2009/06/01
■□メール力"メヂカラ"向上講座 第8回「時間を掛けずに手を掛ける 便利機能：作成編」□■
研修とコンサルティングの株式会社チェンジ Presents
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メール力"メヂカラ"向上講座 〜メール作成でもう悩まない！〜
第8回 「時間を掛けずに手を掛ける 便利機能：作成編」
ビジネスメールには「型」があります。
「型」を知り、効率的にメールを作成する力を身につけましょう。
毎回すぐに使える文例付き。
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読者の皆さま
こんにちは。株式会社チェンジの澤田です。
いつもご愛読ありがとうございます。"メヂカラ"向上講座、第8回です。
新入社員・若手社員の皆さまには、失敗しないメールを短時間で書けるように。
部下を持つ皆さまには、自己流のメールを振返る機会になるように、
また、部下の方々のメール力向上のきっかけ作りに。
第8回はメール作成にまつわる便利機能をご紹介していきます。
それでは今週もよろしくおつきあいください。
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◆◆◆メールにかける時間ってどれくらい？◆◆◆
突然ですが、ご自分が1日に平均何通のメールを受信・送信しているか
数えてみたことはありますか?
私自身の場合を数えてみたところ、受信が30〜40通、送信が10〜20通と
いったところでした。
「1日にやり取りする（携帯）メールは100件以上」等という昨今の
高校生、大学生の話を耳にするせいか、数にしてみると「意外と少ないな」
というのが正直な感想です。
では、メール処理に費やしている時間はというと、平均で、1通のメールを
読むのに30秒、書くのに5分掛けているとすると、私の場合、合計が
1〜2時間になります。
2時間というと、勤務時間の4分の1にあたります。
これといって作業が進んでいないのに「もうこんな時間か！」と思うような
日は、実はメール処理に多くの時間が割かれているのかもしれません。
今回ご紹介する機能は、メールを作成する時間を確実に減らすことが
できるものです。
焦りはミスの原因となりますので、「早く書く」ことは決しておすすめ
しませんが、省力化できる作業は省力し、短時間で質の高いメールを作成
できるようになりたいものですね。
◆◆◆よく使う語句を登録（対応：Windows）◆◆◆
まずは定番、「単語/用例の登録」機能から。
これはメールに限った話ではなく、議事録の作成時にも非常に役立ちます。
まだ使ったことが無い、という場合は、ぜひ今すぐ試してみてください。
タスクバー（「スタート」ボタンや起動中のソフトウェアが並んで表示
される列）にある、「ツール」というアイコンを選択すると、
IME（文字入力を補助するソフトウェア）メニューが立ち上がりますので
「単語/用例の登録」を選択し、「読み」（かなで、何と入力すると）と
「語句」（何と変換されるか）を登録しておきましょう。
例えば、「読み：おせ」で「語句：お世話になっております。」
「読み：おつ」で「語句：お疲れ様です。」といった形です。
挨拶のほか、会社名や部署名、一発変換できない業界用語等、
登録しておくと便利です。
また、日本語入力ができる状態でCtrlキーとF10キーを同時押しすると、
すぐにIMEメニューが立ち上がりますので、文書を作成する端から、
どんどん登録していきましょう。
◆◆◆定型メールをテンプレート化（対応：Outlook）◆◆◆
経費処理や週報の提出など、決まった相手に決まった内容の
メールを作成する機会が定期的にあるという場合、
メールをまるごとテンプレート化しておく方法があります。
○●手順
1．テンプレートとして保存したいメールを選択した状態で、
メニューから「ファイル」>「名前を付けて保存」を選択
2．ウインドウの「ファイルの種類」のプルダウンから、
「Outlookテンプレート」を選択し「保存」
（これでテンプレートとして保存完了です）
3.（テンプレートを使用してメールを作成したい場合は…）
メニューから「ツール」>「フォーム」>「フォームの選択」を選択
4．「フォルダの場所」のプルダウンから
「ファイル システム内のユーザー テンプレート」を選択
5．使用するテンプレートを選択し、「開く」 をクリック
宛先、件名、本文がまるごと呼び出されますので、大変便利です。
また、必要に応じて宛先や本文の修正も可能です。
応用として、業務のプロセスに応じたメールのテンプレートを
グループで共有し、メールの件名や本文の内容・構成を統一させる、
といった使い方が考えられます。
◆◆◆メールを「そのまま」再送する（対応：Outlook）◆◆◆
あるメールを「もう一回送って！」と頼まれた場合、どうしていますか？
返信、転送、あるいは新規メールに、本文を貼り付けて…といった方法が
考えられますが、実は「再送」という機能があるのです。
再送したいメールを開いた状態で、メニューから「アクション」>
「このメッセージを再送」を選択すると、
元のメールと全く同じ条件でメールが作成されます。
意外と知られていないものの、利用機会の多い機能です。
ただし、他人が作成したメッセージを「再送」すると、
「代理送信」扱いになってしまいますのでご注意ください。
◆◆◆「メールの時間」を決める◆◆◆
最後は、少し視点を変えて。
ずるずるとメール処理に時間を掛けてしまいがちな方におすすめなのが、
1日の中でメールチェックの時間を決めておく、という方法です。
例えば、朝イチ、眠くなりがちな14時頃、退社前といったように
時間を決めて、それ以外はメールソフトを閉じてしまいます。
緊急の用件をメールで伝えようとするのは相手のメール力不足！と
割り切って、決められた時刻までは自分の仕事に集中。
時間になったらメールソフトを立ち上げて、溜まったメールを
いっせいに処理。
リアルタイムでのメールチェックが欠かせない、という方には向きませんが、
メリハリを利かせて仕事を進めることができますよ。
◆◆◆まとめ：メヂカラレベルUP！◆◆◆
悲しいかな、長い時間を掛けて書いたメールも、10秒で書いたメールも、
読み手の目からは判別ができません。
便利な機能を利用してメール作成に掛ける時間を短縮できた分は、
見直しや複雑な本文の内容・構成の推敲に充てるなどして活用したいですね。
来週は「便利機能：活用編」をお送りします。
それでは、また来週お会いしましょう。
◆◆◆おまけ:今週の文例◆◆◆
「連絡（社外向け）〜資料の送付連絡」
最後に、すぐに応用できる「今週の文例」です。
今回は、お客様に資料を送付するという場面です。
メヂカラ第7号では、ファイル添付の際の注意点をご紹介しましたね。
・添付ファイルが有るということ
・そのファイルの目的/用途
・ファイル名称
・複数ファイルを添付している場合は、合計のファイル数
上記を明記することがポイントです。
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件名：【資料送付】ワークシートのサンプルを送付します
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添付：20090601_ワークシート.xls
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株式会社○○ △事業部
並木橋様
いつもありがとうございます。
株式会社チェンジ 澤田です。
前回のお打合せにて宿題とさせていただいた、
ワークシートのサンプルを送付いたします。
■20090601_ワークシート.xls
ご査収ください。
「タイムテーブル」と「運営マニュアル」の2シートの内容を
それぞれご確認いただき、不足事項、変更点等ございましたら
ご連絡いただければ幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
（署名省略）
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