【ＫＫＪ】095：時間管理で自己改革する！　ステップ１　（後編） [まぐまぐ！]

2008/01/13

【ＫＫＪ】095：時間管理で自己改革する！　ステップ１　（後編）

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　ＫＫＪ　【簡単・効果的な・時間管理術】
　ビズアーク時間管理術研究所　メールマガジン
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　　　　2008/01/13　　Vol.095　　　　  http://www.bizark.co.jp/
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　ご愛読ありがとうございます。

　今週も『時間管理術研究所メールマガジン』をお届けします。
　自分の時間の使い方を考えるためのヒントに、ぜひご活用ください。

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　■第95回■ 時間管理で自己改革する！　ステップ１　（後編）
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今週の目次

【１】今週のテーマ

【２】時間管理術研究所ブログ　Topics

【３】時間管理術研究所　最新情報

【４】編集後記

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【１】今週のテーマ
　　　時間管理で自己改革する！　ステップ１　（後編）

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　こんにちは。水口です。
　
　今年２回目の配信です。
　
　先週に引き続き、時間管理スキルを体系的にとらえるための
　新シリーズをお届けします。
　
　（先週のバックナンバーはこちらです）
　  http://blog.mag2.com/m/log/0000190033/109318034.html
　
　
　■　「自律的な時間管理」を行うとは
　
　先週解説したように、時間管理を無理なく着実に継続するには、
　シンプルなルールを守っていれば自然に実行できてしまう
　「自律的」な時間管理を行うのが理想です。
　
　普通、時間管理というと、「毎朝、１日分の計画を立てる」
　「毎週、１週間分の計画を立てる」というやり方が紹介される
　ことが多いのですが、こういうやり方では、なかなか自律的に
　運用できないという問題があります。
　
　やってみた経験のある人はわかると思いますが、計画を立てる
　作業は手間もかかるし、頭も使いますので、結構疲れます。
　だから「さあ、計画を立てるぞ！」という気合いが必要に
　なってしまいます。
　
　時間管理を始めた当初は、その気合いも出るものの・・・、
　継続していくうちに、その作業が負担になってくるのです。
　
　それが時間管理が続かない原因の１つなんです。
　
　
　そこで、少し発想を変えて、計画を一度に立てるのではなく、
　新しいアポイントやタスク（仕事）が発生するたびに、ひとつ
　ずつ書き足していくやり方に変えるのが、自律的に時間管理を
　行うための、第一歩です。
　
　そうすれば、「計画を立てる」という気合いは必要ありません。
　
　１つの仕事が生まれたら、その１つを書く。という、シンプルな
　ルールを守るだけで、自然に計画ができていきます。
　
　
　これは、私が実際に体験したことです。
　
　私は昔、一般的な時間管理の本を読み、実行してみた経験がある
　のですが、なかなかうまくいきませんでした。
　
　それが、この発想の転換を取り入れた途端に、時間管理がずっと
　楽に、無理なくできるようになったのです。
　
　ですから、スケジュール管理や時間管理がうまくできなかったと
　いう人ほど、これから紹介することを、実践してみてほしいと
　思います。
　
　
　■　自律的な時間管理のためのチェックリスト（ステップ１）
　
　前置きが長くなりましたが、自律的に時間管理を行うためのポイントに
　ついて、解説していきましょう。
　
　では、先週紹介したリストの項目について、解説していきます。
　次の項目を実行できれば、「計画を立てる」という特別な作業なしに、
　時間管理を行うことができます。
　
　
　□「やろう」と決めたことは、人に頼まれたことも、自分で思いついた
　　　ことも、必ず書きとめている。
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　　必ず「書く」というのは、時間管理において重要なポイントです。
　　やると決めたことは、「あとで書こう」とか「あとで整理しよう」と
　　思わずに、その場ですぐに書いてしまったほうがうまくいきます。
　
　　あとで整理しようとすると、その整理の作業（計画を立てる作業）が、
　　負担になってしまいます（だから計画に気合いが必要になるんです）。
　
　
　□　同じく「やろう」と決めたことは、いつ実行するかを決めている。
　　　（実行日の予定に組み込んでいる）
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　　この「実行日を決める」というポイントは、普通の時間管理手法には
　　あまり出てきません。しかし、これはとても重要なポイントです。
　
　　その理由の１つは、いつ実行するかを決めていない仕事は、結局
　　先延ばしになってしまうことが多いことです。
　
　　そして、もう１つの理由は、実は、私たちは仕事が発生した時点で、
　　実行日をイメージしていることが多いんです。それをそのまま
　　実行日ベースで書くことが、余裕を持った実行につながります。
　
　　たとえば、「今週末までに」という期限で、仕事を頼まれた場合、
　　最初から「期限ギリギリにやろう」と考える人は、あまりいません。
　
　　「あと４日もあるから大丈夫」とか、「水曜日あたりにやれそうだ」
　　というふうに、時間的な余裕はある程度、頭のなかにイメージできて
　　いることが多いものです。
　
　　それなのに、時間が進むにつれて・・・「まだ大丈夫」と仕事を
　　先延ばししてしまい、結局期限ギリギリになってしまう・・・。
　　というのは、よくある話です。
　
　　上手にスケジュールを立て、実行するためには、「いつまでにやる」
　　とだけ考えるのではなく、「いつやる」という実行日を考えることが
　　重要です。実行日は、早い段階で決めてしまったほうがいいのです。
　　（細かい実行時間までは決めずに、日付だけで構いません）
　
　　実行日を決めるというと、大変な気がするかもしれませんが、
　　先ほどの「やろうと決めたことを書く」を実行するときに、それを
　　やろうと思う日付に記入するだけで構いません。
　
　　これは、案外簡単に実行できるものです。そして、これをやるのと
　　やらないのでは、あとで説明するように大きな差があります。
　
　
　□　一度「やろう」と決めたことを忘れないように、書いた予定を
　　　見る習慣がついている（見るのを忘れることがない）。
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　　いくらしっかり計画しても、その計画を忘れてしまっては意味が
　　ありません。ですから「見る」習慣はとても大事です。
　
　　１日に２、３回しか計画を見ないようでは、確実に実行することは
　　できません。もっと見るように、できれば書いた計画を常に見られる
　　ようにしておくのがベストです。
　
　
　□「この日は」（あるいは「今週は」）これ以上仕事を増やせない。
　　　という見極めが確実にできる（仕事を引き受けすぎることがない）。
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　　「仕事を（無理なほど）引き受けすぎてはいけない」というのは、
　　時間管理のポイントの１つとして、よく言われることです。
　　しかし、案外実行しにくいことでもあります。
　
　　なぜなら、その日（またはその週）の時間が足りるかどうかは、
　　その日の仕事量が分かっていないと判断ができないからです。
　
　　そして、仕事量をうまくつかむためには、何を、いつ実行するか
　　という計画が必要です。
　
　　先ほどの「実行日を決める」ことが、ここでも重要になってきます。
　　実行日を決めるからこそ、その日、その週にどれだけ時間的な余裕が
　　あるか分かるようになるんです。
　
　　逆に、「実行日を決めない」タスク管理の例が「ToDoリスト」です。
　
　　自分のタスク（時間が決まっていない仕事）を管理するために、
　　「ToDoリスト」を使うことを推奨する人もいますし、そういう使い方
　　を想定した手帳もあります。しかし、その方法ではそれぞれのタスク
　　の実行日がはっきりしないため、時間的な余裕が見えにくくなります。
　
　　だから、ToDoリストによる管理では、無理な仕事に気づかずに、
　　引き受けてしまうことになってしまいやすいのです。
　
　　そうならないためには、タスクをToDoリストに書く代わりに、
　　それぞれの日付に書くようにするだけでいいんです。
　　（手帳の場合、日付別にタスクを書く欄があるとベストです）
　
　　そうするだけで、それぞれの日付のスケジュールとタスクを一度に
　　見ることができるようになりますから、仕事量がとても分かりやすく
　　なります。この小さなポイントが、とても大きな差を生みます。
　
　
　
　今回は、自律的に時間管理を行うための、中心になるポイントを
　紹介してみました。
　
　もちろん他にもいろいろコツはありますが、今回のポイントを
　実践するだけでも、時間管理は大きく変わることを保証します。
　
　
　では、次回はもう少し長期的にみた仕事（や他のやること）を
　達成するためのポイントについて紹介したいと思います。
　
　
　
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【２】時間管理術研究所ブログ　Topics
　　　毎日更新中です！
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　１／７～１／１３の更新記事

　あなたの「睡眠」採点します・・・：睡眠計のニュースと腕時計の話
　□ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51465799.html

　「本を出したい！」という人へ：　「自費出版より商業出版」という話
　□ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51467289.html

　「ほめて、叱る」か？　「叱って、ほめる」か？：　野村監督の指導法
　□ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51468593.html

　Ａ５システム手帳規格のバインダーについて：　お手頃品の情報も
　□ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51470094.html

　テレワークのススメ：　在宅勤務のメリットと、難しさの話
　□ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51471463.html

　2008年こそ、時間管理を身につける！：　「６つのステップ」の話です
　□ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51472322.html

　「知識より実践」「反省よりやり方」：「時間の使い方」に大事なこと
　□ URL ： http://jikan.livedoor.biz/archives/51474279.html

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【３】時間管理術研究所　最新情報
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　号外版でもお伝えしましたが、時間管理スキルの基礎が学べる
　セミナーを開催いたします。

　この「時間管理スキル基礎編」は全３回ありますが、受講は順番通り
　でなくても構いません。ただ、今回の後に、同じ内容を開催するのは
　４月以降になってしまいますので、今回スケジュールが合う方は、
　ぜひこの機会の受講をおすすめ致します。

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　　時間管理基礎講座Ａ
　　　最小の手間で最大の効果を上げるタスクとリソースの管理術
　　  http://www.bizark.co.jp/seminar/seminar20080201.php
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　この講座のおもな目的
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　□　毎日のスケジュール管理・タスク管理を
　　　無理なく実行できるようになる

　□　時間管理ツールの選び方・作り方を知り、
　　　実際に使っていくためのポイントを知る

　こんな方には、ぜひおすすめします
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　□　時間管理を始めたい。時間管理を確実にモノにしたい
　□　時間管理をやってみたけど、挫折してしまった
　□　いまやっている時間管理があまりうまくいっていない
　□　時間管理のツールを見直してみたい

　そう思う方は、ぜひご参加ください。

　講座の詳細・ご案内はこちら
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　日時：　２／１（金）　１９：００～２０：３０
　場所：　東京都千代田区神田錦町3‐21　
　　　　　ちよだプラットフォームスクウェア

　下記のURLに講座の詳細、ご案内を掲載しています。
　［弊社（(有)ビズアーク時間管理術研究所）のHPです］

　  http://www.bizark.co.jp/seminar/seminar20080201.php

　2007年にセミナーを受講された方へのお知らせ
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　このセミナーは、2007年に弊社主催で行った時間管理術セミナー
　に比べて、テキスト・付属品等はグレードアップしています。
　（もちろん内容もです）
　2007年のセミナーを受講済みの方で、今回のセミナーを受講を
　ご希望される方は、本セミナーの受講料を割引いたします。

　詳しくは、こちら↓のURLをご参照ください。
　  http://www.bizark.co.jp/seminar/seminar20080201.php

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　【手帳制作サービスのお知らせ】

　今回のメールマガジンの内容にあるように、タスクは日付別に
　書き込むようにすることが、「タスクの実行日を決める」、
　「少しずつ計画を立てる」という習慣につながります。

　お手持ちの手帳を工夫して使いこなしても構いませんし、
　手帳を変えてみようという方には、大きめの手帳をおすすめします。

　↓こちらでは、日付別タスク欄を含めて、様々な仕様の手帳を作ること
　　ができます。手帳にこだわりたい方は、ご覧になってみてください。

　オリジナル手帳レフィル制作サービスの紹介ページ↓

　□ URL ： http://www.bizark.co.jp/techo/index.html
　（何月からでも始められます）

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【４】編集後記
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　今回のメールマガジンは、いつもよりも少々長めになってしまいました。

　「少しわかりにくい・・・」と感じた人もおられるかもしれませんが、
　今回の内容は、時間管理を「効率よく」実行するために大事なことです。

　今後の回とも合わせて、時間管理を実践しながら、また再読してみて
　頂けると、よりノウハウの意味がつかめると思います。

　もちろん、最終的に時間管理が実行できたときの姿は、タイトル通りに
　「簡単」「効果的」なものになります。ただ、そのためには、時間管理
　についての考え方を少し変えなければいけないのです。

　ご自分の普段の時間管理・スケジューリングを思い浮かべながら、
　読んでみてください。

　さらに詳しく実践的な内容はセミナーでもお伝えしていきますので、
　そちらもよろしくお願い致します。

　では、また来週お届けします！

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┃　ＫＫＪ【簡単！効果的な！時間管理術】
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┃【執筆】　水口和彦　 mizuguchi@bizark.co.jp
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