2012/02/03
【PMO事例100】電子化により入手資料を一元管理し、情報共有を促進
=================================================================== 『プロマネ最強化通信-PMO事例100-』 vol.166 発行部数：868部 【分野】： 調達マネジメント、コミュニケーションマネジメント ==================================================================== ◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆ ◇◇◇◆◆ ◇◇◆◆ プロマネ必読！1日3分で体験するPMO事例100！ ◇◆◆ 発行元： ◆◆ PMOのリーディングカンパニー ◆ 株式会社マネジメントソリューションズ ◆◆ Management Solutions co.,ltd. ◇◆◆ -Intelligence for Management- ◇◇◆◆ http://www.mgmtsol.co.jp/ ◇◇◇◆◆ ◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆ ==================================================================== お気づきの方も多いかもしれませんが、今年は閏年です。 納期に追われているプロジェクト管理者からすると、 1日稼働日が増えるのでうれしいかもしれません。 ただ、寒い日がしばらく続くので、メンバーの健康管理にも配慮し、 想定外のリソース不足が起こらないようにしたいところですね。 それでは、今回も『プロマネ最強化通信』、全力でお届け致します！！！ ==================================================================== 【日経BP社 経営とIT新潮流 での連載 『PMOを生かす』もどうぞ！】 第78回 新任PMOが悩むPMOの立ち位置（2） 前回は、プロジェクトの成功のために、PMOには“何か足りないものを見抜く力” が必要だと述べた。今回はその“何か足りないもの”をどのように探し出し、 どう行動をすればよいのかを考えたい。 ・・・この続きは↓ http://itpro.nikkeibp.co.jp/article/COLUMN/20120127/379583/?ST=pm ==================================================================== 【今号のコンテンツ】 1.PMO事例100 その166：電子化により入手資料を一元管理し、情報共有を促進 2.プロジェクトマネジメントトレーニングのご紹介 3.バックナンバー情報 4.MSOL社員ブログのご紹介 ==================================================================== +*----------------------------------------------------------------*+ 1.それでは、早速PMO事例100に行ってみましょう！！ +*----------------------------------------------------------------*+ 【分野】：調達マネジメント、コミュニケーションマネジメント ≪事例キーメッセージ≫ 電子化により入手資料を一元管理し、情報共有を促進 ≪事例の背景・事象≫ ・ソフトウエアやハードウエアを外部から調達する場合、商品説明会や 入札提案会などで多くの資料を入手するが、入手資料は紙であったり、 電子ファイルであったりまちまちである。 ファイルサーバーに電子ファイルを保管し、プロジェクトメンバーの座席の近くの キャビネットに紙資料を保管した。電子ファイルは、すべてのメンバーが閲覧したが、 紙資料を確認したメンバーは少なく、結果としてコストやシステム制約などの 重要な情報を見落としてしまった。 ≪原因≫ ・紙資料では同時閲覧数が限られる上、外出や出張が多いメンバーは、 資料を閲覧する事ができない。 ・紙資料に重要な資料が存在するかわからないため、紙資料まで見ようとしなかった。 ≪課題≫ ・プロジェクトメンバーの業務状況を考慮した資料管理になっていない。 ≪解決策≫ ・重要度の高い資料については、紙資料を廃止する為、ベンダーに電子ファイル での提出を依頼したり、PMOが選別してスキャナーで電子化したりする。 ・PMOが、入手資料の管理台帳に、資料概要や重要度の属性欄を追加し、 優先度の高い資料から閲覧できるようにする。 ・資料を見つけやすいファイルサーバーのフォルダ構成、ファイル名、 ファイルのプロパティーなどを工夫する。 ≪効果≫ ・重要資料の確認し忘れや資料へアクセス率が高まり、資料の分析レベルが向上した。 ☆今回の独り言☆ ・最近の複写機は、スキャニングしたデータを登録したメールアドレスに送付する機能や USBなどのメディアに格納するなどの機能が標準で提供されており、電子化が 以前と比べて楽になったと思う。 紙で入手した資料を打ち合わせに参加できなかったメンバーと、電子化により 即共有することも可能である。プロジェクトメンバー以外から、資料の閲覧を 依頼されるとも結構あるので、細目に電子化を行っておくをお勧めする。 ただし、発売前の商品情報や非公開の測定値などの機密情報を入手するケースも あるので、保存ファイルを暗号化するなどの対策を忘れないよう気を付けてください。 また、プロジェクト管理システムで管理すると、課題やToDoなどと紐づけて管理 できるので、大変便利です。 ==================================================================== 今号のPMO事例100は、如何でしたか？役に立った、他にもっと良い解決策が あるよといったご意見・ご感想をお待ちの方は下記URLよりアンケートのご協力 を宜しく御願い致します。 http://form.mag2.com/kiauiostou ==================================================================== +*----------------------------------------------------------------*+ 2.プロジェクトマネジメントトレーニングのご紹介 +*----------------------------------------------------------------*+ 弊社e-Learningコースの”プロジェクト管理基礎”が、5PDU発行が可能に なりました。 PMP試験検討中の方や、PMP維持をするためにPDU取得を考えている方。 新規トレーニングを受講されてみては如何でしょうか？ ＜コース概要＞ プロジェクト管理を行う上で必要な基礎的な知識・スキルを学びます。 コース内容はPMBOK(r)ガイドに準拠しながらも、実際のプロジェクトで発生 しそうな問題、課題も豊富に取り上げていますので、実務に沿った実践的な 学習内容となっています。 また、各章末には確認問題も用意していますので、学習の理解度を測るのに 最適です。 ・・・更に詳細情報は↓ http://www.mgmtsol.co.jp/pm_basic.html またPMI日本支部との提携コースとして、eL「プロジェクト管理基礎」 3PDUコース、5PDUコースの2コースをご提供しております。 下記、日本支部のホームページ掲載情報をご覧ください。 http://www.pmi-japan.org/event/tandem/e_learning/ +*----------------------------------------------------------------*+ 3.メルマガバックナンバー（過去５つ）のご紹介 +*----------------------------------------------------------------*+ <vol.165. 成果物関連性をPJ内で共有し手戻りを防止> http://archive.mag2.com/0000244753/20120120073000000.html <vol.164. ビジネスメンバへの“気遣い”で遅延リスクを低減> http://archive.mag2.com/0000244753/20120106073000000.html <vol.163. プロジェクトを復活させる> http://archive.mag2.com/0000244753/20111223073000000.html <vol.162. 工程を規格化して作業／管理工数を削減する> http://archive.mag2.com/0000244753/20111209073000000.html <vol.161.参加者を適切にアサインすることで会議を効率化> http://archive.mag2.com/0000244753/20111125073000000.html <vol.160. 朝会・夕会の実施でタスクの管理をする> http://archive.mag2.com/0000244753/20111111073000000.html 5つより前のメルマガは、下記アドレスにてご確認ください。 http://www.mag2.com/m/0000244753.html +*----------------------------------------------------------------*+ 4.MSOL社員ブログのご紹介 +*----------------------------------------------------------------*+ マネジメントソリューションズ（通称:MSOL)の社員が日々感じている事を ブログで発信していますので、最新ブログをご紹介していきます。 表題：「見えない障壁」 インターネットの普及とともにシステムのオープン化が進み、大きなパラダイムシフトが 起きつつあった10数年前、「IT技術によって経営や業務自体が変わる」「ITという 新たな武器を手に入れる」と考えていた経営者はまだ少なく、「システムは業務を 効率化する道具に過ぎない」という考える人も多い状況でした。 ・・・この続きは↓ http://www.mgmtsol.co.jp/msblog/?p=1944 ********************************************************************* Facebookにマネジメントソリューションズの公式ページを開設しました！ このたび、Facebookにマネジメントソリューションズの公式ページを開設しました！ http://www.facebook.com/mgmtsol.co.jp 本公式ページにアクセスし、［いいね！］ボタンをクリックしていただくことで （ファンになっていただくことで）、マネジメントソリューションズからのお知らせや 有益な情報を見逃さなくなります。 今後、コンテンツの拡充や、Facebookページ限定のキャンペーンなど、鋭意充実させていく 予定ですので、どうぞよろしくお願いいたします。 ==================================================================== 最後までお読みいただきましてありがとうございました。 今回の内容が少しでもあなたのお役に立っていれば幸いに思います。 また次回あなたにお会いできるのを楽しみにしています！ ==================================================================== 【著作権・サイトなどでの引用について】 このメルマガの著作権はManagement Solutions co.,ltdに帰属します。 本内容を無断で転載することを堅く禁じます。 ただ、引用いただくことは問題ございませんので、必ず引用先を 『プロマネ最強化通信-PMO事例100-』としていただき、 下記サイトのリンクをお貼り下さい。 http://www.mgmtsol.co.jp/ （引用時はご報告いただけると嬉しいです！！） ==================================================================== 発行責任者： 高橋信也 発行元： PMOのリーディングカンパニー 株式会社マネジメントソリューションズ Management Solutions co.,ltd. -Intelligence for Management- URL：http://www.mgmtsol.co.jp/ =====================================================================
