【ＫＫＪ】098：時間管理で自己改革する！　ステップ３（前編） [まぐまぐ！]

2008/02/03

【ＫＫＪ】098：時間管理で自己改革する！　ステップ３（前編）

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　ＫＫＪ　【簡単・効果的な・時間管理術】
　ビズアーク時間管理術研究所　メールマガジン
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　　　　2008/02/03　　Vol.098　　　　  http://www.bizark.co.jp/
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　ご愛読ありがとうございます。

　今週も『時間管理術研究所メールマガジン』をお届けします。
　自分の時間の使い方を考えるためのヒントに、ぜひご活用ください。

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　■第98回■ 時間管理で自己改革する！　ステップ３（前編）
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今週の目次

【１】今週のテーマ

【２】時間管理術研究所ブログ　Topics

【３】時間管理術研究所　最新情報

【４】編集後記

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【１】今週のテーマ
　　　時間管理で自己改革する！　ステップ３（前編）

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　こんにちは。水口です。
　
　今週は、時間管理の３つめのカテゴリーについて、お話します。
　
　
　　（過去のカテゴリーのバックナンバーはこちらです）
　　　カテゴリー１：短期的なスケジュール
　     http://archive.mag2.com/0000190033/20080106150000000.html
　     http://archive.mag2.com/0000190033/20080113150000000.html
　
　　　カテゴリー２：長期的なスケジュール
　     http://archive.mag2.com/0000190033/20080120150000000.html
　     http://archive.mag2.com/0000190033/20080127150000000.html
　
　
　３つめのカテゴリーを一言でいうと「時間効率を上げる」こと、つまり、
　「効率よく行動する」というテーマです。
　（計画の「立て方」ではなく、実行する段階の話です）
　
　この「時間効率」というテーマを、「計画の立てる・実行するやり方」
　とは別のカテゴリーにしたのは理由があります。
　
　
　一口に「時間効率」といっても、様々な要素があります。
　
　・時間のムダを見つけて改善する・同じ仕事を効率よくやる
　・スキマ時間なども含めて、時間をムダなく活用する
　・集中力を高めて「時間の密度」を高める
　・時間に対する意識を高める・やる気を高める
　・仕事を先延ばししたくなる「先延ばしグセ」を改善する
　
　これら多数の要素についてのノウハウやコツを挙げていくと、それだけ
　で１つのカテゴリーになるくらいのボリュームになります。
　
　それで、この「短期」「長期」「時間効率」という、３つのカテゴリー
　に分けたというわけなんです。
　
　
　■　「時間のムダ」はどこにある？
　
　この「時間効率」には多くの要素があり、今回はそのすべてをお伝え
　することはできません。
　
　そこで今回は「時間のムダを無くす」ということについて、取り上げて
　みたいと思います。
　
　
　ビジネスパーソンが「時間のムダ」と感じるものは、いろいろあります。
　
　たとえば「ムダな会議」というのもその１つです。
　（そう感じている人は多いのではないでしょうか？）
　
　この会議も「ムダな会議を減らす」「同じ会議をスピーディーに」と
　いう２つのアプローチで対策していくと、時間のムダを減らせます。
　（これは結構大変ですが・・・継続的に努力すると効果は表れます）
　
　
　しかし、おそらくそれに同じくらいにムダな時間を使っているのに、
　なかなかそのムダを自覚しにくいものがあります。
　
　それが「二度手間のムダ」、つまり、「同じことを二度やるムダ」です。
　
　
　　　「二度手間になるようなことなんて、そんなにしてないよ」
　
　と思う人がほとんどでしょうが・・・、「二度手間のムダ」は、仕事の
　なかに、しかも目立たない形で潜んでいるんです。
　
　
　■　「二度手間のムダ」の例
　
　ここでいう「二度手間のムダ」というのは、同じ「作業」を２回やる
　というだけではなく、同じことを２回「考える」ことも指します。
　
　たとえば、
　
　・ある「タスク」をやろうかどうしようか迷ったり・・・
　・やりかけたけど、「やっぱりやめた」と他の仕事に戻ったり・・・
　
　あるいは、
　
　・仕事に集中しているときに、他の人（や電話）にジャマされて
　　せっかく考えていたことが飛んでしまったり・・・
　
　というのは、すべて「思考の二度手間」になってしまいます。
　

　
　もう少し具体的な例でいうと、これ↓も「思考の二度手間」です。
　
　・メールを受信する
　　　　　　　↓
　・返信をどう書こうか考える
　　　　　　　↓
　・面倒くさくなって、「やっぱり後で」と先延ばし
　　　　　　　↓
　　（時間があいてから・・・）
　　　　　　　↓
　・メールのことを思い出す
　　　　　　　↓
　・また返信のことを考える
　
　こういうことは日常的によくあると思いますが、
　これも一種のムダなのです。
　
　最初の時点で考えていた返信内容は、他の仕事をしていたら、かなり
　の程度忘れてしまいます。そして、またあらためて考えることになり
　ますから、そこで時間のムダ（二度手間）が発生してしまうのです。
　
　
　こういうムダは、自分ではなかなか自覚しにくいものですから、
　やっかいなものです。
　
　そうならないためには、自分の行動が「ムダを作りがちな行動パターン」
　になっていないか、という目で見直してみることも必要です。
　
　
　
　■　「お金のムダ」と「時間のムダ」の違い
　
　少し話を変えまして・・・
　
　同じムダでも、「お金のムダ」と「時間のムダ」は、ずいぶん違う
　ということについてお話しておきましょう。
　
　お金のムダ使いをなくす（お金を節約する）のと、
　時間のムダ使いをなくす（時間を節約する）のは、
　似ているところもありますが、根本的に違うところがあります。
　
　
　まず、お金を「ムダに使わない」ようにするためには、どうすれば
　いいでしょうか？
　
　「計画的に考える」「買い物をするときはよく考えてから」
　「ちゃんと比較してからお店を選ぶ」　等々、いろいろありますが・・

　基本は「よく考えること」「慎重に行動すること」ということに
　なりますよね。
　
　
　では、時間を「ムダに使わない」ためには、どうでしょうか？

　
　　「ムダな行動をしない」ように、よく考えて慎重に行動する。
　
　　　そしたら、考えているうちに、時間が過ぎてしまった・・・（笑）

　というのは笑い話ですが、「ムダに使わない」ことばかり考えて
　いてもダメだというのは時間の本質なんです。
　
　時間は貯められないので、何もしなくても過ぎていきます。
　ですから「行動しない」ことも「時間のムダ」の１つです。
　
　
　物事を行動に移すまでにグズグズ先延ばししてしまうのも、
　「時間のムダ」の１つなんですね。
　
　※　もちろん、何も考えずに行動するのがいいというわけではなく、
　　　考えること、行動することを両立させるのが目指す姿です。
　
　
　
　このカテゴリーについては、話は尽きないのですが・・・
　今回はこのへんで。次回は「時間効率」の改善策について、
　お伝えしたいと思います。
　
　
　
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【２】時間管理術研究所ブログ　Topics
　　　毎日更新中です！
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　１／２７～２／２の更新記事

　「通勤時間」を見直してみる（簡易計算法）：通勤時間は何％ですか？
　□ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51494656.html

　「店長」はプレイヤー？マネージャー？：「残業代認定」ニュース関連
　□ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51495851.html

　寒ーい時期の「肩コリＨａｃｋｓ」？：つらい肩コリの予防策
　□ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51497047.html

　２／２(土）新聞掲載のお知らせ：日経土曜版に掲載されました
　□ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51498406.html

　労働時間の国際比較？日本と韓国の違い：労働時間の調査結果
　□ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51499484.html

　「仕事」以外で「段取りする力」を鍛える：段取り力を鍛えましょう！
　□ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51500772.html

　科学技術は労働条件を改善しない？：世論調査の結果について
　□ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51501945.html

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【３】時間管理術研究所　最新情報
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　時間管理基礎講座、短期スケジュール編の第１回を今週行いました！

　そのなかで、日常的な時間管理の例として、「報告書作成」という
　仕事を想定し、それを個別のタスクに分解して計画を立てる。
　という話をしました。いわゆる「段取り」的な話です。

　すると・・・受講者の方々がグッと興味を持っているのを感じました。
　まさに「目がキラっと光る」という感じです（ホントですよ）。

　実践的な話だから、特に興味がわくポイントなんでしょうね。

　さて、そんな「段取り」を、さらに極めるための話をする
　機会ができました！

　「時間管理スキル基礎編」シリーズの２番目、
　「段取りと長期スケジュール」の講座です。

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　　時間管理基礎講座Ｂ
　　　仕事を効率化する「段取り」技術と長期スケジュールの実行法
　　  http://www.bizark.co.jp/seminar/seminar20080229.php
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　この講座のおもな目的
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　□　仕事の手順を組み立てる「段取り」の
　　　２つの手法を身につける

　□　複数の長期計画を整理し、日常のスケジュールと
　　　連携させる手法を身につける

　こんな方には、ぜひおすすめします
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　□　段取りよく仕事をこなせるようになりたい
　□　仕事の手順・段取りを組み立てるのが苦手だ
　□　実現させたい長期的な計画がある
　□　日常の仕事に追われて、長期的な計画の実行が遅れがちだ
　□　長期計画を整理して頭をスッキリさせたい

　そう思う方は、ぜひご参加ください。

　講座の詳細・ご案内はこちら
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　日時：　2／29（金）　19：00～20：30
　場所：　東京都千代田区神田錦町3‐21　
　　　　　ちよだプラットフォームスクウェア

　下記のURLに講座の詳細、ご案内を掲載しています。
　［弊社のＨＰです］

　  http://www.bizark.co.jp/seminar/seminar20080229.php

　2007年にセミナーを受講された方へのお知らせ
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　このセミナーは、2007年の弊社主催　長期スケジュールセミナー
　に比べて、テキスト・付属品等をアップデートしています。
　（私としては「ケーススタディ集」が特におすすめです）

　2007年のセミナーを受講済みの方も、今回のセミナーを受講される
　と、新しい発見・ノウハウがあると思います。
　対象の方は、本セミナーの受講料を割引いたしますので、復習も
　かねて、ご参加されてみてはいかがでしょうか？

　詳しくは、こちら↓のURLをご参照ください。
　  http://www.bizark.co.jp/seminar/seminar20080229.php

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【手帳制作サービスのお知らせ】

　ご好評を頂いております、弊社オリジナルの手帳レフィルです。

　↓こちらでは、タスク欄や時間の欄を変更し、様々な仕様の手帳を
　　作ることができます。
　　朝５時からの手帳を作る方もおられますよ！

　オリジナル手帳レフィル制作サービスの紹介ページ
　□ URL ： http://www.bizark.co.jp/techo/index.html

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【４】編集後記
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　このメールマガジンは、今日（発信日）に書いています。

　そして今日は・・・雪です。積もってます。

　東京だと、雪が降ると交通機関が乱れたりして大変。ということは
　あるのですが・・・。その反面。雪を見るとなんだかワクワクします。
　雪国（金沢）生まれの血が騒ぎます（笑）

　
　さて、次回のセミナーですが、こちらもおすすめの内容なので、
　ぜひご参加をご検討くださいね。

　「プロジェクトマネジメント」みたいに、複雑すぎるものではなく、
　もっと簡単に、日常的に使いこなせる方法をお伝えいたします。

　「基礎講座Ａ（短期）」を受講されていない方も大丈夫です。
　（どれから受講しても大丈夫なようになっています）

　では・・・　インフルエンザにも、お気をつけてください。
　（私の友人もやられてしまいました。いまは無事に復活してます）

　また来週お届けします。

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