プレゼントラノアナ第007号　知らないと損をする　PowerPointショートカットの使い方 [まぐまぐ！]

2007/05/09

プレゼントラノアナ第007号　知らないと損をする　PowerPointショートカットの使い方

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　プレゼン　トラノアナ　　　第007号　発行日：2007年05月09日(水)

　－あなたのプレゼンの困ったを解決！－

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隔週刊　発行：D&CONSULTING http://www.d-consulting.biz/presentation/
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　　急なプレゼンを依頼されて困った。
　　パワーポイントの使い方すら分からなくて困った。
　　プレゼンがなかなか思い通りにできなくて困った。

　　そんな時は、プレゼントラのアナ。

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このメルマガでは、プレゼンテーションを効果的かつ効率的に実行する
ワークフローや、パワーポイントの分かり易い活用方法、Tips、書籍、
セミナー、有用サイトなどをご紹介しています。

プレゼンテーションの現場にある営業、企画の方だけでなく、
プレゼンテーションについて興味があるという方に、
理解を深めていただく助けになれば幸いです。

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目次
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├ 知らないと損をする　PowerPoint パワーポイントの
├ 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ショートカットの使い方
├　・次のスライドに行きますね。
├　・はぁーい、私に注目～！
├　・はぁーい、画面のココに注目～！
├　・こうやって、使ってください～！
├　・ショートカット。他にないかな？

今回の記事は、ちょっと気合をいれて、写真満載で分かり易く、サイトの方に
アップしています。メルマガの文字ばかりより、分かり易いと思いますので、
是非見てみてください。
http://www.d-consulting.biz/presentation/powerpoint/pptshortcut/

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知らないと損をする　PowerPoint パワーポイントのショートカットの使い方
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どの人のプレゼンを見ていても、パワーポイントでのスライドショーばかりで
すよね。
で、その時に、いつも目にする光景が、普段から使うことのないパワーポイン
トの操作にとまどい、色々なトコロを押して、モタモタしている様子。

自分がプレゼンの場につく時は、モタモタするところを見せることなく、サラ
リと人前で決めたいものですね。

そういう時に知らないと損をするのが　『PowerPoint パワーポイントのシ
ョートカットの使い方』。
パワーポイントのショートカットを活用して、軽快にパワーポイントを操作。
あなたのプレゼンの出来栄えを「グググッ」と引き上げます。

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● スライドを切替するショートカット　『次のスライドに行きますね。』
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パワーポイントを使っていて一番使う機能が、スライド・ショーの画面で、ス
ライドを切り替える機能でしょうね。

皆さんは、どのようにスライドを切り替えていますか？

マウスの左クリックですか？ホイールマウスのホイールをまわしてますか？

まず、このスライド切替えをキーボードを使ったショートカットでやってみま
しょう。

「Enter で進む」

「→ で進む」

「← で戻る」

おそらく、これは既にご存知かもしれませんね。ENTERでスライド切替えして
いる人が多いのでは？

次に紹介するショートカットは、非常に便利です。是非とも覚えておいてくだ
さい。

プレゼンをしめる際に、「何か、質問はございますか~？」という質疑応答の
時間をとることが多いかと思います。その際に、「えーーーっ、ご質問いただ
きました件は、プレゼン前半でお話しさせていただきましたスライドの方を見
ていただきまして…」と、該当スライドに辿り着くまで、果てしなく一枚一枚
めくることになり、その間、聞き手の方を待たせ、場をしらけさせる。こんな
ことになっていませんか？

そんな時は、このショートカット。

該当スライドのスライド番号を押して、ENTERを押して下さい。

すると、指定したスライドに一気に切り替ります。

ねっ、便利でしょ。

　■指定したスライドに一気に切り替え
　「ページ番号 Enter で、指定したページにジャンプ」

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● スライド画面を一時非表示にするショートカット　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　『はぁーい、私に注目～！』
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プレゼンを聴いていて気になることがいくつかあるのですが、そのうちの一つ
を言いますね。

それは、話し手が話している内容と、プロジェクターで投影されているスライ
ドの内容が異なっている時。
聞き手としては、どうしても、話しだけではなく、スクリーンに目をとられて
しまうじゃないですか。なのに、スクリーン見ても、話されている内容と、ど
ういった関連があるのかがさっぱり分からない。そして、話から脱落して、興
味がなくなってしまい、ついには、寝てしまう…。

なんだか、勿体無いですよね。

ただ、スライドを進めるのを忘れていただけならば、話しの内容とあったスラ
イドまで進めるだけで、解決！です。

でも、話の論点の全てについてスライドを準備できずに、プレゼン本番を迎え
た、ということもあるではないですか。すると、話の論点のところどころでは、
対応するスライドがない。　orz　このままでは、聞き手が困惑してしまう、

そんな時は、どうすれば良いのでしょうか？

簡単です。
スクリーンではなく、話し手であるあなたに目線を集めればいいのです。

では、唐突ですが、ここで質問です。

なぜ、聞き手がスクリーンに目線をやるのですか？

それは、スクリーンに、写真やイラスト、グラフ、文字といった情報があるか
らなんです。じゃぁ、その情報を全くスクリーン上からなくしてしまったいい
んです！どうですか？スクリーンに何も表示されなくなったら、聞き手は否応
なしに話し手であるあなたに目線をやるしかなくなるではないですか。

で、ここで使うのは、スライドショー中のパワーポイントで、一時的に画面を
非表示にし、真っ黒、または、真っ白にする機能です。
ショートカットは、キーボードで B か W のキーを押すだけ。それだけです。

スクリーンが真っ黒になり、聞き手の目線は、あなたに集中！同時にあなたの
プレゼンに「グググッ」と耳を傾けています。
さぁ、ここからはあなたの話術の見せ所ですよ！

　■スライド表示を一時非表示
　「B　で　黒い画面を表示」
　「W　で　白い画面を表示」
　　(※元画面に戻すには、各々B か Wを再度押します。)

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● スライドの上に書き込む時のショートカット
　　　　　　　　　　　　　　　　　　『はぁーい、画面のココに注目～！』
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聞き手の注意は散漫になって、あなたの話に集中させるのは、なかなか至難の
業。
そんな気まぐれな聞き手の注意を惹くのに有効な手立ては、プレゼンに動きを
与えること。

じーっと動かない話し手よりも、手足を使って色々と説明する話し手。

なんら、変化のない文字だけのスライド画面よりも、アニメーションで動きの
あるスライド。

動きのある方が、注意を惹かれて、プレゼンをより聞く体制になってしまいま
すよね。

ただ、アニメーションばかりのスライドでは、聞き手が「もう、うんざり」と
ばかり、せっかく動きをつけた意味がなくなってしまいますよね。

そこで、オススメする方法の一つが、スライド上に書き込みをしながら、話を
進めていく方法。
リアルタイムでスライドに書き込みされていくので、聞き手にとって、単調に
ならずにプレゼンテーションをしていくことができます。

そのスライドに書き込みをしていく方法ですが、ペンツールを使います。まぁ、
スライド上で、右クリックして、ペンツールを選択することで利用できます。
でも、ショートカットを使って、一発でペンツールに切り替えたいではないで
すか。

そのペンツールへのショートカットは、「CTRLキー　と　P　」です。

「Ctrl + P でペンカーソルに。」

ペンツールを使った後に、また、元の矢印に戻して使うことがあると思います。
ペンツールから矢印ツールに戻す方法も知っておかないと不便ですので、こち
らも併せて紹介しておきます。

矢印ツールに戻すのショートカットは、「CTRLキー　と　A　」です。

「Ctrl + A で矢印カーソルに。」

で、スライドに一杯書き込みすぎて、もう、スライドに何が書いてあったかが
分からなくなってしまった！でも、まだ、このスライドで説明しないといけな
いことはあるのに…　という事態があるかもしれませんね。そんなあなたはこ
のショートカットを覚えておきましょう。
これで、スライド上の書き込みが一挙に消えてなくなります。

スライド上の書き込みを消すショートカットは、「 E 」です。

「E　で消しゴムに。」

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● パソコン操作のデモで使うショートカット
　　　　　　　　　　　　　　　　　　『こうやって、使ってください～！』
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これって、パワーポイントの機能ではないのですが、使える機能ですので紹介
しておきます。

プレゼンしている際に、他のアプリケーションを起動して、デモをすることが
ありますよね。
その時に聞き手の方からよく出てくる声が、「ちょっと、文字が小さくて、見
えない！」

こういった際に使えるショートカットです。

「Windows + U」でユーザ補助機能を呼び出し、拡大鏡を実行して見てくださ
い。

画面の上部に、画面が拡大して表示され、小さい文字も拡大表示されます。

これで、後ろに座って聞いている聞き手も、「よーく見えますよ！」

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● マイクロソフトのサイトで見るショートカット一覧
　　　　　　　　　　　　　　　　　　『ショートカット。他にないかな？』
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他にショートカットないの？と思われている方がいるかもしれませんね。

そんなあなたは、マイクロソフトの公式サイトにあるショートカット一覧で調
べてみては、いかがでしょうか？

【PowerPoint97】ショートカット一覧
http://tinyurl.com/32kyq8

【PowerPoint2003】ショートカット一覧
http://tinyurl.com/358jeb

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編集後記
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先日のメルマガで、ワイヤレスマウスを買ったことを書きました。

で、「普通のワイヤレスマウスは、プレゼンテーション・マウスとして、活用
できるのか！？」を検証・報告すると書かせていただいたのですが…

購入したのは、コレ！です。
Logicool MX レボリューション MX-R
http://tinyurl.com/2trvy2

まぁ、感想なんですが、ワイヤレスマウスうをプレゼンテーション・マウスと
して使うやり方は、「アリ。」かなと。

このマウス、手のひら一杯になるほどの大きさなんですが、これを手に聴衆の
中を歩いて廻るには支障ありません。

スクロールボタンで、楽々スライド・チェンジ！です。

ただ、ちょっと困ったのが…
左手でマイク、右手でマウスを持っていたのですが、スクリーン上の注目箇所
を指し示す際に、右手を使うことになったのですが、その右手にはマウス。

ちょっとブサイクだったかもしれません。
プレゼンマウスだと、レーザーポイント付なので、クールに決めれていたかも
しれません。

ただ、私は、アンチ・レーザー派なので、『はぁーい、画面のココに注目
～！』のテクニックしか使いません。

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