【ＫＫＪ】109：時間管理で自己改革する！　ステップ６（後編） [まぐまぐ！]

2008/04/20

【ＫＫＪ】109：時間管理で自己改革する！　ステップ６（後編）

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　ＫＫＪ　【簡単・効果的な・時間管理術】
　ビズアーク時間管理術研究所　メールマガジン
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　　　　2008/04/20　　Vol.109　　　　  http://www.bizark.co.jp/
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　ご愛読ありがとうございます。

　今週も『時間管理術研究所メールマガジン』をお届けします。
　自分の時間の使い方を考えるためのヒントに、ぜひご活用ください。

　（執筆者：水口和彦プロフィール）
    http://jikan.livedoor.biz/archives/50993622.html

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　■第109回■ 時間管理で自己改革する！　ステップ６（後編）
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今週の目次

【１】今週のテーマ

【２】時間管理術研究所ブログ　Topics

【３】時間管理術研究所　最新情報

【４】編集後記

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【１】今週のテーマ
　　　時間管理で自己改革する！　ステップ６（後編）

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　こんにちは。水口です。
　
　このメールマガジンをお読みの方は、書店で「ビジネス」のコーナーを
　見たりすることも多いのではないでしょうか。そんな方はお気づきかも
　しれませんが、今年も「時間の使い方」に関する本がたくさん刊行され
　ています。
　
　本が刊行され続けるのは、それだけ「時間の使い方」に関心を持つ人が
　多いということを表しています。
　
　その原因はいろいろあります。
　
　まず、仕事をスピードアップしたい人が多いということ。たとえば、
　プロジェクトの短納期化や、作成する書類の増加、メールのやり取り
　などの細かい仕事の増加といった環境は、仕事のスピードを高めないと
　乗り切っていけません。また、職場の人員が減った結果として、多くの
　仕事をこなさなければいけない場合もあると思います。
　
　さらに、「自分のために時間を使う」ことの重要さを感じている人も
　増えています。スキルアップのための時間を作りたいというのもその
　例です。
　
　そんなふうに、きっかけはいろいろありますが、そのきっかけが何で
　あれ、「時間の使い方」に関心を持つことは良いことです。自分の時間
　の使い方を意識することは、（少し大げさに聞こえるかもしれませんが）
　自分の「生き方」を意識することと同じです。
　
　より「望む生き方をする」ことや、より「後悔しない人生を送る」こと
　と、自分の「時間の使い方」を意識することは確実につながっています。
　小さな「時間」の積み重ねが、大きな「人生」につながっているのは、
　間違いないことですから。
　
　
　これからも、より多くの方に「時間の使い方」「時間管理」に関心を
　持ってもらったり、そして、関心を持つ人たちと、より役に立つ知識を
　共有していけるようにしたいと考えています。このメールマガジンも
　そのために活用して頂けると幸いです。
　
　
　■　「時間管理で自己改革する！」ステップ６
　　　
　今年の初めから続けてきた、「時間管理で自己改革する！」という
　シリーズは、今回で区切りとなります。
　
　今回は「ステップ６」、「時間効率を上げる」ことに注目しています。
　　
　　（「ステップ６」のバックナンバーはこちらにあります）
　　　ステップ６　前編：
　　　 http://archive.mag2.com/0000190033/20080406150000000.html
　　　ステップ６　中編：
　　　 http://archive.mag2.com/0000190033/20080413150000000.html
　
　このステップ６では、「考える」という行動を効率化したり、仕事
　全般の効率に影響する「集中力」の話を紹介しました。今回は、それ
　らとは少し違う話で、「緊急事態にどう対処するか？」という話です。
　
　
　■　「計画通りにいかない」ときには？
　
　「時間」は、一度過ぎてしまうと取り返しがつかないものです。だから
　こそ、事前に時間をどう使うか考えることが重要ですし、考えた計画を
　見ながら行動することも大事です。
　
　（「計画を立てる」という作業は、「手間がかかる」と嫌われがちです
　　が、やり方しだいでかなり簡単にできるようになります。それは、
　　これまでにもこのメルマガやブログ、本などで紹介してきました）
　
　
　しかし、いつでも計画通りに事が進むとは限りません。特に、計画を
　崩してしまう原因になりやすいのは、突発的に発生する仕事やトラブル
　などです。そのなかでも、緊急に対応しなければならない仕事ほど、
　計画を大きく崩してしまいます。
　
　そんな「緊急事態」にどう対応するか（対応できるか）によって、時間
　的な効率も大きく変わってきます。
　
　
　■　緊急事態への対処法
　
　緊急事態が発生したときは、もちろんそれに対処しなければいけないの
　ですが、そのときに難しいのが、もともと計画していた仕事をどうする
　かという問題です。
　
　理想的な姿は、緊急事態に対応するとともに、もともとの計画も冷静に
　組み換えられるようになることです。もちろん、これはそう簡単にでき
　ることではありません。
　
　一方、最悪な例は、緊急事態に目が向くとともに、計画していた仕事
　を忘れてしまい、無計画な状態に戻ってしまうことです。
　
　経験上、自分が「やろうと思うこと」を頭のなかで覚えているだけだと、
　特にこうなってしまいやすいです。緊急事態に対応するところまでは、
　いいものの、それが終わったら気が抜けてしまい、次に何をやればいい
　かという、次の組立てがなかなかできないのです。そうすると、もともと
　やろうとしていたことは、ますますできなくなってしまいます。
　
　逆に、やろうと思うことを書き出していれば（計画を書いていれば）、
　緊急対応が終わったあと、次に何をやるべきかが見えやすくなります。
　
　
　ですから、計画が崩れやすい職場（緊急対応が多い職場）であっても、
　「計画を立てる」ことは必要なのです。これは、よく誤解されがちな
　ところです。
　
　「計画を立てても、計画通りにはいかないから意味がない」と思って
　いる人は結構多いです（私も以前はそう思っていました）。
　
　しかし、そうではありません。突発的な仕事が舞い込んできやすい職場
　だからこそ「何をやるか」という計画を立てておくこと（言い換えれば、
　頭の中身を書き出して整理しておくこと）が大事です。計画は、書き
　出しておくことによって、その変更もより容易になるのです。
　
　
　■　計画変更のポイント
　
　緊急事態が起きたりして、計画を変更するときには大事なポイントが
　あります。といっても、それほど複雑なことではありません。
　
　１つは、「今日やるつもりだった仕事」に注目することです。
　
　「今日やるつもりの仕事」には、
　
　・今日絶対やらなければいけない仕事
　・明日以降でも大丈夫な仕事
　
　の両方があるはずです。まずはこれを落ち着いて考えて、「今日はここ
　まではやる」という見極めをつけることが必要です。あわてていると、
　つい抜けが出てしまいやすいですから、もとの計画（その日のタスク）
　を「見ながら」考えるのがポイントです。
　
　
　もう１つのポイントは、「明日以降の仕事」を見ることです。
　
　「今日やるつもりだった」「でもできなかった」という仕事を、明日に
　回した場合、明日の仕事がどうなるか、今週の仕事全体としてどうか、
　ということを考えておくことが必要です。
　
　もし、明日以降の仕事に深刻な影響がでそうであれば、早めに手を打つ
　ことが必要ですから、この視点は絶対に必要なものです。
　
　
　■　まとめ
　
　これらのポイントをまとめておきます。
　
　緊急事態が起こったときには、
　
　　・緊急事態に対処するとともに「もともとの計画」も必ず見る
　
　その見方は、
　
　　・まず、「今日の仕事」に注目する
　　　（今日は最低でもどこまでやらなければいけないか判断する）
　
　　・次に、「今週の仕事」に注目する（または来週の仕事に注目する）
　　　（今日の仕事が遅れたことによる影響を考え、手を打つ）
　
　ということになります。同じ一週間のスケジュール（とタスク）でも、
　「今日」に注目するのと「今週」全体を見るのでは違いますから、両方
　の視点を持つと良いということです。
　
　
　もともと、タスクを「実行日」で計画できている人の場合は、あまり
　難しく考えずに、
　
　　　「緊急なときほど、意識的にもともとの計画も見たほうがいい」
　
　ということだけでも構いません。
　
　これを実行するだけで、いざというときの結果は必ず違ってきます。
　落ち着いて、計画を「見る」ことが、さらに落ち着きを生みます。
　このことは、心にとめておくと、いざというとき役立ちますよ。

　
　さて、これで「ステップ６」の紹介は終了です。このステップのなか
　には、他にもお伝えしたいことがいろいろあるのですが、それは別の
　機会にゆずるとして・・・、
　
　次回からはまた違った観点で、「時間の使い方」に切り込んでいきます
　ので、ご期待ください。
　
　

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【２】時間管理術研究所ブログ　Topics
　　　毎日更新中です！
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　４／１３～４／１９の更新記事はこちらです！

　課長が病んでいる？課長が危ない？：「抱え込み」には気をつけて！
　□ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51589830.html

　新入社員に伝えたい（伝えるべき）　「ＯＪＴ」の価値
　□ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51590893.html

　「初心忘るべからず」の本当の意味は？：　２つ意味があるんです
　□ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51591885.html

　「仕事のムダ取り」と、その抵抗勢力：まずは１つの改善から
　□ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51593136.html

　「自分の強み」を活かす戦略のために：日本のモノづくり戦略に学ぶ
　□ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51594307.html

　「全力を出す機会」を作ってみませんか？：研修のあり方に思うこと
　□ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51595320.html

　「プロ」と「アマ」の違いは？：２つの定義：　「プロアマ論」まとめ
　□ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51596595.html

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【３】時間管理術研究所　最新情報
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　２月、３月に行いました３つの講座を、５月に再び行います。
　
　□　時間管理基礎講座Ａ
　　　　最小の手間で最大の効果を上げるタスクとリソースの管理術
　
　□　時間管理基礎講座Ｂ
　　　　仕事を効率化する「段取り」技術と長期スケジュールの実行法
　
　□　時間管理基礎講座Ｃ
　　　　時間意識と行動力の高め方・時間のムダを改善する技術
　
　今回は、１日で３講座を受講できるチャンスです。
　もちろん、１つだけを受けることもできます。
　
　
　時間管理はやり方しだいで、かかる手間も、得られる効果も違います。
　この基礎講座では、それらを無理なく効果的に実行するための
　「仕組み」作りを中心に紹介いたします。
　
　この機会に、自分の「仕組み」を作ってみてはいかがでしょうか。
　
　
　　「もっと時間をうまく使いたい」
　　「仕事に追われてばかりの毎日を変えたい」
　　「自分の目標を立てて、それを達成したい」
　
　　そういう思いを、実現させてみませんか？
　
　
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　　時間管理基礎講座Ａ・Ｂ・Ｃ
　　　短期から長期まで、時間を徹底活用する「仕組み」の作り方
　　  http://www.bizark.co.jp/seminar/seminar20080511.php
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　日時：　5／11（日）　13：00～18：30
　場所：　東京都千代田区神田錦町3‐21　
　　　　　ちよだプラットフォームスクウェア　506会議室

　懇親会のご案内
　
　今回は、３講座終了後１９：００から懇親会を行う予定です。
　他のご参加者との親睦を深めるために、講師にもっと突っ込んだ質問を
　するために、ぜひこの機会をご活用ください
　（ご参加は自由です）
　
　
　詳しいご案内は、↓こちらのＵＲＬにあります

　　  http://www.bizark.co.jp/seminar/seminar20080511.php

　お会いできるのを楽しみにしております！

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※　お知らせ
　　５月はもう１つ「時間管理講座上級編－２：長期スケジュール」も
　　予定しております（「ステップ５」に相当する講座です）。

　　こちらの講座は、長期的な目標設定と長期スケジュールの管理、
　　「段取りを極める！」ことを主な内容にしています。

　　またメールマガジンでもご案内しますが、開催日時を先にご連絡
　　しておきます。こちらは、以下の日程で行います。

　　日時：　5／16（金）　19:00～20:45
　　場所：　東京都千代田区神田錦町3‐21　
　　　　　　ちよだプラットフォームスクウェア　505会議室

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　ＮＥＣのビジネス情報サイトＷｉｓｄｏｍにて、連載記事を執筆中

　「タイムコンシャスな人づくり・組織づくり
　　　　～時間意識を高め、時間活用力をつける～」

　 URL：  http://www.blwisdom.com/time/

　第３回　『チームとしての時間活用法』
　　　　　　明日公開の予定です

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　時間管理を始めたい、始めてもらいたいならこの本を！

　『たったこれだけのことで!仕事力が３倍アップする時間活用法』

　目次・読者特典ページへのアクセスはこちらから
　URL:   http://bizark.co.jp/book3/

　重版（第２刷）が出来ました！
　新人の方にもわかりやすく、シンプルに重要なことを書いた本です。

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【手帳制作サービスのお知らせ】

　ご好評を頂いております、弊社オリジナルの手帳レフィルです。
　私もこれを使用しています。

　タスク欄や時間の欄を変更し、様々な仕様の手帳が作れます。
　自分にピッタリの手帳を探している方におすすめです。

　オリジナル手帳レフィル制作サービスの紹介ページ
　□ URL ： http://www.bizark.co.jp/techo/index.html

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【４】編集後記
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最近、講演や研修のお問い合わせが急に増えていて、ついその対応に
追われてしまいがちになることがありました。

それで、「このままではいかん」ということで、仕事の管理のやり方を
少し変えることにしました。

講演や研修のお話は、最初にお問い合わせ頂いた時点から、実際に実行
するまでの期間が比較的長いところに特徴があります。早ければ１ヶ月
も経たないうちに実行となるのですが、長い場合は半年、あるいはそれ
以上の期間がかかる場合もあります。

ですから、複数の仕事が並行していると「どの仕事がどこまで進んだか」
わかってるつもりでも「どこまでいったっけ？」と混乱しがちになります。
こういった仕事は「段取り」をいかにうまく整理・管理するかがポイント
になりますね。

というわけで、前々から構想はあったのですが、各プロジェクトの段取り
を管理したり、一度やった仕事の段取りを再利用しやすくしたり、それを
日々のスケジュールに落としやすくするための手法を進化させているとこ
ろです。（具体的にはExcel上で、かなり凝ったシートを作っています）

その仕組みを作っていて思ったのですが、通常のパソコンのスケジュール
管理ソフトやグループウェアは仕事の「段取り」を作ることに関して、
まだまだ非常に使いにくいものなんですよね。いいものがあれば私も使い
たいのですが・・・。

その話はともかくとして・・・

自分の時間と仕事を管理する手法は、一度完成したら終わりというわけ
ではなく、仕事の内容が変わってきた場合には、それに応じて変えていく
必要があるものです。それを改めて実感した次第です。

ちなみに、その「段取り」の管理方法はうまく機能し始めていますので、
講演、研修等のご相談はどんどんしてください。（←ちょっと宣伝（笑））

真面目な話で、時間管理の講演等をご検討の方は、プロフィールページ
（↓このどちらでも）の連絡先にお気軽にご連絡ください。
  http://jikan.livedoor.biz/archives/50993622.html
  http://www.bizark.co.jp/profile2.html

　では、また来週お届けします！

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┃　ＫＫＪ【簡単！効果的な！時間管理術】
┃　ビズアーク時間管理術研究所メールマガジン
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┃【発行者】　(有)ビズアーク時間管理術研究所
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┃【執筆者】　水口和彦
┃【執筆者プロフィール】
┃            http://jikan.livedoor.biz/archives/50993622.html
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