2009/10/29
【PMO事例100】上流フェーズにおけるオフショアメンバとの会議の効率化
==================================================================== 『プロマネ最強化通信-PMO事例100-』 vol.109 発行部数：660部 【分野】：コミュニケーション管理 ==================================================================== ◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆ ◇◇◇◆◆ ◇◇◆◆ プロマネ必読！1日3分で体験するPMO事例100！ ◇◆◆ 発行元： ◆◆ PMOのリーディングカンパニー ◆ 株式会社マネジメントソリューションズ ◆◆ Management Solutions co.,ltd. ◇◆◆ -Intelligence for Management- ◇◇◆◆ http://www.mgmtsol.co.jp/ ◇◇◇◆◆ ◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆ ==================================================================== こんにちは。『プロマネ最強化通信』ナビゲーターのまつゆきです。 最近メディアでは、新型インフルエンザ関連の話題で持ちきりですね。 ・ワクチンが足りない ・マスクはあまり効果がない ・若年層のほうが感染しやすい などなど 上記のような様々な情報が、テレビや新聞、インターネットなどで 溢れています。あと、会社、学校では、感染対策や発症した場合の対処 についてガイドラインが策定され、発信されていることも多いと思います。 プロジェクト単位で情報が発信されている場合もあります。 様々な情報を入手できる環境はありがたいですし、この情報を取捨選択して、 生活していくことが必要ですが、やや情報過多で、不安が先行している ように思います。（新型インフルエンザはそれほど脅威ということを 知らせるサインとも感じていますが） 適切な（信頼できる）情報を、適切な人へ、タイミングよく伝達すること の必要性を、新型インフルエンザ関連ニュースを見ながら、 プロジェクト現場と重ね合わせ、改めて感じました。 それでは、今週も『プロマネ最強化通信』全力でお届けします！ ==================================================================== 【日経BP社 経営とIT新潮流 での連載 『PMOを生かす』もどうぞ！】 第61回 「嘘ではないが，真実でもない」報告を見抜くには 進捗会議において、すべてが順調であるかのような進捗報告の信ぴょう性を 確認せず、すべての報告を鵜呑みにしてはいないだろうか。世の中、 「嘘ではないが、真実でもない」という報告がまかり通っている。 今回は、進捗報告においてプロジェクトマネジャやPMOが「進捗の真実を 見抜くためのポイント」について考えたい。 ・・・この続きは↓ http://itpro.nikkeibp.co.jp/article/COLUMN/20091016/338958/ ==================================================================== 【今号のコンテンツ】 1.PMO事例100 その109：上流フェーズにおけるオフショアメンバとの会議の効率化 2.セミナー情報 3.プロジェクトマネジメントトレーニングのご紹介 4.プロジェクト管理ツールのご紹介 5.バックナンバー情報 ==================================================================== +*----------------------------------------------------------------*+ 1.それでは、早速PMO事例100に行ってみましょう！！ +*----------------------------------------------------------------*+ 【分野】：コミュニケーション管理 ≪事例キーメッセージ≫ 上流フェーズにおけるオフショアメンバとの会議の効率化 ≪事例の背景・事象≫ 海外支社のシステムを日本へ導入するプロジェクトで、要件定義フェーズから オフショアメンバが参画。（日本に海外支社システムがFitするかの分析） 進捗定例会、各種分科会は英語で実施するが、意思疎通を効率的に行うことが できず、会議に費やす時間が増加していた。（話している内容、結論等を把握、 確認するため、聞きかえすことに時間を費やしていた） ≪原因≫ プロジェクトメンバの英語スキル不足 ≪課題≫ 遅延タスクの詳細原因やリカバリプランの確認、重大課題検討など、 会議の中でフェイストゥフェイスで確認したい内容に時間が割けない。 ≪解決策≫ ・発言者（提案者、報告者）は、会議で発言する内容を漏れなく英語で資料化する。 特に議論ポイントなどは明確に記載する。 ・参加者は、事前送付される会議資料に目を通しておき、議題、議論ポイントを 把握しておく。また、議論に対する自分の考えを英語で話せるよう準備しておく。 ・会議中は、PMO（ファシリテータ役）にて、プロジェクタを使用して、議論している 内容を会議資料上にメモすることでリアルタイムで共有する。特に議論の流れや 結論をメモし、見える化する。 ≪効果≫ ・発言内容が網羅された会議資料に、参加者は事前に目を通しているため、 会議中に発言内容について聞き返す回数が削減された。 ・リアルタイムで会議資料にメモを記載することで、ポイントが共有され、 議論に費やす時間が削減された。議論内容を聞き返す回数も削減された。 → 会議で意思疎通を効率的に行うことができるようになり、本来確認したい 内容に時間が割けるようになった。 ☆今回の独り言☆ 開発・製造フェーズからオフショアメンバが参画する場合は、プログラム本数、 障害件数など指標、数値情報をベースに状況等を把握することが可能ですが、 今回の事例のように、上流フェーズの場合は、要件定義、課題検討など数値化が 難しい領域のため、会議、コミュニケーションに頼る部分がより大きくなります。 （報告者の顔色、言葉のニュアンスから危機感を察知することも必要ですね） また、以下のような会議の事前準備、事後フォローはどんな会議でも必須ですが、 オフショアメンバが参加する場合は入念に実施する必要があります。 会議前： アジェンダ作成、事前会議資料送付 など 会議中： 決定事項、ToDoのラップアップ など 会議後： 議事録作成、配布 など プロジェクトメンバ全員が英語スキルがある場合は少ないと思いますし、 また、オフショア先にもよりますが、英語の発音も様々ですので、 今回の事例のような工夫が必要だと思っています。 ==================================================================== 今号のPMO事例100は、如何でしたか？役に立った、他にもっと良い解決策が あるよといったご意見・ご感想をお待ちの方は下記URLよりアンケートのご協力 を宜しく御願い致します。 http://form.mag2.com/kiauiostou ==================================================================== +*----------------------------------------------------------------*+ 2.セミナー情報のご紹介 +*----------------------------------------------------------------*+ ◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆ ◇◆◆ ◆◆ 【PMOを目指す方、必見！】 ◆ ◆◆ ～PMO関連セミナーを開催します～ ◇◆◆ ◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆ *******************≪転職者のためのPMOセミナー≫******************** 世の中のプロジェクトは、より複雑化・高度化していっています。 そのような状況の中、約7割のプロジェクトは失敗に終わっていると 言われています。 またこれから工事進行基準が制度化されていく中、管理プロセスの 整備を徹底し、プロジェクトを成功に導いていく為に PMOソリューションは、大変有効になります。 PMOの専門プロフェッショナル会社として事業を展開している マネジメントソリューションズではプロジェクトマネジメントを 実践的に経験出来る機会を多数提供しております。 プロジェクトマネジメントへの道を志されている方、システム エンジニアとしてのキャリアから脱却したいものの、なかなか他の 道が見つからない方、プロジェクトマネジメントおよびPMOに興味を もたれている方、ぜひセミナーにお越しください。 私達と一緒に世の中のプロジェクトを成功に導きませんか！ 日時：毎月第3金曜日午前10：00～（予定） （参加ご希望の連絡を頂いた方には決定次第メールでご案内します） 場所：弊社会議室 講師：弊社副社長 田口 正剛 最低施行人数：3人（満たない場合は、当該月は開催しません。） 連絡先：pmoseminar@mgmtsol.co.jp 担当：高松 悠子 セミナーURL：http://www.mgmtsol.co.jp/seminar/index.html ＜すぐ応募したい方は下記よりご応募ください。＞ 採用情報URL：http://www.mgmtsol.co.jp/recruit/index.html @typeURL：http://type.jp/company/6179/?waad=GCcfUN69&banner_id=lis +*----------------------------------------------------------------*+ 3.プロジェクト管理ツールのご紹介 +*----------------------------------------------------------------*+ 最新プロジェクト管理ツール【ProViz5(プロビズ5)】リリースしました！ <<脱Excelによるプロジェクト管理≫ ノウハウ満載のプロジェクト管理ツール「ProViz5」リリース！ http://www.proviz.jp/ オンラインデモや課題管理ツールの無償ダウンロードを実施中！ +*----------------------------------------------------------------*+ 4.プロジェクトマネジメントトレーニングのご紹介 +*----------------------------------------------------------------*+ プロジェクト現場のノウハウから生まれた、実践に役立つプロジェクト マネジメントトレーニングの無料体験版が出来ました。 「実践！Leverage Documentation～コンサルタントのスキルを磨く～」 の無料体験版は、こちら↓です。 http://www.mgmtsol.co.jp/service.html +*----------------------------------------------------------------*+ 5.メルマガバックナンバー（過去５つ）のご紹介 +*----------------------------------------------------------------*+ <vol108.社員のプロジェクトマネジメント力向上の為の教育プランを従来の 方法から変えてみる> http://archive.mag2.com/0000244753/20091022073000000.html <vol107.情報提供やフォローといった支援作業を要員計画に組み込むことで、 プロジェクトの円滑な推進を図> http://archive.mag2.com/0000244753/20091015073000000.html <vol.106ステークホルダーのニーズに基づき、プロジェクト成果物の 品質目標を計画し、 維持する。> http://archive.mag2.com/0000244753/20091008073000000.html <vol.105発注者・受注者間で、タスクの優先順位を適宜明確にしながら、 プロジェクトのゴールを共通認識にする。> http://archive.mag2.com/0000244753/20091001073000000.html <vol.104ステークホルダーが必要とする情報を整理する。> http://archive.mag2.com/0000244753/20090917073000000.html 5つより前のメルマガは、下記アドレスにてご確認ください。 http://www.mag2.com/m/0000244753.html ==================================================================== 最後までお読みいただきましてありがとうございました。 今回の内容が少しでもあなたのお役に立っていれば幸いに思います。 また次回あなたにお会いできるのを楽しみにしています！ ==================================================================== 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