます。」 こういった内容だけだったので、 送信間違いの部分のみの謝罪で終わりました。 これが、 「他の会社よりお安くしますのでお願いします♪」 「○○社は全然予算ないみたいなんです。あそこ、ヤバそうですよ」 なんて書いていたら、傷口に塩をすり込むようなものです。。。 こんな事例もあります。 前職の、1日に何百通もメールを処理する社長の社内メールの返信は、 「了解。」 たったこの一言でした。 それ以上の指示がある場合は簡潔に。 そして必ず敬語で。 クライアントも参加するメーリングリストに誤って 社長から社員への指示が流れてしまっても、 悪い印象は持たれず、むしろ、 「○○社長は社員のかたに対しても我々と変わらない態度なんですね。」と 好印象をもたれることもありました。 （変わらないわけはないんですけどね・苦笑） このように、書き方一つで ・絆創膏（ばんそうこう）を貼るだけの傷で終わるか、 ・大やけどになってしまうか 変わってきます。 皆さんのメールはいかがでしょう。 *=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*=*= 今週は1.「誰に見られても困らない内容・伝え方で書く」について ご紹介しました。 次週Part2として 2.「メールと電話（口頭）の機能・コミュニケーションを理解し、 使い分けること」をお届けします！！ ----------------------------------------------------- メールマガジン「ビジネスマナーの3歩先！ 仕事効率3倍アップの教科書」 ☆発行者 Tomoco ＠オフィスワークコンサルタント ☆公式ブログ http://ameblo.jp/happywork-recipe -----------------------------------------------------
