2009/03/29
カティ・メルマガセミナー【わかりやすい文章を書くコツ（２回目）】
□□・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ □ ★ ビジネス力UP！週に5分のカティ・メルマガセミナー ★ □ □□・・ <第40号> 『わかりやすい文章を書くコツ（２回目）』・・・・・・ 目次 1．メルマガセミナー『わかりやすい文章を書くコツ（２回目）』 2．音声CDセミナー・通学セミナー情報 3．感想・ご意見 4．編集後記 こんにちは。西森です。 いつも、★ビジネス力UP！週に5分のカティ・メルマガセミナー★を お読みいただき、ありがとうございます。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 1．メルマガセミナー『わかりやすい文章を書くコツ（２回目）』 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ■前回は、『読み手を意識して書く』というテーマでお伝えしました。 読み手の状況に応じて、 ○内容・分量 ○前提とする知識・使う言葉 を変える、という内容でした。 しかし、恥ずかしい話ですが、この内容を書いた本人が、その直後に やってしまいました。 まずは、この失敗談から。 以前、お伝えしたように、わたしは、今、あるセンターの運営・改善 の業務をしています。 契約をいただくため、営業の方と一緒にお客様へ訪問して、プレゼン テーションをすることも多くあります。 新しいプレゼン資料を作成して、その日は、はじめてのお客様でした。 プレゼン開始から、少したったとき、お客様から 「この“マーケター”ってなんですか？」 と質問が入りました。 「電話をかけたり、受けたりするスタッフのことです」 と回答して、次に進みましたが、内心、 （しまった！でも、聞いてくれてよかった・・・） と、ホッとしました。 わたしが関わっているセンターでは、電話をかけたり、受けたりする スタッフさんのことを、“マーケター”と呼んでいます。 いつも使っている言葉なので、相手もわかると思い込んでいたんです。 読み手には、（わからないのは、自分だけではないか）という心配が あるため、たとえ不明点があっても、質問されない場合も多いです。 人は、わからないものには、とりあえず、Ｎｏという判断をする傾向 にあるといいます。 そもそも、不明点が残った資料について、上司その他に説明ができま せん。 そして、契約に結びつかない、という結果になってしまいます。 今回のわたしのケースは、相手がすぐに質問してくれたため助かりま した。 契約にも、結びつきそうですが、毎回、相手が助けてくれるとは限り ません。 このようなことが無いように、「中学生でも理解できる」文章を書く ことを意識しましょう。 さて、前置きが長くなりましたが、ここから、今日の本題です。 今回のテーマは、『わかりやすい文章を書くコツ（２回目）』。 “論理的に書くとは、どういうことか”を確認したいと思います。 ■論理的に書くとは ○演繹（えんえき）的に書く ○帰納（きのう）的に書く の２つ。 演繹？帰納？ 簡単に説明します。 演繹的に書くとは ａ.「お客様は大切にしなければならない」 ↓ ｂ.「山田様はお客様だ」 ↓ ｃ.「山田様はお客様だから、大切にしなければならない」 という文章構成のこと。 ａ．で、一般論やルールを記載し ｂ．で、今回のケースを確認し ｃ．で、一般論やルールを今回のケースに当てはめた結論を書きます。 いわゆる三段論法というものです。 帰納的に書くとは ａ.「Ａ社の、東京への出店数が増えている」 ｂ.「Ａ社の、神奈川への出店数が増えている」 ｃ.「Ａ社の、大阪への出店数が増えている」 ↓ ｄ.「Ａ社は、積極的に大都市に進出しているようだ」 という文章構成のこと。 ３つ以上の情報から、結論（仮説）を出す方法です。 どちらも、シンプルな書き方ですが、実は、落とし穴がいくつかあり ます。 世の中の、わかりにくい文章や会話、伝わりにくいメッセージの原因 のほとんどは、この落とし穴にはまっているためではないでしょうか。 分量の都合上、今日は、一つだけお伝えして、残りは次回にしたいと 思います。 ■よくある落とし穴の一つ目は、演繹的な伝え方の落とし穴。 ○一般論やルールを省略してしまうこと 例えば、 「田中さんは女性だから、採用する」 という文章。 皆さん、どう思いますか。 男女差別？ 採用担当者や社長が女性好き？ 女性しか採用しない会社？ 田中さんが採用された理由がわかりませんよね。 文章の書き手は、「田中さんは女性だから、採用する」という結論を 出した背景、前提となるルールを、読み手がわかっていると思い込ん で、省略してしまったんです。 その結果、真意が伝わらなくなってしまいました。 余計な憶測や混乱を発生させてしまうかも知れません。 でも、この結論を出すためのルールが、以下のようなものだったら どうでしょう。 「今度、はじめる新規事業には、女性の視点が必要だ」 この説明があるかどうかで、田中さんの採用についての理解、納得感 が、かなり違いませんか。 自分ではわかりきったことなので、つい、相手もわかっているだろう と思い込んで、一般論・ルールを伝えることを省略してしまう。 特に、早口の方は、頭の回転が速いので、この落とし穴にはまりがち です。 自分のメッセージがそんなことになっていないか、注意しましょうね。 では、残りの落とし穴については、次回。お楽しみに。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 2．音声CDセミナー・通学セミナー情報 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 開催告知が遅れており、申し訳ありません。 内容や日程が決定したら、ご連絡します。 既存コンテンツは、こちら↓の「開講テーマ」でご確認ください。 https://www.cuttybs.net/ ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 3．感想・ご意見 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 当メルマガへのご意見・感想は、以下のページから匿名で投稿すること ができます。 ↓こちらです。 http://form.mag2.com/uouuouslai 当メルマガの感想、ご意見、お気づきの点など、教えていただけると とても嬉しいです。 皆さまに、役立つ情報をお送りするための参考にさせていただきます。 携帯からも可能なので、お気軽に、どんどんお寄せください。 ※お寄せいただいた感想・ご意見等は、当メルマガやホームページで 紹介させていただくことがあります。 不都合がある場合は、その旨もあわせてご記載ください。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 4．編集後記 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 以前、わたしが組織の立ち上げ・運営の支援をしていたＡ会社のＢ部長 との話。 某コンサルティング会社が、Ａ会社の業務を分析した結果の説明を受け 戻ってきたＢ部長の顔がすぐれない。 いつもと違い、元気もありません。 しばらくして 「西森さん、この資料を読んで、説明してくれないか。わからないんだ」 とのお願い。 説明がわからなかったことに、少し自信を無くしてしまった様子。 某コンサル会社の資料を預り、読みましたが、確かにわかりにくい。 コンサル会社がよく使うカタカナ語が氾濫していたり、結論を出すとき の前提となるルールの説明が省略されていたり・・・。 内容をわかりにくくしている原因となっている箇所に、その理由を赤字 で記載して、Ｂ部長に説明しました。 そして、 「この資料がわかりにくいのは、Ｂ部長のせいではありませんよ。 この資料が悪いんです。 そもそも、資料は、読み手に理解してもらうためにあるんですから、 わからない点は、Ｂ部長のせいではなく、資料の問題。 これからは、わからない点は、その場で、わからないと質問したほう が良いですよ。 オレにわからないような資料を持ってくるな！って（笑）」 Ｂ部長、わからない理由がはっきりして、元気を取り戻しました。 わからない、と質問することは、勇気がいること。 わからない内容を読んだり、聞いたりしていることは、とても苦痛。 相手にそんな負担をかけないように、わかりやすいメッセージを心がけ ましょうね。 ◇◆◇―――――――――――――――――――――――――――――――― ビジネスのナレッジ（知識）・スキル（技術）・マインド（心得）をアップ カティ・ビジネスセミナー https://www.cuttybs.net/ 『まぐまぐ！』で配信していないメルマガセミナーを 上記URLのメルマガセミナーのページでお読みいただけます。 ――――――――――――――――――――――――――――――――――― メルマガの登録・解除は、http://www.mag2.com/m/0000266428.html から いつでも可能です。 ご意見・感想は、http://form.mag2.com/uouuouslai から匿名で可能です。 ――――――――――――――――――――――――――――――――――― 発行元 カティ・ビジネスセミナー https://www.cuttybs.net/ 責任者 カティ・ビジネスセミナー事務局 西森 問合せ seminar@cuttybs.net Copyright(c)2008,Cutty Business Seminar All rights reserved.
