【ＫＫＪ】099：時間管理で自己改革する！　ステップ３（後編） [まぐまぐ！]

2008/02/10

【ＫＫＪ】099：時間管理で自己改革する！　ステップ３（後編）

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　ＫＫＪ　【簡単・効果的な・時間管理術】
　ビズアーク時間管理術研究所　メールマガジン
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　　　　2008/02/10　　Vol.099　　　　  http://www.bizark.co.jp/
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　ご愛読ありがとうございます。

　今週も『時間管理術研究所メールマガジン』をお届けします。
　自分の時間の使い方を考えるためのヒントに、ぜひご活用ください。

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　■第99回■ 時間管理で自己改革する！　ステップ３（後編）
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今週の目次

【１】今週のテーマ

【２】時間管理術研究所ブログ　Topics

【３】時間管理術研究所　最新情報

【４】編集後記

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【１】今週のテーマ
　　　時間管理で自己改革する！　ステップ３（後編）

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　こんにちは。水口です。
　
　今週は、時間管理の３つめのカテゴリー、「時間効率を上げる」という
　話についてお届けします（後編です）。
　
　　（前回のバックナンバーはこちらです）
　　　カテゴリー３：時間効率を上げる
　     http://archive.mag2.com/0000190033/20080203150000000.html
　
　
　「時間効率を上げるためには、どうする？」　という解決策の１つが
　先週取り上げた「時間のムダをなくす」ことでした。
　
　「時間のムダをなくす」を、言い換えると「ムダな行動をしない」と
　いうことになりますが、先週お話したように、そうやって慎重に行動
　するだけでは、時間が活用できるとは限りません。
　
　時間はお金と違って、貯めておくことはできません。何もしなくても
　過ぎていってしまうものです。ですから「ムダに使わない」ことばかり
　を考えるのではなく、積極的に行動に移していくことも必要なんです。
　
　
　■　「行動に移す」の例：スキマ時間の活用
　
　同じ時間のなかで、より多くの行動を取るのも「時間効率を上げる」
　ことにつながります。
　
　その１つの例として「スキマ時間を活用する」ことがあげられます。
　
　たとえば、10分ぐらいの空き時間があった場合、時間が中途半端なので
　「何もできない」と思ってしまうことがあるかもしれません。
　
　しかし、こういう時間に何もしないで過ごすのと、少しでも何かをやる
　ように行動するのでは、その積み重ねは、大きな違いになりますよね。
　「ちりも積もれば山となる」です。
　
　時間は「ムダに使わない」だけではなく、「こま切れの時間」であろう
　と活用することが重要だというわけです。
　
　これは、意識しようとしていても、つい忘れることもありますから、
　習慣になるくらい、当たり前に実行できるようになるのが理想です。
　（といっても、毎日セカセカしなさいという意味ではありません・・・）
　
　
　「スキマ時間の活用」について、もう少し具体的に考えます。
　
　実は、同じ「スキマ時間の活用」でも、仕事とプライベートでは、
　ちょっとした違いがあります。
　
　
　■　プライベートの「スキマ時間」活用
　
　プライベートな時間のなかでの「スキマ」の活用は、心がけしだいで、
　それほど難しいことではありません。
　
　たとえば、移動中の時間や、何かの待ち時間などに読めるように、本を
　１冊、カバンのなかに入れておくだけでもぜんぜん違います。あるいは、
　iPodなどを使って、耳から勉強するという手もあります。
　
　つまり、自分が「課題としているもの」「勉強したいもの」を持ち歩く
　工夫ができれば「スキマ」はかなり活用できるものです。
　（もちろん、「スキマがあればそれをやろう」という意識も必要です）
　
　
　■　仕事での「スキマ時間」活用
　
　仕事のなかでスキマ時間を活用するためには、「この時間にできる
　ことは何かないか？」という意識を持つことが、まず重要です。
　「10分しかないから・・・」とあきらめないということです。
　
　さらに、普段のタスク管理がしっかりできている（自分のやるべき
　タスクが書き出されている）と、スキマ時間は、より活用しやすく
　なります。
　
　どういうことかというと・・・
　
　まず、タスク管理ができている状態と、できていない状態を比較して
　考えてみましょう。
　
　□　タスク管理ができていない場合
　
　　タスク管理ができていない場合、つまり、自分がやるべきタスクが
　　つかめていない場合は、朝、仕事を始めるときにどう行動するでし
　　ょうか？　まず、どの仕事をやるかがはっきり決まっている場合も
　　あるでしょうが、決まっていない場合もあるはずです。
　
　　もし、決まっていなければ、「今日は何からやればいいか？」と
　　考えることからスタートしたり、とりあえずは、目についた書類や
　　メールを片付けることからスタートしたりすることになります。
　
　　予定していなかったスキマ時間ができた場合も同じです。タスク
　　管理ができていなければ、「何をやろうかな？」と考えることや、
　　やるべき仕事を探したりしているうちに時間は過ぎていきます。
　
　　そうなると、結局中途半端に終わってしまうことになりがちです。
　
　
　□　タスク管理ができている場合
　
　　タスク管理ができている場合、つまり、自分がやるべきタスクが
　　書き出されていて「見える」場合には、「どれからやろうか？」と
　　考えることはあっても、「何をやろうか？」と考えたり、探したり
　　することはありません。
　
　　それだけ、スムーズに仕事を始められるわけです。
　
　　スキマ時間ができた場合も同じです。たとえば、10分のスキマ時間
　　ができたときに、10分でできるタスクを見つけて、実行することも
　　それほど難しくなくなります。
　
　　ですから、タスク管理は「スキマ時間」を活用するためにも、役に
　　立つというわけです。
　
　　もちろん、都合よく「スキマ時間」の間に終わるような仕事がない
　　場合もあります。それでも、タスクが見えていれば、「ここまで
　　でもやっておこうか」という、途中段階まで進められそうなタスク
　　が見つかりやすくなります。
　
　
　このように、タスク管理ができているほうが、スキマ時間を活用しや
　すくなります。（タスクが整理されていると、スキマを活用するため
　の知恵も思いつきやすくなる、ということです）
　
　
　
　「スキマ時間ができたから、何をしようかな？」と思っているうちに
　時間が過ぎてしまう・・・。それよりも「これならできる」と素早く
　判断して行動に移す。そんなことの積み重ねも、仕事の時間効率に
　影響してきます。
　
　ついついダラダラしがちな「スキマ」を活用して、仕事をもっと早く
　終わらせるように意識してみてはいかがですか？
　
　
　
　さて、次回は・・・
　
　このメールマガジンの、第100号記念です！
　
　100号といっても、特別なことをするつもりはなかったのですが、
　ご愛読を感謝する意味で、何かしようかな・・・とも考えています。
　来週をお楽しみに。
　
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【２】時間管理術研究所ブログ　Topics
　　　毎日更新中です！
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　２／３～２／９の更新記事

　「段取り」＝「仕事の○○○」：自分で「レシピ」を作れますか？
　□ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51503430.html

　タスクの書き方のコツは？：セミナーで好評だった話です
　□ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51504588.html

　人に頼まれたタスクと自分がつくり出すタスクのどちらを優先する？
　□ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51505829.html

　時間が読みにくい「コミュニケーション」：頂いたご質問について
　□ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51506993.html

　朝型がいい？　夜型がいい？：　それぞれのメリットとデメリット
　□ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51508422.html

　１台３役のスグレモノ：　久々にタイマーの紹介です
　□ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51509317.html

　「課長は何を着るべき？」という議論：課長の「戦闘服」とは？
　□ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51510604.html

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【３】時間管理術研究所　最新情報
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　前々回（とさらにその前）のメールマガジンで、長期スケジュールの
　計画を立てたり、実行したりするための手法について紹介しました。

　（バックナンバーはこちらです）
　　カテゴリー２：長期的なスケジュール
　   http://archive.mag2.com/0000190033/20080120150000000.html
　   http://archive.mag2.com/0000190033/20080127150000000.html

　ちょっと難しそうだな・・・と思った方もおられたかもしれませんが、
　実際やる手法は、簡単に実行することができます。
　（逆に精密にやる方法もあります）

　その「長期スケジュール」の話に、よくご質問頂く「仕事の段取り」の
　話を合わせた、新しいセミナーを行います。

　「時間管理スキル基礎編」シリーズの２番目、
　「段取りと長期スケジュール」の講座です。

　「段取り」「長期スケジュール」という言葉に反応した人は、
　こちらの（↓）ページもご覧になってみてください。

　　  http://www.bizark.co.jp/seminar/seminar20080229.php

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　　時間管理基礎講座Ｂ
　　　仕事を効率化する「段取り」技術と長期スケジュールの実行法
　　  http://www.bizark.co.jp/seminar/seminar20080229.php
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　日時：　2／29（金）　19：00～20：30
　場所：　東京都千代田区神田錦町3‐21　
　　　　　ちよだプラットフォームスクウェア

　下記のURLに講座の詳細、ご案内を掲載しています。
　［弊社のＨＰです］
　  http://www.bizark.co.jp/seminar/seminar20080229.php
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【手帳制作サービスのお知らせ】

　ご好評を頂いております、弊社オリジナルの手帳レフィルです。

　↓こちらでは、タスク欄や時間の欄を変更し、様々な仕様の手帳を
　　作ることができます。
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　オリジナル手帳レフィル制作サービスの紹介ページ
　□ URL ： http://www.bizark.co.jp/techo/index.html

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【４】編集後記
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　本文にも書きましたが、気がつけばこのメールマガジンも、第100号を
　迎えることになりました。号外版はカウントに入れていないので、
　100号ということは・・・もうすぐ２年ということですね。

　その間、毎週欠かさず発行してこれたことがうれしいです。

　まあ、私の場合は「時間がなくてメルマガ書けません」とか、
　「忙しいので、今週は無しです」　なんて・・・

　立場上、口が裂けても言えません・・・。

　というのは冗談ですが（笑）、ちょっと本気も入ってます。

　この分野のメルマガで「時間がなくて書けません」ということになると、
　厳しいことを言えば、「看板に偽りあり」なのか、読者をなめているか
　のどちらかですからね。それはあってはいけないことです。
　残念ながら、そういうメルマガが結構多いのも事実ですが・・・

　それはともかく、来週もちゃんとお届けします。

　来週は、元々予定していた内容もあるのですが、100号記念で何か
　特別な内容にしようかとも思い始め・・・まだ未定です。お楽しみに！

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┃【執筆者】　時間管理アドバイザー・研修講師　水口和彦
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