2009/03/22
カティ・メルマガセミナー【わかりやすい文章を書くコツ（１回目）】
□□・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ □ ★ ビジネス力UP！週に5分のカティ・メルマガセミナー ★ □ □□・・ <第39号> 『わかりやすい文章を書くコツ（１回目）』・・・・・・ 目次 1．メルマガセミナー『』 2．音声CDセミナー・通学セミナー情報 3．感想・ご意見 4．編集後記 こんにちは。西森です。 いつも、★ビジネス力UP！週に5分のカティ・メルマガセミナー★を お読みいただき、ありがとうございます。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 1．メルマガセミナー『わかりやすい文章を書くコツ（１回目）』 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ■文章を書くコツのうち、“読みやすく書くコツ”を３６号と３７号 でお伝えしました。 今回から３回にわけて、もう一つのコツ、“わかりやすく”について お伝えしまます。 資料でも、メールの文章でも、何が言いたいのか、どうしてそういう 結論になるのか、よくわからない文章がありますよね。 そのようなとき 「わからないのは自分だけじゃないか」 「自分に読解力が不足しているためじゃないか」 などと思って、質問をためらってしまうことって、ありませんか。 大丈夫です。 よくわからない文章は、読み手の問題ではなく、書き手の問題です。 逆に言うと、皆さんが作成した文章が、きちんと相手に伝わらない 場合、それは、書き手である皆さんの責任、ということです。 こんなことにならないように、わかりやすく書くコツを覚えておき ましょう。 今回のテーマは、『わかりやすい文章を書くコツ（１回目）』です。 ■わかりやすく書くポイントは、次の３つです。 a.読み手を意識して b.論理的に c.具体的に 『c.具体的に』は、以前にもお伝えしたように、既にテーマとして 取り上げているので、↓をご確認ください。 http://archive.mag2.com/0000266428/20080718083000001.html?start=20 『a.読み手を意識して』書く、とは、読み手の状況から ○内容・分量 ○前提とする知識・使う言葉 を決定する、ということです。 最初の『内容・分量』とは、書き手の目的は一つでも、読み手が知り たい情報は異なるので、それにあわせる、ということ。 例えば、書き手の目的が、あるシステムの導入にある場合 ・現場の人の関心は、「そのシステムを使いこなせるのか」という 点になるので、いかに簡単に使えるか、とか、サポート体制など について伝えることが必要です。 ・一方で、管理者、決裁者が読み手の場合は、「投資に見合う効果 があるのか」という観点から、伝えることが必要だと思います。 分量にも注意が必要です。 一般的に、組織の上位の役割にいる人ほど忙しいので、文章の分量を 少なくします。 そのことを専門に扱っている部署には、どんな疑問にも答えられるよ うに、何十ページにもなる、緻密な資料を作成することもありますが 役員、経営者は、そんな分量の資料を読んでいる時間はありません。 余分な情報は除き、判断してもらうために必要な最小の分量にします。 ■次は、『前提とする知識・使う言葉』ですが、これに配慮すること も、とても大切です。 経営企画部、マーケティング部など、カタカタ言葉を多く使う部署で 作成する場合は、特に注意が必要です。 普段、自分たちの部署で当たり前のように使っているカタカナ言葉や 専門用語を、そのまま部署外に出す文章にも使ってしまうことは多い です。 そのカタカタ言葉、専門用語になじみの無い人が、そのような文章を 読むと、意味がわからないだけでなく、その自分をバカにされたよう な、嫌な感じを受けるものです。 社内に定着していない、もしくは知らない可能性のあるカタカタ言葉 や専門用語は、極力、使わないようにしましょう。 もし、どうしても使う必要がある場合は、注釈を入れておきましょう。 ■書き手は、読み手にメッセージを正確に伝え、その内容を理解して もらい、その結果、行動に移してもらう必要があります。 シンプルでわかりやすいメッセージほど、理解を得られやすいですし 行動に移してもらいやすいものです。 わたしは、資料や文章を作成するとき、「中学生でも理解できるか」 ということを意識しています。 “難しいことを難しく書く”ことには、簡単です。 でも、価値はありません。 “難しいことを、いかに簡単にわかりやすく書くか”、ここに価値が あるのではないでしょうか。 自分の書いた文章が、中学生でも理解できるか、もっと簡単な、わか りやすい表現があるのではないか、という観点から、一度、見直して みてください。 何か気づきがあるかも知れませんよ。 次回は、『わかりやすい文章を書くコツ（２回目）』、論理的に書く という点について、お伝えしたいと思います。 お楽しみに！ ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 2．音声CDセミナー・通学セミナー情報 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 開催告知が遅れており、申し訳ありません。 内容や日程が決定したら、ご連絡します。 既存コンテンツは、こちら↓の「開講テーマ」でご確認ください。 https://www.cuttybs.net/ ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 3．感想・ご意見 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 当メルマガへのご意見・感想は、以下のページから匿名で投稿すること ができます。 ↓こちらです。 http://form.mag2.com/uouuouslai 当メルマガの感想、ご意見、お気づきの点など、教えていただけると とても嬉しいです。 皆さまに、役立つ情報をお送りするための参考にさせていただきます。 携帯からも可能なので、お気軽に、どんどんお寄せください。 ※お寄せいただいた感想・ご意見等は、当メルマガやホームページで 紹介させていただくことがあります。 不都合がある場合は、その旨もあわせてご記載ください。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 4．編集後記 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 先日、甥っ子の６歳の誕生日に、焼肉を食べにいきました。 炭火で焼いていたのですが、そこで、甥から質問。 「このスミで、字が書けるの？」 「このスミは、木を燃やしてできたものだよ。 一度、燃やしておくと、熱くなっても、火がでないんだよ。 墨汁のスミとは違って、字を書くためのものじゃないから 同じスミという名前だけど、これで字はかけないよ」 「タコのスミなら、字がかけるの？」 「う〜ん、タコがはくスミも、墨汁のスミじゃないよ。 試したことはないけど、たぶん、字は書けないと思うよ」 炭火のスミ、墨汁のスミ、タコのスミ。 みんな黒くて、甥が、みんな同じだと思ったのも、無理はない ですね。 しかし、いざ、質問されると、わかりやすく伝えられない自分 に気づきます。 しかも、その後、トントロの脂が落ちて、炭から火があがった ので、甥の頭も？になったと思います。 ◇◆◇―――――――――――――――――――――――――――――――― ビジネスのナレッジ（知識）・スキル（技術）・マインド（心得）をアップ カティ・ビジネスセミナー https://www.cuttybs.net/ 『まぐまぐ！』で配信していないメルマガセミナーを 上記URLのメルマガセミナーのページでお読みいただけます。 ――――――――――――――――――――――――――――――――――― メルマガの登録・解除は、http://www.mag2.com/m/0000266428.html から いつでも可能です。 ご意見・感想は、http://form.mag2.com/uouuouslai から匿名で可能です。 ――――――――――――――――――――――――――――――――――― 発行元 カティ・ビジネスセミナー https://www.cuttybs.net/ 責任者 カティ・ビジネスセミナー事務局 西森 問合せ seminar@cuttybs.net Copyright(c)2008,Cutty Business Seminar All rights reserved.
