2009/10/04
【ＫＫＪ】185 時間と組織－3 「期限のサバ読み」のメリットとデメリット
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━□□□ ＫＫＪ 【簡単・効果的な・時間管理術】 ビズアーク時間管理術研究所 メールマガジン ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 2009/10/04 Vol.185 http://www.bizark.co.jp/ □□□━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ご愛読ありがとうございます。 今週も『時間管理術研究所メールマガジン』をお届けします。 あなたの時間をより活用するために、ご活用ください！ （執筆者：水口和彦プロフィール） http://jikan.livedoor.biz/archives/50993622.html ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ ■第185回■ 時間と組織－3 「期限のサバ読み」のメリットとデメリット ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 今週の目次 【１】今週のテーマ： 時間と組織－3 「期限のサバ読み」のメリットとデメリット 【２】時間管理術研究所ブログ Topics 【３】最新情報 【４】編集後記 ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ 【１】今週のテーマ 時間と組織－3 「期限のサバ読み」のメリットとデメリット ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ こんにちは。水口です。 先週は、 「納期に厳しい上司」が組織のスピードを高めるとは限らない という話を紹介しました。 「納期に厳しい上司」は「仕事を遅らせちゃいけない」という意識を 高める面もありますが、逆に「それなら納期を長めに設定しよう」と いう方向に意識付けをしてしまう面もあります。 この「納期を長めに設定する」こと、つまり「納期のサバを読む」こと が問題でした。みんなが「納期のサバ読み」を始めると、表向きの「納 期遅れ」は無くなるものの、結局仕事のスピードは遅くなります。 そういう話でした。 ただし、この「サバ読み」は、非常にデリケートな問題を含みますので、 今週はこれについて補足しておきたいと思います。 ■ 「サバ読み」のメリットとデメリット 仕事をしている中で「（納期の）サバ読み」をするのは、ある意味では 当たり前のことです。 たとえば、 この仕事なら、ギリギリ木曜日中に終わりそうだ と思っても、「絶対間に合う」という確信が無ければ、木曜日を期限に 引き受けることは普通はできません。 「思ったより時間がかかるかもしれない」「他に急な仕事が発生する かもしれない」そんな可能性を考慮すると、実際は、 金曜日（あるいは月曜日）という納期を設定する というのは普通にあることです。これも一種の「サバ読み」です。 このサバ読みが行き過ぎると、先週のように問題なのですが、 ある程度のサバ読みは仕事を効率化する面もあります。 □ 「サバ読み」のメリット たとえば、もし一切のサバ読みを無くしてしまうと、みんながギリギリ の期限で仕事の予定を組むことになります。そうすると、その後に色々 手間が増えることになります。 誰かの仕事が遅れたので、自分の仕事の計画を組み直したり・・・ 仕事の進捗（進み具合）を細かく報告しないと安心できなかったり・・ 進捗確認と予定変更が増えて、いろいろ手間がかかってしまいます。 つまり、適度なサバ読みは、これらの手間を無くし、仕事をスムーズに 進められるというメリットがあるのです。 ですから、特に急ぐ必要の無い仕事なら、適度なサバ読みをする方が 組織全体としての仕事の効率は上がります。これがサバ読みのメリット です。 □ 「サバ読み」のデメリット 理想的な「サバ読み」の活用は、各自が適度なサバ読みをしつつ、その 仕事が早く終わる場合は、期限より早くても次の担当者に渡すことです。 こうすると、安全策としてのサバ読みの効果もありますし、仕事が遅く なりすぎることもありません。 しかし、実際にはなかなかこうはいきません。もし、仕事が期限より ずっと早く終わりそうでも、そこで仕事を終わらせる人は少ないもの です。 たとえば、「まだ余裕がある」という気持ちから仕事を先延ばしして しまうこともあります。 また、たまたま（他の仕事が少なくて）仕事が早く終わったとしても、 次回もそうできるとは限りません。ですから、あまり早く終わらせて 短い期限でできるという例を作ってしまうのは、次回の期限設定を短く されることにつながりかねません。これは誰でも嫌なものです。 （次回も同じように早く終わるとは限りませんから） そんな心理が働くために、なかなか上記の理想のようにはいかないもの なのです。「サバがあったらあったで使い果たしてしまうのが人の性」 であり、やはり「サバ読み」にはデメリットもあるわけです。 ■ 「サバ読み」を使い分けできるのが理想 では、「サバ読み」をどうすればいいか？ というと・・・ 「サバ読みはいかん。無くすべき」という理想論は、現実的ではあり ません。仕事の内容によって使い分けするのが上手い対処法です。 （もちろん、先週のように「サバを読みすぎる」のは論外ですが） 「特に急がなくても良い仕事」までサバ読みを無くすのは、かえって 仕事の効率を落としてしまいます（予定変更や進捗確認が増えるため）。 ですから、特に急がない仕事ではサバ読みがあっても構いません。 （※「長すぎる」サバ読みが良くないのは先週紹介した通りです） 一方、「組織をあげて急いで進めたい仕事」では、サバ読みは少なく すべきです。 進捗確認や予定変更の手間は増えますが、その仕事をできるだけ短い 期間で終わらせることができます。 また「おたがいがカバーしあって仕事のスピードを高める」という経験 や「短い期限にチャレンジする」経験は組織の活性化にもつながります。 理想は、リーダー、マネージャーの立場にある人が、この２つのやり方 をうまく使い分けることです。 前者は「安全策」としての期限設定で、通常、ほとんどの方がこちらを 使っていますから、これは特別に説明する必要はありません。 後者のやり方は、「チャレンジ目標」としての期限設定です。この場合、 「もし遅れた場合はみんなでカバーしあう」ことを前提に、期限を短く 設定していくという方針を、事前に説明しておく必要があります。 また、リーダー、マネージャー自身も、仕事の進み具合に（普段よりも） 気をつける必要があります。 一般的に仕事は前者のやり方で進められることが多いものですが、もし 現在、「組織をあげて」「急いで進めたい仕事」がある場合は、後者の 「チャレンジ目標としての期限設定」を使ってみてはいかがでしょうか。 （次回に続きます） ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ 【２】時間管理術研究所ブログ Topics 毎日更新中です！ ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ９／２７～１０／３の更新記事です そろそろ「手帳」が話題にのぼりやすい時期ですね。 私も「手帳」に関する取材を受けたりしています（↓１つめの記事です） 「月刊ビジネスアスキー」誌に「手帳の新常識」記事掲載のお知らせ □ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/52036199.html 「タッチタイピングは得意」という人が５割以上？：アンケート調査 □ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/52037033.html 「数字合わせ的な仕事」って、ムダだと思いませんか？ □ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/52037163.html 「職場で自主的な学習をしてはいけない」という話：「サビ残」関連で □ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/52037940.html もし副業をするとしたら・・・ どんな副業をしてみたいですか？ □ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/52038565.html 「ゆとり教育」より問題かもしれない？ 「○○依存」について □ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/52038620.html スケジュール管理は、デジタルツールより手書きの手帳という人が44％ □ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/52039620.html ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ 【３】時間管理術研究所 最新情報 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 上記ブログ記事紹介にもありますが、現在発売中の「ビジネスアスキー」 に私の記事が掲載されています（全８ページでボリュームあります）。 また、９／１５、１６日に朝日新聞、近日中に東京新聞に取材を受けた 記事が掲載されます。「時間管理」的な観点からの取材は最近増えてき た感じですね。関心が高まってくれることはうれしいです。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ 『時間管理の基本とコツ』 (学研「ビジネスの基本とコツ」シリーズ) 発売中です http://www.amazon.co.jp/o/ASIN/4054041400/ （薄めで、安くて、シンプルにまとめた本です。最初に読むならこれ！） ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ ａｓａｈｉ．ｃｏｍ 「となりのビジネス達人」コーナーで 連載コラムを執筆中です。 「となりのビジネス達人」コーナー □ URL ： http://www.asahi.com/shopping/column/busitatsu/ （私の記事は９／２８に公開になりました。次は10月後半に） ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ 【手帳制作サービスのお知らせ】 ご好評を頂いております、弊社オリジナルの手帳レフィルです。 私もこれを使用しています。 オリジナル手帳レフィル制作サービスの紹介ページ □ URL ： http://www.bizark.co.jp/techo/index.html ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 【４】編集後記 ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ 「期限のサバ読み」というのは、ある種の必要悪なんですよね。 サバ読みは基本的に無い方がいいのですが、無くすことによる デメリットもあるというのが現実。また、プロフェッショナル 意識の表れでもあります（できない約束はしないという意味で）。 実は、「サバ読みを許さない組織運営」の一つの例はあって、 それが『デッドライン仕事術』（吉越浩一郎さんの著書）です。 これは仕事が早く進む反面、毎日の会議できっちり確認して いかないと仕事がうまく回らなくなってしまいます。そういう 意味で一長一短ある方法です。 以前にブログで紹介したことがあるので、ご興味のある方は 参照してみてください。（ちょっと長い記事ですが） http://jikan.livedoor.biz/archives/51479663.html http://jikan.livedoor.biz/archives/51482153.html インフルエンザの流行が恐い今日この頃。体調には充分気をつけて くださいね。仕事が忙しくても休養は必要です！ では、また来週お届けします！ ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ ┏━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ┃ ＫＫＪ【簡単！効果的な！時間管理術】 ┃ ビズアーク 時間管理術研究所メールマガジン ┃━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ┃【発行者】 (有)ビズアーク 時間管理術研究所 ┃【執筆者】 水口和彦 ┃ (プロフィール) http://jikan.livedoor.biz/archives/50993622.html ┃ ┃ 【URL 】 http://jikan.livedoor.biz/ （ブログ） ┃ http://www.bizark.co.jp/ （ＨＰ） ┃ ┃【このメールマガジンバックナンバーはこちら】 ┃ http://archive.mag2.com/0000190033/index.html ┃ （引用時はバックナンバーのURLを明記ください） ┃ ┃ Copyright 2005-2009 All rights reserved. ┃━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ┃ このメールマガジンは読者の方に支えられて発行３年。 ┃ おかげさまで「まぐまぐ」殿堂入りメールマガジンとなりました！ ┃ 応援やご紹介等も頂きまして、感謝しております。 ┃━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ┃ みなさまからのご感想、ご質問をお待ちしています。 ┃ メールアドレス → mizuguchi@bizark.co.jp ┃━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ┃ ※ 配信中止、配信アドレスの変更はこちらから ┃ → http://www.mag2.com/m/0000190033.html ┃━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ┃ ┃※広告掲載をご希望される方へのお知らせ ┃ 本メールマガジンは読者の方の読みやすさを最優先とし、広告の ┃ 掲載は基本的にお断りさせて頂いております。ご了承ください。 ┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
