2007/01/31
プレゼン トラノアナ 第002号「巨大サイズのパワポ・ファイル」に悩む
_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/ プレゼン トラノアナ 第002号 発行日：2007年01月31日(水) −あなたのプレゼンの困ったを解決！− _/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/ 隔週刊 発行：D&CONSULTING http://www.d-consulting.biz/presentation/ …………………………………………………………………………………………… 急なプレゼンを依頼されて困った。 パワーポイントの使い方すら分からなくて困った。 プレゼンがなかなか思い通りにできなくて困った。 そんな時は、プレゼン トラのアナ。 ─────────────────────────────────── このメルマガでは、プレゼンテーションを効果的かつ効率的に実行する ワークフローや、パワーポイントの分かり易い活用方法、Tips、書籍、 セミナー、有用サイトなどをご紹介しています。 プレゼンテーションの現場にある営業、企画の方だけでなく、 プレゼンテーションについて興味があるという方に、 理解を深めていただく助けになれば幸いです。 ┼────────────────────────── 目次 ──────────────────────────┼ ├ パワポのトリセツ 「巨大サイズのパワポ・ファイル」に悩む ・パワーポイント・ファイル自体を小さくする ・無料ソフトで、ＰＤＦファイルに変換してしまう。 ■━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ パワポのトリセツ 「巨大サイズのパワポ・ファイル」に悩む ■━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ Ｕ係長： あっ、Ｍ君。ちょっ、ちょちょ。 先日ね、プレゼンしたＳ電気さんから、その時のプレゼン資料をメールして くれって、言わはるねんけどさぁ、なんか、パワーポイントのファイルを添 付すると、メールを送られへんねん。 なんでか、分かる？ 部下Ｍ： んー、そうですねぇ、ちょっと見せてくださいね。 あー、パワーポイントのファイルサイズが１０ＭＢもあるんで、社内のメー ルサーバーが送信を拒否してるですよ。 お客さんにしても、そんな重たいファイルを送られても、嫌でしょうしね。 Ｕ係長： で、どしたら、ええねん？ …………… はいっ、皆さん、こんにちは。 パワーポイントでプレゼン資料を作っていると知らない間にファイルサイズが 巨大に成長してしまい、上のようなケースがよくありますよね… ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ● パワーポイント・ファイル自体を小さくする ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ □ パワーポイント・ファイルが巨大サイズになったのは、画像を多用してい るから、と思う。 □ パワーポイントファイルへの画像の貼り付けは、画像ファイルを画像ソフ トなどで開いてコピー、スライドの上で貼り付る方法だ。 上の二つに該当するあなたは、これでパワーポイント・ファイルを小さくする ことができます。 スライドに画像ファイルを挿入する方法はいくつかあり、挿入方法によってパ ワーポイント・ファイルのサイズが大きく異なります。 ファイルサイズが一番大きくなる方法は、画像ファイルを画像ソフトなどで開 いてコピー、スライドの上で貼り付けする方法です。まぁ、一番手軽な方法な のですが、元の画像が数十〜数百キロバイト程度のファイルサイズでも、パワ ーポイントのスライドに挿入すると、パワーポイント・ファイルのサイズが数 十メガバイトにも膨れ上がることがあるんです。 あー、数十メガマックじゃないですょ。 最近、売り切れ続出みたいですから… それはともかく、この方法は、パワーポイント・ファイルが必要以上に巨大に なりますので、避けておきたい方法です。 では、どのように画像をパワーポイントのスライドに貼り付ければいいのでし ょうか？ まず、はじめに、いつも、画像のコピー・アンド・ペーストで挿入をしてきた 方は、一度、今まで挿入・貼付けしてきた画像を削除して、[図の挿入]を使う 下記の方法で画像の挿入を行ってください。パワーポイント・ファイルのサイ ズが今までよりかなり小さくて済むことに驚くでしょう。 ◇スライドに画像ファイルを挿入する パワーポイント上部ツールバー ［挿入］>［図］>［ファイルから］をクリッ クする ［図の挿入］ダイアログで挿入する画像ファイルを選択する ［挿入］ボタンをクリックする http://www.d-consulting.biz/presentation/powerpoint/insert_picture/ ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ● 無料ソフトで、ＰＤＦファイルに変換してしまう。 ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ □ 先方に送るのは、パワーポイント・ファイル形式ではなく、他のファイル 形式でも構わない。 もし、これに該当する方は、朗報です。 ＰＤＦファイルに変換することで、ファイル容量が圧縮され、小さくすること ができます。 で、ＰＤＦファイルの作成は、どうするの？ ということですが、Adobe社のA crobatを導入しているＰＣであれば、簡単にパワーポイント・ファイルをＰＤ Ｆファイルに変換することができます。 Adobe Acrobat 7.0 Professional 日本語版 Window版 価格：￥ 64,456(定価：) http://www.amazon.co.jp/dp/B0006U3AII/ref=nosim/?tag=tigerofprese-22 Adobe Acrobat 7.0 Standard 日本語版 Windows版 価格：￥ 41,048(定価：) http://www.amazon.co.jp/dp/B0006U3AHE/ref=nosim/?tag=tigerofprese-22 Acrobat Elements 7.0 日本語版 Windows版 価格：￥ 4,970(定価：) http://www.amazon.co.jp/dp/B00097C4X0/ref=nosim/?tag=tigerofprese-22 ざっと、正規のソフトを並べてみましたが、高い！ですねぇ。 なかなか、オフィスの全ＰＣに導入しているところも少ないのではないでしょ うか？ おそらく、Adobe社の販売しているAcrobatシリーズではなく、以下のようなAd obe社以外から出ているＰＤＦ作成ソフトを使われているところが多いのでは ないでしょうか？(いきなりＰＤＦしか挙げませんでしたが、他の会社からも イロイロ出ています。) いきなりPDF COMPLETE 2 (説明扉付厚型スリムパッケージ版) 価格：￥ 6,280(定価：￥ 9,850) http://www.amazon.co.jp/dp/B000I8O8MK/ref=nosim/?tag=tigerofprese-22 いきなりPDF Professional 2 (説明扉付きスリムパッケージ版) 価格：￥ 2,000(定価：￥ 2,970) http://www.amazon.co.jp/dp/B0009SOOQE/ref=nosim/?tag=tigerofprese-22 まっ、でもね、わざわざ上司に購入伺いとか書くの面倒クサイでしょ？ そんなあなたに、これまた朗報です！ 無料ソフトで、ＰＤＦファイルに変換できるのがあるんですょ！ 例えば、 ・CutePDF http://www.cutepdf.com/Products/CutePDF/writer.asp ・PrimoPDF http://www.primopdf.com/ 両ソフトとも、[DOWNLOAD]表示のところから、ファイルをダウンロードして下 さい。 ダウンロードしたファイルをダブルクリックして、画面にしたがっていけば、 簡単にインストールも出来ます。頑張って！ で、インストールを済ませた方から、よく聞く質問が、これ ↓。 「でっ、どうやって、ＰＤＦに変換するの？」 一発ＰＤＦ変換ボタンとかがないので、分かりにくいんですよね。 でも、大丈夫。 使い方は簡単です。 ただ、「印刷ボタンを押す」。これだけ。 まぁ、その前に出力先の設定の変更が必要です。 通常はプリンタを指定していますが、代わりに「CutePDF」や「PrimoPDF」を 指定してください。 さぁ、出来ました？ ┼────────────────────────── 編集後記 ──────────────────────────┼ 皆さん、ゴールドマンサックスとかモルガン・スタンレーとかって、名前をご 存知でしょうか？ まぁ、俗にいう『欧米の投資銀行』なのですが、この投資銀行を舞台にした小 説『巨大投資銀行』を読み切りました。上下巻で、一冊３センチぐらいの厚さ なのですが、一冊一日ペースで読みきっちゃいました。 いや、まぁ、面白いです。是非、読んで見てください。 巨大投資銀行 (上) 黒木 亮 価格：￥ 1,785(定価：￥ 1,785) http://www.amazon.co.jp/dp/4478930651/ref=nosim/?tag=tigerofprese-22 巨大投資銀行 (下) 黒木 亮 価格：￥ 1,785(定価：￥ 1,785) http://www.amazon.co.jp/dp/447893066X/ref=nosim/?tag=tigerofprese-22 日本の都銀・東都銀行を辞し、モルガン・スペンサーというアメリカの投資銀 行に入った主人公・桂木を通して、バブル崩壊前から竹中平蔵金融・経済財政 担当大臣までの日本経済の変遷を垣間見ることができました。 なんだか、バブルに浮き足立った邦銀を含めた日本の金融機関、その古い気質、 変わらない気質を改めて感じさせられました。りずむ(りそな？！)ホールディ ングス会長になった主人公・桂木には頑張って欲しいなぁ、と書籍上の人物な がら、応援したくなりました。 確か、外資系金融機関でバイトしていた友人が、当時、日本大安売りだね、と 言っていたのを思い出しました。 当メルマガに対する感想を是非お寄せ下さい。 下記から簡単にお出しいただけます。。 http://www.d-consulting.biz/presentation/contact/ ─［発行］────────────────────────────── D&CONSULTING http://www.d-consulting.biz/presentation/ ─────────────────────────────────── 現在、30名の方にご購読いただいています。 ありがとうございます。 ご自由に転送ください。 お知り合いの方、同僚等にご紹介いただければウレシイです。 プレゼンに関するセミナー情報や書籍情報などお持ちの方が いらっしゃいましたら、ぜひ、ご連絡下さい。 http://www.d-consulting.biz/presentation/contact/ バックナンバーは、こちらからです。 http://www.d-consulting.biz/presentation/ 登録・解除はこちらからです。 http://www.mag2.com/m/0000221221.html Copyright(c） 2007 D&CONSULTING 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