2009/06/08
■□メール力"メヂカラ"向上講座 第9回「Outlookを使いこなす 便利機能：活用編」□■
研修とコンサルティングの株式会社チェンジ Presents □■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■ メール力"メヂカラ"向上講座 〜メール作成でもう悩まない！〜 第9回 「Outlookを使いこなす 便利機能：活用編」 ビジネスメールには「型」があります。 「型」を知り、効率的にメールを作成する力を身につけましょう。 毎回すぐに使える文例付き。 ■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□ 読者の皆さま こんにちは。株式会社チェンジの澤田です。 いつもご愛読ありがとうございます。"メヂカラ"向上講座、第9回です。 新入社員・若手社員の皆さまには、 失敗しないメールを短時間で書けるように。 部下を持つ皆さまには、自己流のメールを振返る機会になるように、 また、部下の方々のメール力向上のきっかけ作りに。 第9回はメールを活用するための、Outlookの機能をご紹介していきます。 それでは今週もよろしくおつきあいください。 ************************************************************* セミナー情報 【JSHRMコンファレンス2009 「HRM "Now and Next"」】 ************************************************************* このたび、チェンジはJSHRM（日本人材マネジメント協会）主催の 「JSHRMコンファレンス2009「HRM “Now and Next”」 にて 講演を行います。 ------------------------------------------------------------- ◎開催日：2009年7月15日 13：30〜19：00（ネットワーキング終了 20：00） ◎会場 ：コクヨホール（東京・品川） ◎テーマ：人材力を最大限に引き出す Off-JTとOJTのベストミックス ⇒研修を提供する側からの視点を加えつつ、真に効果的なOJT、また、 OJT環境の構築について提言します。 ※詳細・申し込み方法はこちら http://www.jshrm.org/jshrmmail/conference2009.pdf ************************************************************* ◆◆◆「目で読む」メール◆◆◆ 本題に入る前に、少し小話におつきあいください。 中世ヨーロッパでは、手紙は声を出して読むという習慣があり、 秘密の用件を書く際には、冒頭に「一人だけで読むように」と記す必要が あったとか。 現代に生きる私たちは、メールをはじめ、大抵の文書を黙々と読んで いますが、洋の東西を問わず、黙って読む、黙読というのは非常に近代的な 習慣だそうですね。 音読と黙読について考えたときに私の頭に浮かぶのは、 笑いを表す（笑）や w 、「それは、、、」「そうなんです。。。」といった 句読点の重ね使い、顔文字、アスキーアート（例 orz ：膝をついてうなだれる 人のイメージから、落胆した状態を表すもの）などの「読めない」表現です。 縦スクロールを意識した本文の構成や記号の使い方など、これまで 当メルマガでお伝えしたポイントも、視覚的な要素を多分に考慮して いますが、メールはこうした、音にならない「読めない」ニュアンスに 大きく拠っているのではないでしょうか。 メールは「黙読」に加えて、目で読む、「目読」するものなのかも、 と思う次第です。 さて、当メルマガも残すところあと1回となりました。 今回は便利機能：活用編と称して、Outlookの各種機能をご紹介します。 ◆◆◆簡単に仕分けルールを設定する方法（対応：Outlook）◆◆◆ まずは「フォルダ」の活用に関して。 初期設定では、届いたメールは「受信トレイ」にひたすら格納されて いきますが、フォルダを作成し、条件によってメールを各フォルダへ 振り分け整理することで、メールの処理は格段に速くなります。 多くの方が、メニューから「ツール」>「仕分け（バージョンによっては 「仕訳」とも）ルールと通知」から条件を設定し、フォルダへの振り分けを 活用されていることと思います。 ただ、この仕分けルールの設定、意外と面倒だと思いませんか？ 大分前に設定したルールはあるけれど、条件を更新しないままで、新しく 購読を始めたメルマガは手動で「メルマガ」フォルダに振り分けている… なんていう方も少なくないのでは、と思います。 （私のことです） 実は、届いたメールを元に、簡単に仕分けルールを設定する方法が あるのです。 メールを選択して右クリック>「仕分けルールの作成」を選択すると、 そのメールを元にした差出人、件名、宛先の条件が自動で生成・表示 されますので、自分が使いたい条件を選択して、移動先のフォルダを 選択すれば、処理完了です。 ◆◆◆「整理」でメールを色分け（対応：Outlook）◆◆◆ 特定のメールを探したいとき、「検索」以外の方法をご存知ですか？ 「未読のメッセージだけを一気に読みたい」「ある人とのやりとりの メールだけを読みたい」等、一度に複数のメールを処理するときに 便利なのが「整理」機能です。 メニューから「ツール」>「整理」を選択すると、ウインドウが開きますので、 3つのタブから使いたい機能を選択します。 a．フォルダを使う 選択したメールを、指定のフォルダへ送ることができます。 b．色分けする 私のイチオシはこの「色分け」機能です。この機能を使うと、 受信トレイに並んでいるメールから、特定の差出人から届いたメール や、自分にだけ送られたメールを色付けすることができます。 好きな人からのメールは色が付いて見える、なんていうことを聞いた ことがありますが、この機能を使えば実現可能です。 c．ビューを使う 選択された「ビュー」に応じて、表示方法が変わります。 例えば、「このフォルダ内の未読メッセージ」を選択すると、未読 メールのみが表示されます。メニューの「表示」>「並べ替え」は、 並び順が変わるだけで、すべてのメッセージが表示されますが、 「ビュー」は条件を満たすメール以外は表示されません。 ちょっと変わったところで、「送受信日時」を選んでみると、 時系列に沿って、年表のように受信/送信メールが表示されます。 送信メールを追いながら、自分の一日の動きを振返る、なんて いうのも面白いかもしれませんね。 ◆◆◆メールを「連絡先」「予定表」にドラッグ！（対応：Outlook）◆◆◆ Outlook、メール以外にも結構「使える」ソフトだということを ご存知でしょうか？ Outlookにはメール以外に、連絡先や予定表、仕事、メモといった機能が あります。 これらの機能は連携しており、ドラッグ・アンド・ドロップによって、 手早く登録処理を行なうことができます。 例えば、作業依頼のメールを「予定表」にドラッグして、スケジュールに 組み込んだり、新規の取引先から届いたメールを「連絡先」にドラッグして、 連絡先に追加したり。 私自身は予定表機能を多用しています。 メールソフトはたいてい開きっぱなしですので、参加予定の打合せを登録し、 「アラーム」を設定しておけば、時間に余裕を持って打合せに臨むことができます。 メールをベースに、仕事を上手に進めるためのツールとして、 Outlookをぜひ活用してみてください。 ◆◆◆まとめ：メヂカラレベルUP！◆◆◆ 環境に合わせるのではなく、自ら仕事がしやすい環境を作り出すことも、 仕事を進める上で重要な能力のひとつだと思います。 毎日使うメールソフト、こんな機能はないかな？と検索してみると、 多くの情報が見つかります。 Outlookについても、今回ご紹介した機能の他にも、フラグ、アンケート、 期限設定等、まだまだたくさんの機能があります。 上手に使って、ストレスフリーなメール処理を目指したいものですね。 それでは、次回・最終号にてお会いしましょう。 ◆◆◆おまけ:今週の文例◆◆◆ 「催促（社外向け）〜対応を促す」 最後に、すぐに応用できる「今週の文例」です。 今回は、社外の関係者に対応を催促するという場面です。 催促やクレーム等、言いにくいことを伝えるメールは書くのが難しいもの。 ポイントはとにかく、感情的にならないことです。 「七度たずねて人を疑え」という言葉がある通り、行き違い、思い違い という可能性もあります。 頭ごなしに相手を責めたりせずに、事実を確認する、という姿勢で 臨みましょう。 ======================================================== ------------------------------------------------ 件名：資料A修正の進捗確認 ------------------------------------------------ ○○株式会社 並木橋様 いつもお世話になっております。 株式会社チェンジの澤田です。 先日は打合せにお越しいただき、ありがとうございました。 さて、その際修正対応をお願いしました資料Aですが、 進捗はいかがでしょうか？ 昨日、X月X日（月）を対応期限とさせていただいておりましたが、 まだご連絡をいただけておりません。 ご多忙とは思いますが、現在の状況についてご一報いただけますよう、 何卒よろしくお願い申し上げます。 （署名省略） ======================================================== ====================================================== ♪♪♪チェンジのeラーニングでPMP対策・PMP更新♪♪♪ ====================================================== ■これからPMP資格の取得を目指す方へ 【申込マニュアル付き】PMP資格取得対策問題集をeラーニングで！ ====================================================== ・PMP資格試験に向けて学習中のあなたにお知らせです♪ ・いつでもどこでも、研修会場に行かずに学習可能です！ ・戸惑いがちな英語の資格試験申込に役立つ、日本語マニュアルつき★ http://www.change-jp.com/pmp/pmp1_3.html ====================================================== ■すでにPMP資格をお持ちの方へ ====================================================== ・PMP資格の更新時期を迎えているあなたに朗報です♪ ・チェンジのeラーニングで、ＰＤＵを一気に取得！！ ・戸惑いがちな英語のPDU申請に役立つ、日本語マニュアルつき★ http://www.change-jp.com/pmp/pmp2_3.html ====================================================== ↓↓↓↓↓↓↓↓SOX法支援も頑張っています!!↓↓↓↓↓↓↓↓ ♪♪♪♪♪♪♪♪♪<http://jsox.exblog.jp/>♪♪♪♪♪♪♪♪♪ 『SOX法コンサルタントのつぶやき』ブログ、絶賛更新中！♪ 日本版SOX法対応プロジェクトで奮闘するチェンジの 若手コンサルタント達の悩みや努力をブログで紹介しています。 現場の生々しい話は、SOX法対応に関ってらっしゃる読者の方の 参考・励みにもなると思います。 是非、温かいコメント書き込みをお待ちしております。 URL：http://jsox.exblog.jp/ ♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪ ◆◆◆ 要望・体験談・コメント募集！ ◆◆◆ 今回のテーマに関連しそうな皆様の経験談をお寄せください。 また、ご意見・ご質問等も、下記までご遠慮なくお願いします。 info@change-jp.com ◆◆◆ 株式会社チェンジとは？ ◆◆◆ 私たちチェンジは、社名の通り企業のお客様を対象に「変革」の お手伝いをしています。 具体的には、コンサルティングと企業研修の2つの事業を通じて、 自らを変える必要を感じているお客様に対し、目指す姿を明確化 する企画段階からその企画の実行まで、幅広い支援を 提供しています。 詳しくはお手数ですが、弊社WebSiteをご訪問下さい。 URL: http://www.change-jp.com Mail: info@change-jp.com □■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■ メール力"メヂカラ"向上講座 〜メール作成でもう悩まない！〜 第9回「Outlookを使いこなす 便利機能：活用編」 バックナンバーの参照はこちら >> http://www.change-jp.com/vision/mail_magazine_index.html ※このメルマガは、友人・同僚・上司・後輩の方々へご自由に 転送してください（内容は改変せずにお願いします）。 ※内容には万全を期しておりますが、ご活用いただく場合は、 購読者個人の責任でお願いします。万一何らかの損害が発生 しても、発行者は責任を負うことができません。 ※内容の改変・編集や商用での転載の場合は発行者にご相談を いただけますようお願い致します。 発行者：株式会社チェンジ（編集担当：澤田） 150-0011 東京都渋谷区東1-26-20 東京建物東渋谷ビル11F URL: http://www.change-jp.com Mail: info@change-jp.com ■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□ All rights reserved. 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