2009/02/15
【ＫＫＪ】152 「詰め込み」とは違う「効率化」
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━□□□ ＫＫＪ 【簡単・効果的な・時間管理術】 ビズアーク時間管理術研究所 メールマガジン ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 2009/02/15 Vol.152 http://www.bizark.co.jp/ □□□━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ご愛読ありがとうございます。 今週も『時間管理術研究所メールマガジン』をお届けします。 あなたの時間をより活用するために、ご活用ください！ （執筆者：水口和彦プロフィール） http://jikan.livedoor.biz/archives/50993622.html ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ ■第152回■ 「詰め込み」とは違う「効率化」 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 今週の目次 【１】今週のテーマ： 「詰め込み」とは違う「効率化」 【２】時間管理術研究所ブログ Topics： セミナー開催のお知らせ 他 【３】最新情報 【４】編集後記 ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ 【１】今週のテーマ 「詰め込み」とは違う「効率化」 ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ こんにちは。水口です。 このメールマガジンでも告知中ですが・・・、 ２４日に時間管理のセミナーを行います。 （ちなみにこちら↓です） http://www.bizark.co.jp/seminar/seminar20090224.php そのセミナーというのは「時間管理の３本柱」うちの１つ、「効率を 高める」ことについてのセミナーです。 今週は、このメールマガジンでもこの「効率を上げる」ことについて、 紹介したいと思います。 ■ 効率アップ＝仕事の詰め込み ではない ちなみに、「時間管理の３本柱」というのは、 「短期的な（毎日の）時間管理」 「長期的なスケジュールの作成や管理」 「時間効率を高める」 の３つです。「時間管理」の基本は「計画を立てて行動する」ことです が、「計画」とは少し違う視点で、「効率を上げる」ための工夫や改善 を行うことも、時間を活用するために必要なことです。それで「時間 効率を高める」ことも１つの柱と考えています。 さて、この「時間効率」ですが、よく誤解されがちです。というのは、 「効率アップ＝仕事の詰め込み」 と思われてしまうことが多いのです。 「詰め込み」だと思うから、あえて「効率を上げよう」とは思わない。 そんな「詰め込み」までしたくない。という人も多いと思います。 しかし、効率アップすることは、「仕事の詰め込み」とは違います。 そもそも「詰め込もう」と思って、仕事を詰め込むようなやり方は 長続きするものではありません。 本当に（確実に）仕事の効率を高めるのは、むしろ「楽にやれる」よう に工夫し、改善することの積み重ねです。 ■ 「まとまった時間がある時にやろう」では仕事は進まない では、「効率を上げる」ためには、何を改善するのが効果的でしょうか？ その答は色々ありますが、特に、日頃バタバタしてしまったり、仕事に 追われがちだという人にとって効果的なのは・・・、 仕事の「準備段階」をスムーズに、素早く行う そのための改善を行うことです。 たとえば、私が以前行っていた仕事では・・・、 毎月（顧客に）提出しなければいけない品質管理の報告書がありました。 毎月の製品の検査データを元に、報告書を仕上げていく仕事ですが、 報告書のページ数やグラフの数も多く、参照するデータも多いため、 作成する作業は手間のかかる、気が重いものでした。 ですから、「まとまった時間がある時にやろう」と思うのですが、結局 「まとまった時間」はなかなかできず、ついつい作業を先延ばしして しまい、あとで慌てることが多かったものでした。 この「まとまった時間がある時にやろう」と考えてしまうことは、時間 をうまく活用していくためには、かなりのクセモノです。 報告書以外にも、長期的に取り組みたい仕事や、予算や方針の立案、 人材育成の計画や実行等々、「まとまった時間がある時に・・・」と 思いながら、なかなか手をつけられない仕事を抱えている人は多いと 思います。 ■ 逆転の発想で解決する この「まとまった時間がある時に・・」と思いながらも仕事に手が つかないという状況を解決するためには、発想を逆転させる必要が ありました。 それが、「準備段階」をスムーズに、素早く行うことでした。 いろいろ工夫する中で気づいたのですが、「まとまった時間がないと 仕事が進まない」というのは、ある種の「思い込み」もかなりある のです。 私たちが、ついつい「まとまった時間」に期待してしまうのは、その 仕事の準備に手間がかかったり、前回とこまでやったか確認するのが 面倒だったりすることに、大きな原因があります。 逆に、仕事の「準備段階」をスムーズにできるようにしたり、前回は どこまでやったかをスムーズに確認できるようにしていくと、必ずしも 「まとまった時間」でなくても、仕事は進んでいくものです。 それは、「必要なもの（パソコンなら必要なファイル）」をすぐに取り 出せるようにする工夫や、作業手順をすぐに思い出せるようにする工夫 によって、比較的簡単に手に入れることができるものだと気づきました。 実際、先ほどの「気が重い報告書」も、ちょっとした空き時間を利用 して、少しずつ確実に（しかも余裕を持って）仕上げられるように なりました。本当に、仕事がかなり楽になった感じです。 ■ （結果的に）「スキマ時間」が活きてくる 話を少し戻しまして・・・、 「仕事の詰め込み」に近いイメージの「効率アップ」の考え方に、 「スキマ時間を活かす」というものがあります。 ちょっとした空き時間を無駄にせずに利用していけば、「塵も積もれば 山となる」的に、大きな差になってくる。という話です。 これは確かにそうで、スキマ時間を上手に使うかどうかで、仕事の進み 方は大きく違ってきます。 しかし、物の本によっては・・・、 「スキマ時間」を無駄にしないために、 「スキマ時間」にできることを用意しておく と書かれているものもあります。 これは、「場所限定」のスキマ時間（外出時の待ち時間など）には特に 有効な方法ですが、自分のデスクにいるときにはそれほど有効な方法 ではありません。 むしろ、デスクにいるときは、わざわざ「スキマ時間」用の仕事を用意 しておくより、その時間を「本来の仕事」のために使いたいものです。 先ほどの「準備段階」をスムーズにすることは、このスキマ時間の活用 に、とても大きな効果があります。 準備段階に時間がかかってしまうと、スキマ時間では準備しているうち に時間が無くなってしまいます。これでは仕事が進まないので、先ほど の「まとまった時間」に期待するしかなくなってしまいます。 逆に、準備段階が素早くなると、スキマ時間でも仕事は確実に進みます。 この差がとても大きいのです。 ■ 準備段階をスムーズに行うためには？ 準備段階をスムーズに行うためには、基本的なところで言えば、まず、 「物の整理」が重要になってきます（パソコンの場合は、単純な「整理」 だけでなく、ファイルを素早く取り出すためのショートカットやリンク の作り方も重要です。これを工夫している人はまだ少ないですし、かな りの効率アップが見込めます）。 また、作業内容を素早く思い出し、仕事にとりかかるためには、その 仕事の手順を（簡単な）マニュアルに近い形で整理しておくことも役 に立ちます（かしこまったマニュアルではなく、本当に「使う」ための マニュアルを作ることが重要です）。 そして、もう１つ大事なのが、前回の作業内容（どこまでやったか）を 記録しておく一手間です（ちょっとしたメモを取るだけでもだいぶ違う ものです）。 「整理」「マニュアル化」「記録」・・・この３つがうまくまとまると 驚くほど仕事がよく進むようになりますし、それは「仕事を詰め込んで いる」という感覚とはまったく違うものです。 「詰め込み」とは違う効率化に向けて、できるところから、少しずつ 工夫してみてはいかがでしょうか。 ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ 【２】時間管理術研究所ブログ Topics 毎日更新中です！ ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ２／８〜２／１４の更新記事です 今回は研修でのご質問に関する話が多いです。 時間管理のポイント： 時間管理に挫折しないために □ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51856556.html 時間管理へのご質問： 時間管理で仕事のやり方はどう変わる？ □ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51857411.html 時間管理へのご質問： 計画（スケジュール）は共有すべきか？ □ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51858303.html スケジュールで「議論すべきこと」「口をはさむべきでないこと」 □ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51859196.html 『やってみろ 結果良ければ 俺の指示 （結果悪けりゃ 部下のせい）』 □ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51860015.html 受けるか？ 蹴るか？： 人事異動や転勤についての判断基準 □ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51861877.html 「耳が痛い」と言わせたくない：「耳が痛い」で終わらせないで・・！ □ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51862131.html ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ 【３】時間管理術研究所 最新情報 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 今回、本文でも紹介しました「時間効率を上げる」ためには、 「整理」「マニュアル化」「記録」 の３つを効果的にまとめること、 それを手間をかけすぎずに行うことが重要になってきます。 「時間管理基礎講座」シリーズの中で、この点を重点的に取り上げる セミナーを２４日に行います（東京）。 前回、前々回に実施した際に大好評だった、仕事を効率化するための 『仕事コンソール』も紹介します。 ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ 時間管理基礎講座Ｃ 時間意識と行動力の高め方・時間をムダにしない技術 http://www.bizark.co.jp/seminar/seminar20090224.php 日時： 2／24（火） 19:30〜21:00 （19:00 開場） 場所：東京都中央区日本橋３−３−９ ＴＫＰ 日本橋ビジネスセンター （ＪＲ東京駅から５分 ・東京メトロ日本橋駅から３分です） 地図→ http://tkpnihon.net/access/img/map.jpg 受講料： 6,000円 詳細＆お申し込みは↓こちらから（弊社ＨＰです） http://www.bizark.co.jp/seminar/seminar20090224.php 皆様とお会い出来るのを楽しみにしております。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ 私の最新刊です（昨年12月発売） 書店・amazonで発売中です 『仕事に追われない超時間術』 中経出版 http://www.amazon.co.jp/o/ASIN/4806132454/ まずは、「仕事に追われない」「コントロールできる」自分を作る ことから始めてみませんか？ その方法はこの本で！ ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ 現在、ＮＥＣのビジネス情報サイト「Ｗｉｓｄｏｍ」での 第二期連載中です！ 「忙しいビジネスパーソンのための手帳術 〜タイムコンシャスなビジネス習慣づくり〜」 □ URL ： http://www.blwisdom.com/time2/ 第３回「忙しい上司のための、手帳を使ったコミュニケーション術」 が公開中です。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ ａｓａｈｉ．ｃｏｍ 「となりのビジネス達人」コーナーで 連載コラムを執筆中です。 「となりのビジネス達人」コーナー □ URL ： http://www.asahi.com/shopping/column/busitatsu/ 2/2「仕事をあふれさせてしまう「バタ男」防止法」が公開中！ ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ 【手帳制作サービスのお知らせ】 ご好評を頂いております、弊社オリジナルの手帳レフィルです。 私もこれを使用しています。 オリジナル手帳レフィル制作サービスの紹介ページ □ URL ： http://www.bizark.co.jp/techo/index.html ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 【４】編集後記 ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ 最近、執筆する時間を多めに取っているために、本を読む時間はやや 少なくなっています。とはいえ、「隙あらば読む（読める）」体制は 大事なのでカバンに１冊の本を入れております。 ところが、最近ハマってよく読んでいるのがハードカバーの本。 400ページ以上の本も多いですから、持ち運ぶのは重いです・・・。 そのため、以前からやってみたいと思いながら、なかなか手を つけることのできなかった、「ハードカバーの分解」に挑戦して みました。本を分解して持ち運びやすくする人がいるのは知って いましたが、自分がやるのは始めてです。 買ったばかりの新品のハードカバーを切って分解するのは、ちょっと 度胸がいりましたが（← 小心者？（笑））、やってみると、とても 軽くて快適です。 単純に、カバー部分を取り外し、本文の方を２つに分割して、適当 な紙を表紙代わりに貼り付けただけですが・・・意外にいいですね。 読み終わった後、どうやって保管するかが問題ですが・・・（笑） では、また来週お届けします！ ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ ┏━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ┃ ＫＫＪ【簡単！効果的な！時間管理術】 ┃ ビズアーク 時間管理術研究所メールマガジン ┃━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ┃【発行者】 (有)ビズアーク 時間管理術研究所 ┃ ┃【執筆者】 水口和彦 ┃【執筆者プロフィール】 ┃ http://jikan.livedoor.biz/archives/50993622.html ┃ ┃ 【URL 】 http://jikan.livedoor.biz/ （ブログ） ┃ http://www.bizark.co.jp/ （ＨＰ） ┃ ┃ Copyright 2005-2009 All rights reserved. ┃ご友人などへの全文転送は歓迎！ 引用表記なき転載は御遠慮下さい。 ┃ ┃━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ┃ みなさまからのご感想、ご質問をお待ちしています。 ┃ メールアドレス → mizuguchi@bizark.co.jp ┃━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ┃ ※ 配信中止、配信アドレスの変更はこちらから ┃ → http://www.mag2.com/m/0000190033.html ┃━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ┃ ┃※広告掲載をご希望される方へのお知らせ ┃本メールマガジンでは、広告の掲載は基本的にお断りさせて頂いて 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