2009/05/25
■□メール力"メヂカラ"向上講座 第7回「添付プロセスの習慣化」□■
研修とコンサルティングの株式会社チェンジ Presents □■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■ メール力"メヂカラ"向上講座 〜メール作成でもう悩まない！〜 第7回 「添付プロセスの習慣化」 ビジネスメールには「型」があります。 「型」を知り、効率的にメールを作成する力を身につけましょう。 毎回すぐに使える文例付き。 ■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□ %ATTR0%さま こんにちは。株式会社チェンジの澤田です。 いつもご愛読ありがとうございます。"メヂカラ"向上講座、第7回です。 新入社員・若手社員の皆さまには、 失敗しないメールを短時間で書けるように。 部下を持つ皆さまには、自己流のメールを振返る機会になるように、 また、部下の方々のメール力向上のきっかけ作りに。 第7回はメールの機能のひとつ、ファイルの添付をテーマにお送りします。 それでは今週もよろしくおつきあいください。 ====================================================== ♪♪♪チェンジのeラーニングでPMP対策・PMP更新♪♪♪ ====================================================== ■これからPMP資格の取得を目指す方へ 【申込マニュアル付き】PMP資格取得対策問題集をeラーニングで！ ====================================================== ・PMP資格試験に向けて学習中のあなたにお知らせです♪ ・いつでもどこでも、研修会場に行かずに学習可能です！ ・戸惑いがちな英語の資格試験申込に役立つ、日本語マニュアルつき★ http://www.change-jp.com/pmp/pmp1_3.html ====================================================== ■すでにPMP資格をお持ちの方へ ====================================================== ・PMP資格の更新時期を迎えているあなたに朗報です♪ ・チェンジのeラーニングで、ＰＤＵを一気に取得！！ 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・そのファイルの目的/用途 ・ファイル名称 ・複数ファイルを添付している場合は、合計のファイル数 添付忘れ/漏れに気づきやすいように、件名に「資料送付」といった情報を 織り込むのもおすすめです。 ファイルが添付されているにも関わらず、本文中で一言も触れられていないと 「もしやウイルス？」と危惧を抱かせるなど、受け手を混乱させる可能性が あります。 また、添付ファイルの名称も、ファイル内容を適切に表すように 気をつけておくと親切ですね。 先日、部屋探しをしていた際、とある不動産会社の担当者から送られてくる 物件情報のファイルが、「紹介日_最寄り駅徒歩X分_物件名称」という名称で 統一されていて、後から見返すのに大変便利でした。 ◆◆◆２.ファイル容量が1MBを超えたら注意！◆◆◆ 添付ファイルを含めた、メール全体の重さが一定以上になると、 受信の際に長い時間が掛かります。 また、システムへの負荷軽減のため、一定以上のサイズのメール受信を 自動的に拒否する制限をかけている企業も多いようです。 1MBを超えるファイルを送る際には、事前に許容サイズを確認してから 送付する他、大容量ファイルの受け渡しサービスなど、代替手段を検討 するのがよいでしょう。 メールソフトによっては、サイズの大きなメールを分割して送付することが 可能ですが、送り先のメールソフトが受信対応可能かどうか、注意が必要 です。 大容量ファイルの受け渡しサービスというと、「宅ふぁいる便」が 有名ですね。 ○宅ふぁいる便 http://www.filesend.to/ また、サイズが大きくなりがちな写真については、専門の共有サービスが 充実しています。 ○Picasa ウェブ アルバム http://tinyurl.com/o62bl8 ○フォト蔵 http://photozou.jp/ ◆◆◆３．添付を忘れない！◆◆◆ ・「ファイルを添付します」と書いたのに、添付し忘れた。 これ、社会人生活のあるあるネタとして、かなりの鉄板と言えるのでは ないでしょうか。 あるメール誤送信に関する調査でも、「添付ファイル忘れ」は堂々第1位を 飾っています。 ○参考リンク：http://bizmakoto.jp/bizid/articles/0804/23/news092.html 起こりがちなこととは言え、ミスに変わりはありません。 特に送信相手が多数の場合、自分のミスが関係者全員にあからさまになるのは 恥ずかしいものですよね。 添付忘れを防ぐために、「送信前の見直しの徹底」というのも有効ですが、 本文を書く前にファイルを添付してしまう、というのが一番確実だと 思います。 ファイル側から、添付と共にメール作成画面を立ち上げる方法を2つご紹介 します。 ●○方法１：ファイルを閉じている状態 1. ファイルを選択して右クリック 2. メニューから「送る」、「メール受信者」を選択 ●○方法２：ファイルを開いている状態（Microsoft Office製品のみ対応） 1. メニューから「ファイル」、「送信」、「メールの宛先（添付ファイル）」を選択 ◆◆◆まとめ：メヂカラレベルUP！◆◆◆ 「習慣は自然の如し」という言葉があります。 弊社にはセキュリティのため、「添付ファイルは必ず圧縮し、パスワードを 設定する」というルールがあります。 ルールが周知されたばかりの頃は、ファイルをいちいち圧縮し、パスワードを 設定する作業にストレスを感じたものでしたが、今ではすっかり習慣化して います。 ・添付ファイルの情報を書く ・ファイルサイズを確認する ・確実にファイルを添付する 今回紹介した添付に関する注意事項も、はじめは面倒に思えるかも しれませんが、習慣化されてしまえば、自然にできるようになるものです。 「添付」スキルは「天賦」のものではないですよ！ということで…。 それでは、また来週お会いしましょう。 ◆◆◆おまけ:今週の文例◆◆◆ 「連絡（社外向け）〜宴会の開催を連絡する」 最後に、すぐに応用できる「今週の文例」です。 今回は、社外へ宴会の開催を連絡するという場面です。 5W1Hを押さえることがポイントですが、 プラスアルファ情報として個人的に重要だと思うのが、「予約名」です。 参加者が直接お店に連絡を入れるときなど、 「えーと、今日のX時から何名で予約している… （誰の名前だろう？社名かな？）」 とならないように、会社名なのか、幹事名なのか、 予約名を明記しておくと良いでしょう。 ======================================================== ------------------------------------------------ 件名：【ご案内】プロジェクトキックオフの詳細 ------------------------------------------------ プロジェクトチーム各位 お世話になっております。 変革チーム 澤田です。 プロジェクトキックオフの詳細が決定しましたので ご連絡いたします。 ■日時 X月X日（金）18時30分〜20時30分 ■場所 JR渋谷駅新南口 徒歩5分 和風居酒屋 IZAKAYA 渋谷区XXX 1-2-3 東ビルB1Ｆ TEL 03-9999-9999 ※地図へのリンク http://www.xxx.xxx ○○さんのお名前で、 2時間、飲み放題のコースを予約しています。 ■参加者 変革チームから5名、運用チームから4名、実現チームから6名の 計15名 ■参加費 ひとり4,000円を会場にて徴収します。 各チームで取りまとめておいていただけると助かります。 当日は楽しく、盛り上がりましょう！ どうぞよろしくお願いいたします。 （署名省略） ======================================================== ************************************************************* 新入社員の配属、受入の準備はできていますか？ ************************************************************* 研修と現場の連携により、OJTを【仕組み化】します ------------------------------------------------------------- ◎「あとはよろしく」で、現場に育成が丸投げされていませんか？ ⇒新入社員が研修成果を発揮するには、現場での準備が不可欠です ◎ 新入社員の育成を「お荷物」に感じていませんか？ ⇒【OJTトレーナー研修】では、先輩社員がパフォーマンスを落とさずに 部下へ作業を振るためのプロセスを学びます ◎ 指導者の力量で、新入社員の成長度合いにバラつきが生じていませんか？ ⇒【OJTツール】を提供し、OJTの質を担保します ▼▼▼ チェンジまで、お気軽にお問い合わせください ▼▼▼ TEL 03-6303-1252 MAIL info@change-jp.com ************************************************************* ↓↓↓↓↓↓↓↓SOX法支援も頑張っています!!↓↓↓↓↓↓↓↓ ♪♪♪♪♪♪♪♪♪<http://jsox.exblog.jp/>♪♪♪♪♪♪♪♪♪ 『SOX法コンサルタントのつぶやき』ブログ、絶賛更新中！♪ 日本版SOX法対応プロジェクトで奮闘するチェンジの 若手コンサルタント達の悩みや努力をブログで紹介しています。 現場の生々しい話は、SOX法対応に関ってらっしゃる読者の方の 参考・励みにもなると思います。 是非、温かいコメント書き込みをお待ちしております。 URL：http://jsox.exblog.jp/ ♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪ ◆◆◆ 要望・体験談・コメント募集！ ◆◆◆ 今回のテーマに関連しそうな皆様の経験談をお寄せください。 また、ご意見・ご質問等も、下記までご遠慮なくお願いします。 info@change-jp.com ◆◆◆ 株式会社チェンジとは？ ◆◆◆ 私たちチェンジは、社名の通り企業のお客様を対象に「変革」の お手伝いをしています。 具体的には、コンサルティングと企業研修の2つの事業を通じて、 自らを変える必要を感じているお客様に対し、目指す姿を明確化 する企画段階からその企画の実行まで、幅広い支援を 提供しています。 詳しくはお手数ですが、弊社WebSiteをご訪問下さい。 URL: http://www.change-jp.com Mail: info@change-jp.com □■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■ メール力"メヂカラ"向上講座 〜メール作成でもう悩まない！〜 第7回 「添付プロセスの習慣化」 バックナンバーの参照はこちら >> http://www.change-jp.com/vision/mail_magazine_index.html 登録・解除・配信先の変更はこちら >> https://change-jp.com/regist_mailmag.html 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