2009/10/27
日給８万円情報：社内マニュアルの作り方
こんばんは、岡崎です。 今日は、社内マニュアルの作り方について 考えてみたいと思います。 以下はほぼすべて、 私のツイッターのつぶやきから、生まれました。 岡崎ツイッター http://twitter.com/okazaky ちょっと、長く、 またかったくるしい感じですが 役には立つと思います。 ご活用いただければ幸いです。 ■社内マニュアルの作り方 １－１ 社内教育が社運を二分する 社内教育がスムースでない会社は結局、社長のもとに仕事が一極集中する。 したがって、社内教育がスムースではない会社が行う教育もまた、 うわべだけの教育になりがちである。 このようにマニュアル化、モジュール化は社運を二手に完全に分けてしまう。 まん中というのがない。 １－２ 良いマニュアルとは 良いマニュアルとは、 １．ゴールが明確である、 ２．基準が明確である、 ３．スタートが明確である、 ４．その過程に漏れがない、 ５．作業の結果、自分がマニュアル通りにやれているかどうか 判断でき、向上することができる １－３ 悪いマニュアルとは 悪いマニュアルとは、 １．ゴールが不明確、 ２．基準が不明確、 ３．スタートが不明確 ４．過程に漏れがある ５．それを読んで作業をしている人が、今、 自分が指定された作業ができているのか、確信がもてない。 ２－１ マニュアルを作るうえでの注意 ・理念、理想は、作業に必要最低限に絞る ・スタートを明確にする（対象者） ・ゴールを明確にする（目的） ・作業の全体像をまず、見せる ・今の作業が全体のうちのどこかを見せる ・基準値を明確にする ・文字だけではなく、画像、動画を多用する ・必要最低限にする。 ・全体の流れを見せる。 ２－２ マニュアルのフォーマット ・パワーポイントに要点を書き ・詳細を音声で解説する ※音声読み上げ用のパワポを先に作る ほんちゃんは文字を少なめにポイントだけ ・更に具体的な作業は動画、または画像で、「別マニュアル」として、作る ※ひとつにしてしまうと、膨大になり、全体像 が把握しにくくなる。 ３－０ 社内マニュアル制作 ８の手順 社内マニュアル制作の８つの手順とは １．作業の箇条書き ２．作業を分類する ３．柱を作る ４．作業手順を書く ５．レジメを書く ６．音声録音 ７．作業マニュアル作り ８．モニター検証 である。 ３－１ 作業の箇条書き まずは、マニュアル化したい作業を、 最初から思い出すようにして、箇条書きにしていく。 ３－２ 作業を分類する 箇条書きした作業を見て、共通するものごとにかたまりにする。 ３－３ 柱を作る ・作業のかたまりを最終的に５つぐらいに分類する。これを柱にして、部分を作る。 ・５つに絞るのは覚えやすくするため。忘れても５つなら、思い出せる。 ・５つにわかれなくても、無理やりでいいから５つに絞る。あとで、修正すればいい。 ３－４ 作業手順を書く ・柱を中心にして、それぞれの柱にもとづいた作業手順を作る。 ・作業手順を作りながら、柱が不適当と気づく場合もある。その際は随時修正する。 ・このとき、文字が多くなりがちだが、それでいい。 いきなり、ポイントだけ書くことは不可能。たっぷり文字を使って、書く。 ・このとき書いている原稿は音声用のものになるから、その前提で。 ・細かい作業、操作手順などはここでは作らない。 このあとの動画、画像を使ったマニュアルで作るので、意識的に省略する。 ３－５ レジメを書く ・音声で読み上げる作業手順書を書いたら、そのあとにレジメを書く。 ・レジメは作業手順のポイントを書きだしたもの。 ・覚えやすくすることが目的。目的は作業を覚えることにある。 ・レジメはすべてを書く必要はない。 ・ごちゃっとして、見るのがいやになるはず。 ３－６ 音声録音 ・レジメができたら、音声を録音する ・録音はレジメの前に作った作業手順を読み上げる形で、 そのとき思いついたことを随時、録音してもよい。 ・しゃべり口調で、淡々と。しかし、あまり脱線しなくていい。 身の上話とか、体験談とか、笑いをとるとかは、要らない。 ３－７ 作業マニュアル作り ・作業マニュアルは、１作業として、漏れがあってはならない。 ・パソコン操作なら、カムタジアスタジオを使う。 ・パソコン以外の操作、作業なら、ＳＡＮＹＯのザクティなどを使って、動画をデジタル化する。 ・画像キャプチャーを使った静止画マニュアルも、地味で手間がかかるが、作業をする側としては役立つ。 ・動画は作成も簡単で漏れがなく、スピーディー。 ３－８ モニター検証 ・１－７までできあがったマニュアルを、まず、自分がテストしてみて、そのとおりできるか、試す。 ・できたら、次は、対象となる人と近しい人にモニターを依頼し、作業を実際にしてもらう。 ・できなかったら、何が問題かを検討し、修正したものを、再度、モニターに依頼する。 ・１０人中、６人ができたら、そのマニュアルは稼働するので、一応、完成とする。 ・完成後も、随時、問題が起こるたびに、原因を検討、修正を繰り返し、成功率を高める。 以上。 おそらく、この文章には続きがあります。 ツイッターで書いていると、たまに何かに書かされているような感じがあり このときは、その感覚マックスで書き上げました。 もちろん、私自身の体験にも裏打ちされた確かなものです。 ほっておくとなくなっちゃうので、ここに保全の意味もこめて書いておきます。 ちなみに、私は基本的にこの手順にのっとってマニュアル制作、レジメ制作をしていますが モニター検証まで含めて、ぎりぎりまで完成度を高めたマニュアルという点では まだ、ひとつしか、作れていません。 それが、これ、です。 http://www.infotop.jp/click.php?aid=96808&iid=28306 内容も確かなものですが マニュアルの作り方としても、良い教材になるかと思います。 ご活用頂ければ幸いです。 では、また、ツイッターで、お会いしましょう。 岡崎ツイッター http://twitter.com/okazaky ■特典情報と窓口 ・おず特典一覧 http://sites.google.com/site/ozutoku/ ・相談窓口 http://www.formpro.jp/form.php?fid=29024 ・過去記事検索 http://n8-2008.blogspot.com/ ・質問と回答 http://n8faq.blogspot.com/ ■発行者情報 発行者 ＯＺ８株式会社 岡崎よしあき 連絡先 http://www.blogaffili8.com/hyouji.html アフィリ登録 https://1lejend.com/stepmail/kd.php?no=27987 写真ブログ http://oz-photo.blogspot.com/ 裏メルマガ https://1lejend.com/stepmail/kd.php?no=27988
