2008/01/23
スキャニングの前作業
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失敗しない紙文書の電子化
-創刊号+第１号-
2008/1/17
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皆様、はじめまして。
紙文書電子化の専門業者（株）クレイン・ソリューション代表の鶴見と申します。
このメルマガでは、皆様が今後電子化を進めていくなかで、いかに効率良く
作業をしていけば良いのか、弊社のノウハウなども交えてご説明していきたいと
思っています。
飾り気のない文章では御座いますが、お付き合い下さい。
今回は創刊号＋第１号にしますので、創刊号をお読みになった方は
途中を飛ばして頂いて結構です。
早速本題に入っていきます。
読者の方は企業での電子化ご担当者様が多いと思いますが、
既にはじめられている方も多いと思います。
その時、一番初めに感じたのが、「予想よりも大変」という事
ではないでしょうか？
私も良く耳にしますが、皆さん始める前は「ただスキャンしていけば良い」
と安易に考え、スキャナさえあれば簡単だろう、と大きな誤解をして
途中で挫折された方も数少なくないと思います。
では、なぜスキャナだけあってもうまくいかないのでしょうか？
それは、電子化するにはスキャン作業よりも前処理の方が大変だからです。
大量の文書の中には、付箋が貼ってあったり、破れていたり、紙が厚かったり、
ホチキス止めされていたりと、スキャンをする以前にそれらをクリアさせないと
いけないからです。
この前作業が一番の難題になってきます。
安易に高い高速スキャナを買っただけでは、効率よくスキャンをする事は
不可能です。
まずはそこをおさえるのがポイントになるでしょう。
本日のポイント
「スキャニングの前準備を視野に入れる」
-----------------------第１号----------------------
前回はスキャニングの前作業が一番大変と言いました。
これは既に自社内でスキャニングされています方は経験
されているのではないでしょうか？
高価な高速スキャナは買ったのはいいが、一向にスキャンが
はかどらないなどの事は良くある事です。
私も経験上、お客様から面倒なのでやっぱりアウトソーシングを
考えているというお声も頂戴しています。
これではせっかく買った高価なスキャナも無駄に終わります。
ですので、これからはじめようとされる方はまず初めに原稿の状態を
必ずチェックして下さい。
原稿は整理されているか、付箋は多く貼ってないか、ホチキス止めはないか等です。
それらが多い原稿の場合は業者に頼んだ方が楽です。
私が業者だからそう言うのではなく、今後の手間や人件費、スキャナなどの機器代を
合わせますと、結果的に頼んだ方が安い場合が多いです。
それでも自社でやる場合は、しっかり前準備の事を認識しましょう。
トータルでの経費をよく考慮する事です。
また、費やす時間も考えなくてはいけません。
本日のポイント
「自社でやる際の経費や時間を考える」
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編集後記
ここ最近、急激に寒くなってきて、私の苦手な環境になってきました。
皆様も風邪などひかぬようにお気を付け下さい。
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株式会社クレイン・ソリューション
代表取締役：鶴見
www.crane-sol.com
電子化についてご質問等御座いましたら、
お気軽にご相談下さい。
