2009/07/12
【書店塾便り】349：情報の共有化には前提がある
◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆ 【書店塾便り】vol.349 2009.07.12 ◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆ こんにちは、【書店塾】です。 今日のテーマは、『情報の共有化には前提がある』です。 ------------------------------------------------------------------------ 組織が大きくなってくると「情報の共有化」ということが大変重要になってきます。１店舗しかなかった時は、伝達やコミュニケー ションを取るのは比較的簡単だったのですが、店舗数が増え社員数が増えるに連れて、トップや本部の指示伝達が末端の社員まで 届きにくくなっていきます。 たとえ１店舗であったとしても、定休日が無くなたり営業時間を延長すると同じことが起こります。年中無休で交替勤務となり いつも誰かが休むようになり、早番・遅番で全員が一同に会すということが難しくるからです。 そうなると必ず、私は休んでいたので聞いていませんとか、朝礼に出てなかったので聞いていませんということが起こります。 それをどうやって防ぐか、つまりいかにして情報を共有するかという工夫が必要になりす。ただし、「情報の共有化」と言っても、 サイボウズなどのグループウェアの導入などという大げさな話ではありません。 例えば、毎日朝礼日報を掲示するとか、公休者は事前に公休申し送りメモを書いたり、夜間のアルバイトに引き継ぎをするとか、 休みの翌朝は必ず伝達を受けるとか、社員用のホームページを作るとか、メールで伝達するということなのです。もし何もしなかっ たら重要な伝達事項がどんどん抜けていって、物事が徹底しなくなります。ひいてはお客さんとのトラブルやサービスの低下と なって、売上が下がっていくことになります。 さて、この情報の共有化には大前提があります。それは流した情報が相手に伝わるということです。注意して欲しいのは、 「伝えた」ということと「伝わった」ということはまったく別だということです。よく「ＦＡＸを流しました」とか、「メールで 連絡しました」ということを聞きますが、それは手紙を出したのと一緒です。確かに出しはしたが、相手の目には触れていないか もしれないのです。時によっては、電話をして重要な内容を送ったから見てくれと念押しの電話をすることも必要かも知れません。 ＦＡＸやメールや電話の伝言で「伝えた」というのは、一方的に伝達したということであって、相手に届いたかどうかまでは確認 していないのです。「伝わった」というのは、最低限でも、こちらが出したＦＡＸやメールの内容を相手が見た、読んだというこ となのです。「○○さんに伝えておいてください」という指示や依頼は、たんにＦＡＸを流しましたよ、メールを送りましたよ、 ということではありません。相手が確認して了解し、実行して初めて「伝わった」ということになるのです。 現代の伝達手段として、電話や携帯やＦＡＸやメールがありますが、電話やＦＡＸに比べるとメールは充分に活用されているとは 言い難い状況です。いまだに何でも電話やＦＡＸにしているのは、文明の利器を十分に活用しているとは言えません。それに、 電話は相手の都合をまったく無視して、相手の時間に割り込んでいくわけですから、時としては傍若無人な伝達手段になりかねま せん。 その点メールは、相手の都合で見ることが出来るし、ファイルが送れたり、他の人へ転送できたり、そのまま返信できたり、複数 の人にいっぺんに送ったりできます。それに、いついつ送ったという証拠が残るので言った言わないということが防げます。とは いえ、それぞれのメディアにはそれぞれの利点がありますので、何でもかんでもメールが良いわけではありません。上手に使い分 ける必要があります。 臨店して店舗のパソコンを見てみると、未読のメールが大量に残っている店があります。これではいくらメールを送っても相手が 見ていないのですから、物事が徹底するはずがありません。ただ、毎日外部のメーカーや問屋から沢山のメールが送られてきてお り、社内間のメールが紛れてしまいがちです。それが原因なのかも知れませんが、店長は少なくとも、朝昼晩の１日３回はメール をチェックして欲しいものです。 そのためには工夫が必要です。例えば、店長用のフォルダを別個に作って、メールルールで社内間のメールを振り分ける。これは 費用が掛かりません。或いは、店舗用のメールとは別に店長専用のメールアドレスを設定して、同一パソコンでユーザーを切り替 えて使うという方法です。これは使用しているサーバーやプロバイダーによっては、経費が発生する場合もあります。更に、店長 用のメールを店長が所持している会社の携帯に自動転送する方法もあります。そうすれば、通常の社内間の連絡は即座に伝わりま すし、添付ファイルはパソコンを開けば良いのです。いずれにしても、何でも電話で済まそうとするのは考え物です。 ------------------------------------------------------------------------ 【書店塾便り】 発行者：【書店塾】塾長 【書店塾】書店人のための応援サイト http://syotenjuku.okoshi-yasu.com/ 【本の一言】書店人のための実務と朝礼のヒント http://syotenjukuword.blog.shinobi.jp/ -------------------------------------------------------
