【ＫＫＪ】100：時間管理で自己改革する！　ステップ１～３復習編 [まぐまぐ！]

2008/02/17

【ＫＫＪ】100：時間管理で自己改革する！　ステップ１～３復習編

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　ＫＫＪ　【簡単・効果的な・時間管理術】
　ビズアーク時間管理術研究所　メールマガジン
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　　　　2008/02/17　　Vol.100　　　　  http://www.bizark.co.jp/
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　ご愛読ありがとうございます。

　今週も『時間管理術研究所メールマガジン』をお届けします。
　自分の時間の使い方を考えるためのヒントに、ぜひご活用ください。

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　■第100回■ 時間管理で自己改革する！　ステップ１～３復習編
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今週の目次

【１】今週のテーマ

【２】時間管理術研究所ブログ　Topics

【３】時間管理術研究所　最新情報

【４】編集後記

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【１】今週のテーマ
　　　時間管理で自己改革する！　ステップ１～３復習編

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　こんにちは。水口です。
　
　■　メールマガジン第100号記念！
　
　このメールマガジンは一昨年の３月にスタートし、これまで毎週発行
　を続け、今週でちょうど100号となりました。時々発行する「号外版」
　は号数をつけていないので、ちょうど100週間ということになります。
　
　その間、毎週休まずに発行を続けることができたのも、読んで下さる
　読者の方々があってのこと。その感謝の意をこめて・・・というほど
　大したものではないのですが、過去のメールマガジンを読みやすく
　まとめてみることにしました。
　
　こちらのURLにpdfファイルとしてまとめてあります。
　
　URL: http://www.bizark.co.jp/report/bizark-mm1-11.pdf
　（１～11号までをまとめたものです）
　
　これ以降の号もまとめていく予定です。
　（またこのメールマガジン上でご案内させて頂きます）
　
　約２年前のものをあらためて読んでみると、手を加えたいところも
　あったりするのですが・・・バックナンバーということもあり、基本
　的にそのままでまとめてあります。
　
　文章の上手い下手は別として・・・いま読んでみても、良いこと、
　役に立つことを書いていると思う部分もありますので、お時間が
　あるときにでもお読みになってみてください。
　
　
　■　ステップ１～３の復習
　
　このメールマガジンでは、ちょうど、今年に入ってから「時間管理で
　自己改革する！」というシリーズをお届けしています。
　
　このシリーズは、全体で６つのステップになっています。先週で３つめ
　のステップが終わりましたので、ちょうど折り返し点になります。今週
　は、ステップ１～３までを復習しておきます。
　
　このステップ１～３は次の３つの観点で、自分の時間と仕事を管理する
　ためのものになっています。
　
　　□　短期的時間管理（１～２週間の計画を立て、実行する）
　　
　　□　長期的時間管理（数週間～数ヶ月以上の計画を立て、実行する）
　　
　　□　時間効率の向上（時間に対する意識を高める・時間のムダを省く）
　
　
　そして、これらを「自律的に」行うことを目的にしています。
　別の言葉で言えば、「自然に」「無理なく」やるための「仕組み」作り
　を中心に行うのが、ステップ１～３の特徴です。
　
　
　■　ステップ１（短期）で重要なこと
　
　ステップ１で大事なことを一文で言うなら、
　
　・「やる」と決めたことを「書く」こと、それを「見る」こと。
　
　となります。そのための「仕組み」を決めて、それが習慣になるように
　（自律的にできるように）することが、最大の目的です。
　
　多くのビジネスパーソンは、アポイントメント（会議などの約束事）は
　書いていても、タスク（それ以外の仕事）については書いていません。
　それを書くようにすること、忘れずに見ることが重要です。
　
　しかし、書いたことがうまく実行できないことが続くと、嫌になって
　しまうものです。ですから、単に書くだけでなく、「やれる」計画と
　して書くことも大事です。
　
　そのためには、
　
　・タスクの実行日を決める
　・仕事量と時間のバランスを見極める
　
　ということが重要になります。私が時間管理ツールとして推奨している
　フォーム（タスクは実行日に書く。アポイントメント同じページに書く）
　は、できるだけ手間をかけずにこれを行うためのものなんです。
　
　この部分は、使うツールしだいでやりやすさが大きく変わります。
　実際に、私自身も昔は時間管理で苦労したのですが、手帳のフォームを
　変えた途端に、無理なくできるようになったという経験があるんです。
　
　
　■　ステップ２（長期）で重要なこと
　
　ステップ２で大事なことは、大きく分けて２つあります。１つは、
　
　・大きな仕事は分解して、個別の仕事に分ける
　
　ということです。いわゆる「段取り」と同じことですが、頭のなかで
　段取りを組むだけではなく、それを「書く」ことが大事です。
　
　どんな大きな仕事も、分解していけば、小さなタスクやアポイントに
　なり、短期的なスケジュールのなかで管理できるものになります。
　
　そうすれば、必要な時間も読みやすくなりますし、他の日常的な仕事
　をやるなかでも、やるべきことを見失いません。これが「習慣」に
　なると、難しい仕事をつい先延ばししてしまい、あとであわてること
　もなくなってきます。
　
　つまり、「段取り」というのは、大きな仕事、手のかかる仕事を
　日常的な（短期的な）スケジュールに組み込んで、確実に実行する
　ための作業なんです。
　
　
　そして、ステップ２でもう１つ大事なことは、
　
　・長期的なスケジュールを書いて、見る習慣をつける
　
　ということです。
　
　数週間以上、あるいは１年以上もかかる長期的なプロジェクトを
　実行しているなかで、プロジェクトの中の「やること」を実行する
　のを忘れてしまったり、遅れてしまったりすることがあります。
　（長期的になるほど「中だるみ」があったりして難しいものです。）
　
　しかし、これも先ほどの「段取り」と同じです。確実に実行する
　習慣をつけるためには、長期的な計画を、日常の（短期的な）計画
　に落とし込むことを習慣にしなければいけません。
　
　ですから、長期的なスケジュールを書いたり、見たりすることを、
　いかに習慣づけるかが鍵になってきます。
　
　そのためには、長期的な（しかも複数のプロジェクトの）計画を、
　一目見てわかる形にまとめるのが効果的です。それをシンプルにやる
　手法が、
　
　・週ごとに「何を」「どこまで」達成するかという計画を立てる
　
　というものです。このやり方はシンプルで使いやすく、おすすめです。
　場合によっては、きっちりした細かい計画でなく、ゆるめの計画でも
　構いません。短期的な時間管理と同じで、長期的な計画でも、
　「書く」こと、「見る」ことが第一なんです。
　
　
　■　ステップ３（時間効率）で重要なこと
　
　ステップ３は、「時間効率を上げる」ためのものです。
　計画を実行する段階で、効率よく行動することが目的です。
　
　ステップ３で大事なことはいろいろあるのですが、特に、
　
　・時間のムダを作らない　（二度手間にしない）
　・何をやるべきか迷わない（迷わないですむ仕組み・習慣作り）
　
　ということが重要です。これも、ステップ１・２と同じく、
　「習慣」づけることが重要です。
　
　たとえば、読んだメールの返信を先延ばしするのも「二度手間」
　の１つです。先延ばしにすることで、結果として何度も返信内容を
　考えることになってしまいます。それよりも、その場で返信して
　しまったほうが、効率は良くなります。
　
　ですから、返信する時間が無いときにちょくちょくメールを見る
　よりも、仕事の区切りで時間が取れるときにまとめて読んで、
　まとめて返信したほうが、効率が良くなるんです。
　
　また、「何をやるべきか迷わない」ためには、短期的な計画の
　なかでも言った「タスクを書く」ことが大事です。しかし、それ
　だけではなく、短い空き時間も有効利用し、少しずつでも仕事を
　進めるようにする習慣も大事です。
　
　このような、日常的な行動パターンを見直してみることによって、
　実行段階の時間効率は大きく変わります。
　
　
　この３つのステップは、どれも必要なものですが、どれから身に
　つけていっても構いません。そして、それぞれのステップについて
　改善されることによって、相乗効果が生まれますから、自分が苦手
　だと思うところも、気をつけてみてください。

　
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【２】時間管理術研究所ブログ　Topics
　　　毎日更新中です！
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　２／１０～２／１６の更新記事

　タスク管理とプロジェクト管理の共通点は？：実は基本は同じなんです
　□ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51511934.html

　マクドナルドの残業代訴訟についてもう一度考える：２つの問題とは？
　□ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51513231.html

　まるでフォーミュラーカーのような、おすすめ水性ボールペン
　□ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51514410.html

　直感的でサクサク使える、マインドマップ（的な）ソフトウェア
　□ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51515524.html

　マインドマップは議事録には使うな：マインドマップの欠点とは？
　□ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51516834.html

　not to doリストは２種類あるんです：「しないことリスト」について
　□ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51517945.html

　はじめての「課長の教科書」：課長以外にもオススメの本を紹介
　□ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51518980.html

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【３】時間管理術研究所　最新情報
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　今日復習したステップ１～３をもっと詳しく具体的に知りたい！という
　ご要望にお答えするセミナーを順次開催しています。

　今月は、ステップ２：段取りと長期的なスケジュールの講座です。

　決して難しい（習慣にしにくい）ことをやるわけではありません。
　むしろ、これ以上ないというくらいシンプルにまとめた方法です。

　興味のある方は、
　こちらの（↓）ページをご覧になってみてください。

　　  http://www.bizark.co.jp/seminar/seminar20080229.php

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　　時間管理基礎講座Ｂ
　　　仕事を効率化する「段取り」技術と長期スケジュールの実行法
　　  http://www.bizark.co.jp/seminar/seminar20080229.php
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　日時：　2／29（金）　19：00～20：30
　場所：　東京都千代田区神田錦町3‐21　
　　　　　ちよだプラットフォームスクウェア

　下記のURLに講座の詳細、ご案内を掲載しています。
　［弊社のＨＰです］
　  http://www.bizark.co.jp/seminar/seminar20080229.php
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【手帳制作サービスのお知らせ】

　ご好評を頂いております、弊社オリジナルの手帳レフィルです。

　↓こちらでは、タスク欄や時間の欄を変更し、様々な仕様の手帳を
　　作ることができます。
　　朝５時からの手帳、24時間の手帳を作る方もおられますよ！

　オリジナル手帳レフィル制作サービスの紹介ページ
　□ URL ： http://www.bizark.co.jp/techo/index.html

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【４】編集後記
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　おかげさまで、無事100号を発行することができました。
　ありがとうございます。

　メールマガジンにもいろいろあって、日刊で毎日きっちり発行し続けて
　いる人もおられますし、週刊と銘打ちながらも、配信が止まったままの
　メルマガもあります（そういう場合は「週刊」ではなく「不定期」に
　しておくべきですよね）。

　私はまだ２年足らずですので、全然たいしたことはないのですが・・・
　ときどき、「継続の秘訣は？」と聞かれることもあります。

　継続の秘訣・・・？　読んでくれる読者がいてくださることが、
　第一ではないかと思いますが、他にもいろいろあるかもしれません。

　１つ種明かしをしましょうか・・・
　メルマガの発行者の方ならおわかりだと思いますが、毎号の号数を確認
　して、日付や番号を書き換える作業って、結構面倒なものですよね。

　そこで、私はメルマガをExcelで作っています。ヘッダの号数や日付の
　部分は、何もしなくても自動で書き変わるようになっています。
　そこに、別途テキストエディタで書いた本文を貼り付けるというやり方
　で、メルマガを仕上げているんです。

　こんな、ちょっとした工夫をしておくことで、毎回確認したり書き換え
　たりする手間と時間を省くことができます。これは時間の節約効果も
　ありますし、作業に取り掛かるときの心理的な負担も減ります。
　
　メルマガに限らず、ちょっとした工夫が、後々に効いてくることは、
　いろいろあります。作業をしながら「面倒だな・・・」と感じたときが
　実は改善のチャンスなのかもしれないですね。

　では、また来週お届けします！

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┃【執筆者】　時間管理アドバイザー・研修講師　水口和彦
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