プロマネ最強化通信−PMO事例100− 

進捗報告書の精度を上げ、PMのアクションへ繋げる。

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『プロマネ最強化通信-PMO事例100-』 vol.51　発行部数：347部
【分野】：進捗管理
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◇◇◆◆　　プロマネ必読！1日3分で体験するPMO事例100！ 
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◆◆　　　　プロジェクトマネジメントアウトソーシング（PMO)の 
◆　　　　　株式会社 マネジメントソリューションズ 
◆◆　　　　Management Solutions co,.ltd 
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◇◇◆◆　 　http://www.mgmtsol.co.jp/ 
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こんにちは。『プロマネ最強化通信』ナビゲーターのまつゆきです。 

先日、我が家で知人を招いてのホームパーティを開きました。 
趣味である手料理を振舞おうと、私は前日にスケジュールを考えました。 
買い物と料理の時間を考えると、所要時間は約3時間。 
知人は13時に来るので、10時から始めれば間に合います。 

しかし当日はどうでしょう。いざ始めると調味料が足りなくなったり、 
急な来客で時間を取られたりと、結局4時間もかかってしまいました。 
あと1時間余裕をもっておけば。。 

プロジェクトの現場でも、バッファ(余裕工数）を持つことが重要ですね。 
限られた時間の中で、いかにこれを持てるかが成功するスケジューリングの
カギとなるのではないでしょうか。 

それでは、今回も『プロマネ最強化通信』 全力でお届けします！ 

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【日経BP社 経営とIT新潮流 での連載 『PMOを生かす』 もどうぞ！】 

第45回 ユーザー企業の組織的PM力を強化せよ 

個々のマネジャがプロジェクトマネジメント(PM)の能力を高めることは不可欠だ。 
しかし、企業がそのような研修の場を提供するだけで安心しているとしたら、 
根本的な問題が見えていないと言わざるを得ない。個人レベルだけでなく、 
「組織」としてのプロジェクトマネジメント力も、早急に高めていく必要がある。 

http://itpro.nikkeibp.co.jp/article/COLUMN/20080711/310622/?ST=biz05 

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【今号のコンテンツ】 

1.【PMO事例100 その51：】進捗報告書の精度を上げ、プロジェクトマネジャーの
アクションへつなげる。 
2.プロジェクトアドミニストレーターを目指す
3.セミナー情報
4.バックナンバー情報 

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それでは、早速PMO事例100に行ってみましょう！！ 

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【分野】：進捗管理

≪事例キーメッセージ≫
進捗報告書の精度を上げ、プロジェクトマネジャーのアクションへつなげる。 

≪事例の背景・事象≫
各チームからの進捗報告書には、遅延原因「着手遅れ」、
対応策「残業でリカバリ」などとあるだけで、報告される側
（プロジェクトマネジャー）は現場の実状を正しくつかめない。 

≪原因≫
報告者がそもそも進捗報告書を提出する意味を理解しきれていない。 
遅延原因を深く掘り下げ、「根本原因」を発見することができていない。 

≪課題≫
進捗報告書のフォーマットに「遅延原因」「対応策」の欄はあるが、 
書き方を正しく理解できず、その場を取り繕うだけの報告書になってしまっている。 

≪解決策・効果≫
PMOにて進捗報告資料の事前チェック、書き方を指導。 

・報告される側はどのような報告を求めているのかを説明し、書き方を改善させる。 
・遅延報告時には、遅延原因を深く掘り下げるように「なぜなぜ問答」を行う。 

例）「なぜ着手遅れが生じたのか。」→「××だからです。」 
→「ではなぜ××なのか。」 
⇒遅延の根本原因が明らかになり、マネジャーの対応アクションへとつながった。 

☆今回の独り言☆
進捗報告書において、遅延の原因とその対応策の記述は非常に重要です。 
遅延の原因を深く掘り下げ、根本原因がわからないと、その課題は
本当の意味での解決とはなりません。また、報告者にとっても
プロジェクトマネジャーへアクションをとってもらうための効果的な
ツールとなります。 
正しい書き方をマスターし、プロジェクト成功のために
ぜひとも活用してほしいものですね。 

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◆◆               【プロマネを目指す！姉妹編】 
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【チーム内コミュニケーション】
プロジェクトでメンバの入退室関連作業を行うことが多くあります。
(入場時はオリエンテーション、入館手続き、退場時は退場手続き、
貸与物品の変換等)
その際、特に退場時の対応で、チーム内でどれだけ十分にコミュニケーション
がとられているのかがわかる場合があります。
例えば退場書類の申請に退場日の記載がない時、チーム内のコミュニケーション
が良いチームは、どのチームメンバに聞いても、メンバがいつ退場するのか、
ｘｘまで退場対応が終わっていると聞いている、など明確な回答が得られます。
一方チーム内コミュニケーションが悪いチームは、いつ退場するのか全く
わからない、退場することすら知らなかった等といわれることもあります。
また別別のメンバが2重に退場申請をしてきたりすることもあるのです。
PJAとしては最終的にはチームリーダの方にお聞きするのが1番確実ですが、
会議出席等でほとんど自席にいない多忙なリーダも多いため、ある程度どこまで
対応が進んでいるのか、他のチームメンバの方に把握しておいていただけると
次のアクションがとりやすくなるのです。
担当者が不在の場合でも、業務がとまらないようチームメンバ間で十分に
情報共有することが必要でしょう。ちなみに今のプロジェクトではアドミ
作業一覧でPJAの担当する作業内容、ステータスを管理しています。
(○○さんの入館申請書類提出済み、袖机要申請、入館証の受取り未等）
誰が見ても対応状況がすぐわかるようになっていればたとえ担当者不在の
場合も問題が起こらないのです。
皆さんのプロジェクトではコミュニケーションがよく取れていますか？

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　−進化するプロジェクトマネジメント−　〜変革達成の方法論〜
日時：2008年11月23日〜24日
会場：学術総合センター（東京都千代田区）
主催：有限責任中間法人　PMI東京支部
　弊社代表高橋が11月24日に講演します。
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世の中のプロジェクトは、より複雑化・高度化していっています。 
そのような状況の中、約7割のプロジェクトは失敗に終わっていると
言われています。
またこれから工事進行基準が制度化されていく中、管理プロセスの
整備を徹底し、プロジェクトを成功に導いていく為に
PMOソリューションは、大変有効になります。 

PMOの専門プロフェッショナル会社として事業を展開している
マネジメントソリューションズではプロジェクトマネジメントを
実践的に経験出来る機会を多数提供しております。 

プロジェクトマネジメントへの道を志されている方、システム
エンジニアとしてのキャリアから脱却したいものの、なかなか他の
道が見つからない方、プロジェクトマネジメントおよびPMOに興味を
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（参加ご希望の連絡を頂いた方には決定次第メールでご案内します） 
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担当：福島 潤一
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【過去5つのバックナンバー】 
＜vol.50：プロジェクト状況に合わせて会議体の整理を実施＞
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＜vol.49：変更要求を会議体で検討する＞
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＜vol.48：課題や障害について内容を見直し、集約する事で課題の早期解決を導く＞
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＜vol.47：テスト朝会、夕会の目的、進捗報告ルールを決め、会議を効率的に推進する＞
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＜vol.46：予防策、発生時対応等を記載することで、リスク内容を明確化＞
http://archive.mag2.com/0000244753/20080724073000000.html

5つより前のメルマガは、下記アドレスにてご確認ください。 
http://www.mag2.com/m/0000244753.html 

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今週の1日3分で体験するPMO事例100！はいかがでしたか？ 
『こんな工夫しているよ』 
『この部分が分からなかった』など
ご意見・ご質問をお待ちしています！必ずお返事は書きます。 
　　→　< ms.mm.pmo.receive@mgmtsol.co.jp > 

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最後までお読みいただきましてありがとうございました。 
今回の内容が少しでもあなたのお役に立っていれば幸いに思います。 

また次回あなたにお会いできるのを楽しみにしています！ 

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【著作権・サイトなどでの引用について】 

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本内容を無断で転載することを堅く禁じます。 
ただ、引用いただくことは問題ございませんので、必ず引用先を
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