2009/11/02
【ＫＫＪ】190 時間と組織－7 「聞きやすさ」と仕事の効率
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━□□□ ＫＫＪ 【簡単・効果的な・時間管理術】 ビズアーク時間管理術研究所 メールマガジン ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 2009/11/08 Vol.190 http://www.bizark.co.jp/ □□□━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ご愛読ありがとうございます。 今週も『時間管理術研究所メールマガジン』をお届けします。 あなたの時間をより活用するために、ご活用ください！ （執筆者：水口和彦プロフィール） http://jikan.livedoor.biz/archives/50993622.html ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ ■第190回■ 時間と組織－7 「聞きやすさ」と仕事の効率 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 今週の目次 【１】今週のテーマ： 時間と組織－7 「聞きやすさ」と仕事の効率 【２】時間管理術研究所ブログ Topics 【３】最新情報 【４】編集後記 ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ 【１】今週のテーマ 時間と組織－7 「聞きやすさ」と仕事の効率 ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ こんにちは。水口です。 組織の中には、見えないところに「非効率な仕事のやり方」が隠れて いる場合があります。 その中には古くからある問題もあれば、新しい問題もあります。今日は 比較的新しい問題、「ネット」を使うことによる問題です。 「ネットを使うことが問題」というと、最近は 最近の若いもんは、何でもインターネットで検索して 答を見つけようとする。自分の頭で考えていない！ なんて言う人もいますね。それも一理あるかもしれませんが、逆に若い 人の方がうまく情報を使いこなす面もあります。個人的には一長一短で はないかと思います。 今日の話はこれと似ていますが、もう少し根が深い話です。 ■ 聞けばすむのに検索してしまう 「分からないことは検索してみる」そうすることで、短時間で必要な 情報が得られることも多いです。もちろん私も検索を活用しています。 一方、最近こんな話も聞きます。 うちの新人は周りにちょっと聞けばすむことも、 人に聞かずにネットで検索しようとする。 おまけに見当違いな答を見つけてくるんだ。 周りの人にちょっと聞けば済むことまで、ネットで調べるというのは、 確かに困りますね。 たとえば、「○○の動向を調査する」などの用途にネットを使うのは 便利です。でも、たとえば、 社内の文書フォーマットがあるのに、 ネットでダウンロードした書式で書類を作る となると、わざわざ余分な手間をかけてしまうことになります。また、 書類の統一性も無くなってしまいます。 他には、 先輩にちょっと聞けば済む「用語」の意味を ネットで意味を調べてくる というのは別の面で困ります。同じ用語でも、会社によって微妙に意味 が異なる場合もあるからです。 たとえば、いわゆる「稟議書」のことを「起案書」と呼ぶ会社があり ます（私が以前いた会社もそうでした）。起案というと「案を起こす （案を作る）」というイメージですが、実際の起案書は、決済承認を 得るための書類です。 ※ さらにややこしいことに「稟議書」と「起案書」を別物として 使い分けている会社もあるそうです。 そんなふうに、会社の仕事に使う用語は、会社によって意味が異なる ことも多いもの。「郷に入っては郷に従え」が基本。先輩に聞くのが 一番早いというわけです。 ■ 「ちょっと聞く」ことに遠慮しない 最近の新人はコミュニケーションが苦手。とよく言われます。 これは必ずしも「若者」の変化だけが原因ではなく、職場の環境が 変わってきたことも影響していると思います。 電子メールを使うようになり、職場の会話が減っている。その中で 周りの人に質問しにくい、と感じるのは無理もないことです。 また「むやみに話しかけて人の仕事をじゃましない」というのは 「仕事の効率」の面で大事なことです。忙しくなると、職場の会話 が少なくなることはありますよね。 しかし、聞くべきことを聞かないのも問題。厳しく言えばある種の 職務違反でもあります。「分からないことは聞いてみる」のは仕事の 基本です（※分かっている人には言うまでもありませんが）。 「ちょっと聞く」ことに遠慮しない。 それが結果として仕事を効率的に進めることにつながります。 ■ 「聞きにくい雰囲気」を作っていないか？ 「それは分かっている」という方も気をつけてほしいのは、 自分が「聞きにくい雰囲気」を作っていないか？という点です。 職場に慣れていない新人は、質問するのに気後れするのも当たり前。 せっかく質問したのに、先輩に嫌な顔をされてしまっては、次から 質問しにくくなってしまいます。 自分の仕事が忙しく、気持ちに余裕が無いときには特に要注意です。 質問されて「イラッと」きてしまったり、質問されても顔も向けずに （パソコン画面を見たまま）答えてしまったり・・・余裕の無いとき にそんなことをしていないでしょうか？ ・・・と言ってる私自身も、以前はそういう態度を取ってしまうことが ありました。しかし、そういう態度を見せることは「聞きにくい雰囲気」 「言いにくい雰囲気」を作ってしまいます。 忙しいときこそ「質問を受け入れる」「話を聞く」態度でいる。 そういう余裕を持ちたいものです。 ※ 時間管理は（実際の）仕事の効率を上げる面でも役立ちますが、 こうした「気持ちの余裕」を持つためにも役立ちます（経験談）。 そういう面でも活用してもらえるとうれしいですね。 ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ 【２】時間管理術研究所ブログ Topics 毎日更新中です！ ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ １０／２５～１０／３１の更新記事です なぜか「朝礼」「朝型」といった朝に関連する話が多かったですね。 「朝礼」を効率的に行うために：USJの「テン・ミーティング」という例 □ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/52055249.html 形式的な朝礼よりも、機能的な朝礼を：メンバーの選び方を一考しては □ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/52055762.html 「朝型」は生後まもなく決まる？？： ニュース関連で □ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/52056883.html 新人に伝えておきたい「時間の話」： 当たり前のことだけど・・・ □ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/52056908.html 頼まれごとを上手く断るための「無い袖は振れぬ」：断れない人一読を □ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/52057640.html 「製造業派遣の原則禁止」ってどうなの？： ニュース関連です □ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/52057767.html 「仕事がすべてじゃない」： 仕事上のストレスが高いときには・・・ □ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/52057794.html ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ 【３】時間管理術研究所 最新情報 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 『時間管理の基本とコツ』 (学研「ビジネスの基本とコツ」シリーズ) 発売中です http://www.amazon.co.jp/o/ASIN/4054041400/ （薄めで、安くて、シンプルにまとめた本です。最初に読むならこれ！） ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ ａｓａｈｉ．ｃｏｍ 「となりのビジネス達人」コーナーで 連載コラムを執筆中です。 「となりのビジネス達人」コーナー □ URL ： http://www.asahi.com/shopping/column/busitatsu/ （１年間の連載が終わり最終回へ！10月26日公開しました） ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ 【手帳制作サービスのお知らせ】 ご好評を頂いております、弊社オリジナルの手帳レフィルです。 私もこれを使用しています。 オリジナル手帳レフィル制作サービスの紹介ページ □ URL ： http://www.bizark.co.jp/techo/index.html ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 【４】編集後記 ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ 11月に入りました。 2009年もあと２か月というわけです。 「もう今年も残りわずか・・・」ということを実感し始める そんな時期ですかね。 あと２か月となると、「今年まだやれてないこと」に注目しがちに なり、ちょっと慌ててしまいがちですが、逆にこの10か月にやって きたことを振り返り、そのしめくくりをすることも大事。 しめくくりとして、やり残したことはないか？ そう考えてみるのもいいかもしれません。 年末に向けて、何かと忙しくなりがちな分、 体調にも気をつけて進めていきたいものです。 では、また来週お届けします！ ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ ┏━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ┃ ＫＫＪ【簡単！効果的な！時間管理術】 ┃ ビズアーク 時間管理術研究所メールマガジン ┃━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ┃【発行者】 (有)ビズアーク 時間管理術研究所 ┃【執筆者】 水口和彦 ┃ (プロフィール) http://jikan.livedoor.biz/archives/50993622.html ┃ ┃ 【URL 】 http://jikan.livedoor.biz/ （ブログ） ┃ http://www.bizark.co.jp/ （ＨＰ） ┃ ┃【このメールマガジンバックナンバーはこちら】 ┃ http://archive.mag2.com/0000190033/index.html ┃ （引用時はバックナンバーのURLを明記ください） ┃ ┃ Copyright 2005-2009 All rights reserved. ┃━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ┃ このメールマガジンは読者の方に支えられて発行３年。 ┃ おかげさまで「まぐまぐ」殿堂入りメールマガジンとなりました！ ┃ 応援やご紹介等も頂きまして、感謝しております。 ┃━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ┃ みなさまからのご感想、ご質問をお待ちしています。 ┃ メールアドレス → mizuguchi@bizark.co.jp ┃━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ┃ ※ 配信中止、配信アドレスの変更はこちらから ┃ → http://www.mag2.com/m/0000190033.html ┃━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ┃ ┃※広告掲載をご希望される方へのお知らせ 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