ISO Style! 特別創刊号　「会議では発言の機会を与える」 [まぐまぐ！]

2008/05/01

ISO Style! 特別創刊号　「会議では発言の機会を与える」

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　　　Ｉ　　Ｓ　　Ｏ　　S t y l e！
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2008年　5月　1日　　　　特別創刊号

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　発行者　　　　　Clyde　
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　　ＧＷをいかがお過ごしですか。Clydeです。
　　私は、ＧＷ中も仕事です。とほほ。

　　全国では真夏日を記録しているところもあるようですね。
　　これは温暖化の警鐘なのでしょうか。
　　「暑いね～」では済まされないかもしれませんね。

　　お互いに無理をせずがんばりましょう　^-^)
　　

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｜　　はじめに     ｜　メルマガの内容について
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　　私は食品工場でＩＳＯ９００１の事務局リーダーをしております。
　　このメルマガはＩＳＯ９００１についての基本的な内容、内部監査の取り組み、
　　工場内の活動についてお届けするものです。

　　ただし、機密情報等の漏洩防止のため、ある程度の制限があります。
　　ご了承ください。

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｜　今日のテーマ　｜　　会議では発言の機会を与える
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　　前回のプレ創刊号では、発言しないメンバーの理由付けをしました。
　　そこで、そういった人たちに発言をさせる機会を与えるための工夫を考えます。

　　そもそも、会議を開き続けていると、各担当の報告だけとなってしまいがちです。
　　会議を開く目的が　「報告」　になってしまうのです。
　　一応、発言ですね。

　　しかし、私は、会議ではもっと議論すべきだと思っています。
　　せっかく他職場同士が集まる機会なのですから、
　　各々の報告に対する効果の確認や見直しや、対策を話し合ったほうが効果的です。
　　
　　でも、なかなかそうはいかないですよね。　　なぜでしょう。

　　　　１．　時間が限られているから

　　私の勤める工場は製造業ですから、
　　会議の参加者はラインを抜けて、時間を割いて会議に出席してます。
　　いや、製造業でなくても時間を作るのは大変でしょう。

　　なのに会議を開いてから、「今日の議題は～、目的は～」という説明から始めては
　　その時間がもったいないですよね。

　　ですから、会議の2，3日前にアジェンダを作成して配布しておきます。
　　こうすることによって、

　　「余計な説明の時間が短縮でき、事前に発言の内容を準備する余裕を持たせられま
　　す。」

　　つまり、会議中に発言を考える時間（＝思案による沈黙）を少なくさせるのです。

　　　　２．　みんなで会議を作る

　　また、議題を一方的に与えるのではなく、担当者に作ってもらいます。

　　例えば、私のところでは、今年から次のように取り組むことにしました。

　　　　a)　2，3人ずつのグループ分けをし、月ごとにプレゼンを行う。

　　　　b)　プレゼンのテーマはＩＳＯに関することすべて。
　　　　（単月完結、長中期の進捗は問わない。）
　　　　　　「予防処置を行った内容と効果」や
　　　　　　「従業員教育に向けたわかりやすい説明方法」、
　　　　　　「内部監査のスキル向上の取り組み」
　　　　　　「要求事項の解釈を自分の仕事に具体的に当てはめる」など自由です。

　　　　c)　プレゼンの時間は3分から5分。

　　こうすることで、「やらされている感」を払拭させて、参加型の会議を作ろうとし
　　ています。

　　少し長くなりました。　それでは後半をお楽しみください。
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｜  今日の要求事項  ｜　　　１．２　適用
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　　ここでは、ＩＳＯ９００１：２０００の要求事項を紹介していきます。

　　＜本文＞
　　この規格の要求事項は汎用性があり、業務及び形態、規模、並びに提供する製品を
　　問わず、あらゆる組織に適用できることを意図している。

　　組織やその製品の性質によって、この規格の要求事項のいずれかが適用不可能な
　　場合には、その要求事項の除外を考慮してもよい。

　　このような除外を行う場合、除外できる要求事項は７．に規定する要求事項に限定
　　される。除外を行うことが、顧客要求事項及び適用される規制要求事項を満たす製
　　品を提供するという組織の能力、または責任に何らかの影響を及ぼすものであるな
　　らば、この規格への適合の宣言は受け入れられない。

　　＜解説＞
　　この項では、規格の性質と除外についての説明が記載されています。

　　どんな業種にも当てはめられる規格ですが、その反面、抽象的な表現なので解釈に
　　苦労した方も多かったのではないでしょうか。

　　組織の一部に品質マネジメントシステムは機能されている組織があれば、この規格
　　の管理を、必ず適用しなければなりません。

　　適用除外をする要求事項は、７．項に規定した要求事項に限られ、
　　正当な理由が必要tなり、さらに品質マニュアルに明記しなければなりません。

　　また、アウトソースしている場合、そのアウトソース先で設計・開発の責任があれ
　　ば、アウトソースしたプロセスは、適用範囲に含めなければなりません。

　　勝手な判断で適用除外は許されないということです。

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　　　　編集後記
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　　　　最後まで読んでいただきましてありがとうございました。

　　　　ガソリン料金がアホみたいに高くなりましたね。
　　　　正確には値下げ分がなくなったのですが。
　　　　私は車通勤なので、３の倍数でなくてもアホになりそうです。

　　　　さて、今月は内部監査を予定してます。
　　　　日程を調整して、チェックリストの作成に取り掛からなければなりません。

　　　　今度は内部監査のお話ができればいいですね。

　　　　それでは、失礼します。

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ＩＳＯ　Ｓｔｙｌｅ！


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