2008/03/07
【労務実務】社会保険の資格取得届を作成しましょう
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 社労士がこっそり教える いまさら聞けない労務実務 第1号 (2008/03/07) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ≪ごあいさつ≫ 第1号の発刊で、少し緊張している社労士 李怜香（いー よんひゃん）です。 詳しいプロフィールはこちらでご確認ください。 ⇒⇒ http://www.yhlee.org/office/profile.html ブログはこちら。 ⇒⇒ http://blog.livedoor.jp/srofficelee/ これから、週に一度、給与計算・勤怠管理・採用・社員教育・雇用保険・社会 保険・労災保険などなど、会社の「人」にまつわる事務、ひっくるめて「労務 」の実務について、「こんなこと、いまさら聞けない」「でも、案外、知らな い人が多い」ポイントを、ていねいに解説していきます。 今回は、「創刊準備号」でご説明した社会保険の資格取得について、実際に取 得届に記入していきます。 バックナンバーもご参照ください。 ⇒⇒ http://archive.mag2.com/0000259268/index.html ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ １．社会保険の資格取得届を出そう（承前） ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ １−Ａ 対象となる人→→「創刊準備号」をご覧ください。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ １−Ｂ 取得届の記入 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 社会保険の資格取得の対象となる人を確認したところで、実際の届書に記入し ましょう。 （１）用紙を手に入れる ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 社会保険の資格取得届は、社会保険事務所に行けば、無料で手に入ります。 無料とは言っても、忙しいのに、わざわざ行くのはめんどうですよね。でもい まは、ネットで様式をダウンロードすることもできるんです。 届書・申請書の一覧（社会保険庁） http://www.sia.go.jp/sinsei/iryo/index.htm 資格取得届（PDFファイル） http://www4.sia.go.jp/sinsei/iryo/shoshiki/08.pdf 資格取得届（Excel ファイル） http://www4.sia.go.jp/sinsei/iryo/shoshiki/08.xls 以前は、この PDF ファイルも、元々の紙の届書をスキャンしただけ、みたい な、かなり汚い、緑色で印刷した用紙がアップロードしてあったのですが、い まはモノクロのきれいなものになってますね。 過去には、複写式の用紙だったのですが、昨年4月からは、1枚だけの単票形式 に変更されました。 以前の緑色の複写式用紙、それをカラーコピーしたもの、モノクロコピーした もの、社会保険庁のサイトからダウンロードしたもの、各種業務ソフトからプ リントアウトしたもの、どれでもＯＫです。 用紙自体はコピーでかまいませんが、左下の事業主の証明欄だけは、直接、事 業主の印鑑を捺印してくださいね。 印影を画像ファイルにして、それをプリントアウトしたのも、ＮＧですよ！ 証明欄は、事業主自らが記名すれば、印鑑はいりません。でも、このほうが面 倒なので、ふつうそれはしないと思いますが。。。。 （２）用紙はひとり1枚に ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ さて、取得届を記入する元となる書類は履歴書（または、住所・氏名・生年月 日を記入したもの）、年金手帳ですね。 新しく入社した人に「年金手帳を持ってきてください」と声をかけても、3日 過ぎ、1週間過ぎ・・・催促すると「今、捜してます」と、そば屋の出前状態 ということもよくあります。 様式には4名まで記入できるようになっていますが、同時に入社した数名分を 記入してしまうと、そのうちひとりでも年金手帳をなかなか持ってこない場合 、全員分の取得届の提出が遅れてしまいます。 「歯医者通いしてるんですよ〜」とか「子供が医者にかかりたいのに、保険証 がなくては・・・」とか、取得届が遅れると、苦情がきますよね。総務担当者 としては、「わたしが悪いんじゃないのに・・・」と、ついイライラしてしま います。保険証は一日でも早く、ご本人の手元に届けたいものです。 ということで、1枚の用紙に1名のみ記入しましょう。このエコの時代に、そん なこともったいない？ でも、仕事の効率や、社員の会社への信頼というもの は、紙1枚とは比べものにならないくらい価値があります。 1枚に1名のみ記入することにすれば、年金手帳を持ってきた人から、順次提出 することができるだけでなく、あとでファイリングするときも、このほうがず っと便利です。 取得届には、ふつう被扶養者異動届や、その添付書類、場合によっては、氏名 変更届などもついてきます。そのような、いっしょに出す届は人によって違う ので、取得届もひとり1枚にして、ある人に関する届書は、まとめてファイル したほうが、後で書類を捜すとき、ぐっと見やすくなります。 個人の情報を書く欄以外は、あらかじめ記入したものをコピーするか、または エクセルなどで記入したひな形を用意しておくといいでしょう。 ちなみに、当事務所では、「すごピタ！」というソフトを使って、エクセルで 作ったデータを流し込み、昔ながらの緑色の罫線の用紙を、カラープリンタで 打ち出しています。 http://www.objectiflune.co.jp/sugopita+index.content_id+1.htm 緑色にこだわっているわけは、たくさんの帳票を扱う中で、色が違うとやはり 視認性がよいからです。 取得届は緑、喪失届は赤、というのが、身に染みついているので、ほかの色だ となんだかしっくり来ない、というのもひとつの理由ですけどね。 （３）履歴書と年金手帳を確認 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 取得届は記入欄も少ないし、簡単簡単♪ と、鼻歌交じりで書いていると、思 わぬ落とし穴が・・・・ 日本人の名前には、異体字がたくさんあります。 斉藤、齋藤、斎藤とか、渡邊、渡辺、渡邉の違いは区別していますか？ もうひとつ、読み仮名にも注意です。谷崎さんは「たにざき」さんでしょうか 、「たにさき」さんでしょうか。須藤さんは「すどう」さんでしょうか、「す とう」さんでしょうか。 履歴書と、年金手帳で、こういう食い違いがないかどうか、目を皿のようにし て確認しましょう。 もし違っていたら、本人に、どちらの漢字（読み仮名）で保険証を作りたいの か確認します。基本的には、戸籍の記載とそろえたほうが、後々年金の請求を するときに便利です。 そして、年金手帳の記載とは違う字で保険証を作るという場合は、取得届と同 時に氏名変更届を出します。これも、ダウンロードできますよ。 被保険者氏名変更（訂正）届 PDFファイル http://www4.sia.go.jp/sinsei/iryo/shoshiki/027.pdf Excel ファイル http://www4.sia.go.jp/sinsei/iryo/shoshiki/027.xls 通常、資格取得届を提出するときは、会社で年金手帳をきちんと確認すれば、 年金手帳を窓口に持って行く必要はありませんが、氏名変更届を出すときは、 いっしょに持って行きます。 窓口で、その場で書き換えてくれます。 氏名だけでなく、生年月日も間違ってた！ なんてことも、たまーにあります ので、そちらの確認もお忘れなく。 万一、年金手帳に書いてある生年月日が違っていた、というときも、取得届と 同時に生年月日訂正届を出します。 被保険者生年月日訂正届 PDF ファイル http://www4.sia.go.jp/sinsei/iryo/shoshiki/028.pdf Excel ファイル http://www4.sia.go.jp/sinsei/iryo/shoshiki/028.xls 生年月日の変更をするときも、もちろん、年金手帳が必要ですね。 （４）年金手帳が何冊もある！ ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 現在発行されている年金手帳は、青い表紙です。 わたしのはオレンジだわ、という方は、年がばれますね(笑) わたしも、オレ ンジの年金手帳です。それも2冊持っています。 平成9年に「基礎年金番号」が導入され、一人の人が、生涯にひとつの年金番 号を持つことになりました。 でもそれ以前は、国民年金と厚生年金は、別の番号でした。 さらに、厚生年金の番号は、一度振り出されたら、次の会社でも同じ番号を使 うということになっていたのですが、前に厚生年金を取得したことがあるかど うか、ちゃんと確認せずに、別の会社に入社すれば新たな番号をとってしまっ た例もたくさんありました。 こういうわけで、年金手帳を2冊、3冊と持っている人が、まだまだたくさんい ます。 しかも、女性の場合は、結婚前の旧姓の手帳があったり、先ほどの異体字の話 で、名前の字が違う手帳があったり・・・ ニュースで、「年金の名寄せ」といって騒いでいますが、それはこういう事情 から出たことなんですね。 オレンジの年金手帳を持ってきた人がいたら、年金番号の欄を確認してくださ い。「基礎年金番号」と赤いハンコが押してあったら、それでＯＫです。また は、「基礎年金番号通知書」が年金手帳に貼り付けてあれば、それでだいじょ うぶです。 基礎年金番号通知書の見本 http://www1-bm.mhlw.go.jp/topics/kiso/kisotsu.html 平成9年に社会保険事務所から、封書で送られてきた文書があり、その中にそ の人の「基礎年金番号」が書いてあって、「年金手帳に貼り付けておくように 」という指示があったんですよね。ちゃんと貼ってある人が多いのですが、ろ くに中身も見ずに、どこかにやっちゃった人もけっこういます。 複数の年金手帳を持っている人は、「基礎年金番号」以外の番号には「統合済 み」のゴム印が押されているはずです。これも確認してください。 全部の年金手帳を確認しても「基礎年金番号」と記載されているものがない、 または、年金手帳が1冊も見つからない、という場合には「年金手帳再交付申 請書」を出します。 年金手帳再交付申請書(PDF ファイル） http://www4.sia.go.jp/sinsei/iryo/shoshiki/034.pdf 「統合済み」と書いてない手帳がある場合には、年金手帳が何冊あろうと、全 部、窓口に持って行ってください。その場で確認してくれるときもありますし 、いったん預かりとなり、後日送付します、と言われるときもあります。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ １−Ｃ 提出は郵送でもＯＫ ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ さきほどから「窓口に持って行く」と何度も書いていますが、届書の提出は、 窓口に持って行くほか、郵送という手段もあります。 返信用封筒を入れる必要はありません。 窓口に持って行っても、保険証と各種通知書は、後日会社あてに郵送されてく るからです。 だいじなものだから、普通郵便じゃ心配だわ、という方は、簡易書留や、荷物 を追跡できる宅配業者から送るという手もありますが、行きはそうやって気を つけても、帰り、つまり社会保険事務所から会社への郵送は、普通郵便です。 書留などの、特殊扱いをしてほしい場合は、必要な金額の切手を貼った返信用 封筒を同封すれば、対応してくれるところもあります。希望する場合は、管轄 の社会保険事務所に、電話をして確認してみましょう。 ただし、郵送の場合は、当然送付にかかる日数もありますし、もし届書に不備 があった場合は、社会保険事務所から電話で問い合わせがあったり、場合によ っては、一度戻ってきて、また書き加えて提出、などということもあります。 できるだけ急いで保険証がほしい、というときは、窓口に持って行く方が無難 です。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ なんでこんなに長いの？ なんでこんなにややこしいの？ そうお思いの場合は、労務の専門家、社会保険労務士に依頼するのがベストで す。 上に書いたようなことは、ぜんぜん考える必要がなく、「新しく採用した人が いますよ」と連絡すれば、社会保険労務士が書類の作成から提出まで代行して くれます。 1ヶ月1万円から！ 忙しい社長さん、本業に集中するためには、外部の専門家を利用することを 考えてはいかがでしょう。 アウトソーシングで、伸びる会社に！ ご依頼は ⇒⇒ 李社会保険労務士事務所 http://www.yhlee.org/office/ ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 【発 行】 李社会保険労務士事務所 〒321-0345 宇都宮市大谷町654-1 Tel 028-652-7208 【責任者】 李 怜香（いー よんひゃん） 【メール】 mailmagazine@yhlee.org ★登録・解除はこちらから。 ⇒ http://www.mag2.com/m/0000259268.html ★このメールマガジンに掲載された記事の内容を許可なく転載することを 禁じます。 (C) Copyright 2008 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
