2008/06/01
【ＫＫＪ】115 中編：「タイムコンシャス」であるための条件－１
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━□□□ ＫＫＪ 【簡単・効果的な・時間管理術】 ビズアーク時間管理術研究所 メールマガジン ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 2008/06/01 Vol.115 http://www.bizark.co.jp/ □□□━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ご愛読ありがとうございます。 今週も『時間管理術研究所メールマガジン』をお届けします。 自分の時間の使い方を考えるためのヒントに、ぜひご活用ください。 （執筆者：水口和彦プロフィール） http://jikan.livedoor.biz/archives/50993622.html ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ ■第115回■ 中編：「タイムコンシャス」であるための条件−１ ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 今週の目次 【１】今週のテーマ： 「タイムコンシャス」であるための条件−１ 中編 【２】時間管理術研究所ブログ Topics 【３】時間管理術研究所最新情報： 「メモ術」講座開催のお知らせ 【４】編集後記 ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ 【１】今週のテーマ 「タイムコンシャス」であるための条件−１：中編 ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ こんにちは。水口です。 今週は、先週に続きまして、 「タイムコンシャス」であるための４つの条件 の「１つめの条件」の話です。 １つめの条件は、これまでにお伝えしてきた時間管理の話と共通する 部分が多いです。その基本は、 「計画を立てて行動すること」 です。しかし、これは「細かい計画を立てるほど良い」という意味では ありません。そもそも、ほとんどの人は必ずといっていいほど、毎日 新しい仕事や突発的な仕事に対応しなければいけません。そのなかで は「細かい計画」よりも、むしろ「柔軟な計画」が必要です。 では「計画」として、何を押さえておけばいいのか、それを一言で いうなら、 自分の「仕事」と「時間」を管理すること です。 ■ 「仕事」と「時間」を管理する 「仕事」と「時間」を管理するということを、もう少し別の言葉で 言い換えるとこうなります。 「仕事の管理」：何をいつやるか考える （そして実行すること） 「時間の管理」：自分の仕事の全体量をつかむこと （そして仕事があふれそうなら手を打つこと） 前者の「仕事の管理」は「アポイントメント管理」と「タスク管理」 を合わせたものです。また、後者の「時間の管理」のことを、私は 「リソース管理」と呼んでいます。 今回は、このうちの「仕事の管理」についての話をします。 ■ 仕事の管理：特に「タスク管理」について 「時間」という切り口で見ると、私たちの「仕事」は大きく２つに 分けることができます。時間が決まっている「アポイントメント」 と、時間が自由な「タスク」です。 ※ 「アポイントメント」とは、人と約束した会議や打ち合わせ などの仕事を指します。 「タスク」とは、おもに１人で行う仕事で、期限はあっても、 いつ実行するかは自由に決められる仕事のことです アポイントメント管理では、先週お伝えしたような「時間に合わせた 行動」や「時間に対するシビアさ」も必要になります。 その一方で、タスクのほうは自分で実行時間を決められます。この 「自分で決めていい」というところが意外にクセモノで、自由である ために、かえって実行を先延ばししてしまったりしやすいのです。 ■ 「タスク管理」の難しさ・挫折する理由 この「タスク管理」には、独特の難しさがあります。ですから、 「ＴｏＤｏリスト」を使ってタスク管理を行ってみたけど、結局 長続きしなかったという経験のある人もいると思います。 そういった状況を変えていくためには、つまり、タスク管理で 失敗しないためには、次の２つの要素について考えておく必要が あります。 タスク管理には、２つの要素があります。 １つは、 タスクを忘れないようにする（そのために書き出す）。 完了したタスクと未完了のタスクが分かるようにしておく。 ということ。もう１つは、 それぞれのタスクを「いつ」やるか決めること （期限ではなく、実行日を決めること） です。 タスク管理がうまくいかない人のほとんどは、前者のタスク管理しか 行っていないことに原因があります（それ以外のケースでは、後者の タスク管理に柔軟性がないことに原因がある場合もあります）。 ■ タスクの実行日を決めたほうがいい理由 タスクの実行日を決めることは、実はとても重要です。 実行日を決めない、つまり「期限までにやればいい」と思っていると、 本当にそのタスクに手をつけないまま、期限が迫ってきてしまいます。 そんなタスクが１つだけならまだしも、いくつかのタスクが重なると、 「タスクに追われてバタバタ」という状況になってしまいます。 あらかじめ「実行日を決める」習慣は、こういった状況を起こりにく くする効果があります。 こういう話をすると、「どうせ計画外の仕事が発生するから、実行日 を決めてもその通りにはできない」という人もいます。 確かに、突発の仕事などが起こりがちな状況では、タスクの実行日を 決めても、その通りにできない場合もあります。ですから、ときには タスクの実行日を変更せざるを得ないことがあります。 しかし、それでも実行日を決めておくことが重要なんです。 あらかじめ「いつやればいいか（いつならやる時間が取れるか）」と 考えておくのと、考えないのでは、予定が変更になった場合の行動 にも差が出てきます。 実行日を決めていた場合は、その遅れをどうやって取り返すのか？ 他の仕事も含めて計画を見直すべきかどうか？ ということを考える ようになります。 逆に、実行日を決めていない場合には、「まだ期限には間に合うから 大丈夫」と思ってしまいがちです。ですから、時間が足りなくなり そうな場合の対応に、遅れが出てしまいがちになるのです。 タスクの「実行日」を決めずにタスク管理を行っている人は、 やり方を少し変えてみてはいかがでしょうか。 しばらく続けてみると、必ずメリットが実感できるはずです。 ■ もう１つの理由 タスクの実行日を決めておいたほうがいい理由はもう１つあります。 先にあげた「時間の管理」を行うためには、タスクの実行日を決めて おくのが最も簡単で確実だからです。 細かく時間を決めるのは面倒だし、実際うまくいかない。 だからといって、いつ実行するか決めないのもうまくいかない。 この問題をうまく解決して、簡単に計画を立てられるようになる ためのポイントが、「実行日を決める」ことなのです。 この「時間の管理」とは、自分の仕事の全体量をつかむことです。 これができていると、仕事に対して「やれる」という確信が持て ますし、問題があれば事前に気づくこともできます。 これは仕事の効率にも、仕事のストレスにも関係する要素です。 では、次回はこの点について、詳しく説明していきます。 ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ 【２】時間管理術研究所ブログ Topics 毎日更新中です！ ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ５／２５〜５／３１の更新記事はこちらです！ 「高橋メソッド」プレゼンの意外な本質？：プレゼンの話です □ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51633820.html 新入社員の人へ ・新入社員を受け入れる人へ： ニュース関連です □ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51634986.html 「トヨタはＡ３で１枚」は都市伝説か？ ：Ａ３書類の作り方も紹介 □ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51635960.html 企業は「残業を減らすインセンティブ」を真剣に考えるべきである □ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51636960.html 「ノー残業デー」のやり方と効果、そして自分で時間を決める習慣 □ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51637736.html 手帳に「いくら」出せますか？： 手帳の選び方について □ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51638863.html 再び「マインドマップ」について： マップの例です □ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51639738.html ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ 【３】時間管理術研究所 最新情報 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 「効率よく仕事をする」ためには、自分自身のやり方の工夫だけでなく、 やり方のノウハウ・コツ・ヒントなどを聞いてみることも役立ちます。 そのなかでも特に、「考える仕事」や「創造力が必要な仕事」は、 成果と時間は比例しません。速いときは本当に短時間でいいアイディア が思いつくこともあるし、逆にいくら考えても行き詰ってしまうことも あります。 そんな「考える仕事」も、やり方しだいでかなり効率化できます。 たとえば、「メモを活用すること」は、考える仕事のために極めて 重要なことだと私は日々実感しています。しかし、多くの人は、 そんなメモを、あまり活用していません（私も昔そうでしたが）。 これは、とてももったいないことです。 「書きながら考える習慣」や、「情報収集のちょっとしたコツ」など は、大げさではなく、自分の人生を変えることにもつながります。 私自身、この習慣なしに本を書いたりできなかったと感じます。 やるのは、決して特別なこと・難しいことではなく、短時間で簡単に できることも多いです。 この機会に「考える力」を高める・効率を上げる習慣を身につけて みてはいかがでしょうか。 ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ 時間管理講座上級編（応用編）−３ （Ｆ講座） 「考える仕事」の効率化・時間効率を上げる時間意識と生活習慣 http://www.bizark.co.jp/seminar/seminar20080620.php ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 日時： 6／20（金） 19：00〜20：45 場所： 東京都千代田区神田錦町3‐21 お申込み・内容の詳細はこちらからご覧になれます。 http://www.bizark.co.jp/seminar/seminar20080620.php 忘れないうちに早めのお申込みを！ ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ ※ ＮＥＣのビジネス情報サイトＷｉｓｄｏｍにて連載中 メルマガの内容とはまた違いますので、こちらもぜひ。 「タイムコンシャスな人づくり・組織づくり 〜時間意識を高め、時間活用力をつける〜」 最新版がアップされます！→ 第４回 『チームの時短力』を上げる URL: http://www.blwisdom.com/pr/time/04/ ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ 「まだまだ平積み」という書店も多いようです。ありがとうございます！ （３冊目の拙著です） 『たったこれだけのことで!仕事力が３倍アップする時間活用法』 この本の目次・読者特典ページ へのアクセスはこちらから URL: http://bizark.co.jp/book3/ ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ 【手帳制作サービスのお知らせ】 ご好評を頂いております、弊社オリジナルの手帳レフィルです。 私もこれを使用しています。 オリジナル手帳レフィル制作サービスの紹介ページ □ URL ： http://www.bizark.co.jp/techo/index.html ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 【４】編集後記 ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ 先週は、１日研修を２回と講演・取材・打ち合わせ等々・・・ いろいろありました。仕事が多いのはありがたいことですが、 喉の調子がいまひとつだったので、少し不安を抱えながらの 仕事になってしまいました。 結果は、不思議と喉の調子はかえって良くなってきました。 鍛えられたんでしょうか・・・（笑） 喉の調子が悪いときに気づいたのですが、むやみに冷房を効かせた 室内って、湿度が低くて喉につらい場合がありますね。 ということは、「クールビズ」は喉にもやさしいんですね。きっと。 それはともかくとして、体調管理の重要さを自覚した１週間に なりました。今週も油断しないようにがんばります。 では、また来週お届けします！ ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ ┏━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ┃ ＫＫＪ【簡単！効果的な！時間管理術】 ┃ ビズアーク 時間管理術研究所メールマガジン ┃━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ┃【発行者】 (有)ビズアーク 時間管理術研究所 ┃ ┃【執筆者】 水口和彦 ┃【執筆者プロフィール】 ┃ http://jikan.livedoor.biz/archives/50993622.html ┃ ┃ 【URL 】 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