2009/05/18
■□メール力"メヂカラ"向上講座 第6回「本文は礼に始まり礼に終わる」□■
研修とコンサルティングの株式会社チェンジ Presents
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メール力"メヂカラ"向上講座 〜メール作成でもう悩まない！〜
第6回 「本文は礼に始まり礼に終わる」
ビジネスメールには「型」があります。
「型」を知り、効率的にメールを作成する力を身につけましょう。
毎回すぐに使える文例付き。
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読者の皆さま
こんにちは。株式会社チェンジの澤田です。
いつもご愛読ありがとうございます。"メヂカラ"向上講座、第6回です。
新入社員・若手社員の皆さまには、
失敗しないメールを短時間で書けるように。
部下を持つ皆さまには、自己流のメールを振返る機会になるように、
また、部下の方々のメール力向上のきっかけ作りに。
第6回は「本文」の名脇役、挨拶と署名をテーマにお送りします。
それでは今週もよろしくおつきあいください。
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◆◆◆本文シリーズ第3回◆◆◆
今回は本文シリーズのラスト、挨拶と署名についてです。
（1）本文の構成と、わかりやすく書くためのテクニックを知る（第4回）
（2）失礼の無い表現を知る（第5回）
（3）挨拶と署名のバリエーションを増やす（★今回）
本文の基本的構成は以下の通りです。
1.宛名
2.名乗り
3.挨拶（2、3は逆になる場合もあります）
4.用件
5.結びの挨拶
6.署名
挨拶・結びの挨拶、署名というのは、用件を囲んで、メール全体の
バランスを整える重要な役割を担っています。
少し脱線しますが、多数のベストセラーをお持ちの経営コンサルタント、
小宮一慶氏は、「コミュニケーションの第一歩は、相手の『心理バリア』
を取りのぞくこと」と述べ、例として、相手に受け入れられやすい服装を
選ぶことの重要性を説いています。
○参考リンク
http://tinyurl.com/o2jww3
挨拶や署名というのも、服装のようなもので、無難であれば全く気に
かからない一方、場違いであると、非常に相手に違和感を与えるもの
なのです。
個人的に、挨拶に関して一番印象に残っているのは、数年前、
入社間もない新入社員から
「センパイ、ぉつかれさまデス^ ^* 」
というメールが届いたことですね。
そのきゃぴきゃぴ（死語？）度合い、プライベートであれば好感が持てる
ものですが…。何と指摘したものか、少々考えてしまいました。
◆◆◆挨拶のバリエーション◆◆◆
さて、まずはお馴染みの挨拶から。
・平素よりお引き立ていただきまして、心より御礼申し上げます。
（社外・改まって）
・いつもお世話になっております。（社外・一般的）
・お疲れ様です。（社内）
状況に応じて上記の挨拶を使い分けておけば、
まず「失敗」することはないと思われます。
ただ、決まり文句である「お疲れ様です」ですが、
「そんなに『お疲れ』ではないのだが…」と
表現自体を好まない方もいらっしゃるようですね。
個人的には、ねぎらいのニュアンスを持った良い言葉だと思いますが、
確かに、朝一番で非常に気分爽快なときなど、「お疲れ様です」以外の
言葉は無いものか、という場面もあります。
そんなときは、
「おはようございます」
「こんにちは」
「いつもありがとうございます」
といった挨拶もよろしいのではないでしょうか。
また、これも決まり文句ではありますが、面識のない相手にメールを
する場合、「お世話になっております」という挨拶に違和感を覚える方も
いらっしゃいます。
（「何も『お世話』した覚えは無い」ということですね）
「この度はお世話になります」
「はじめまして」
「はじめてご連絡させていただきます」
といった、状況を正確に伝える挨拶により、相手の「心理バリア」を
下げることができると思われます。
◆◆◆結びの挨拶のバリエーション◆◆◆
出だしがパターン化している反面、結構困ってしまうのが、
結びの挨拶ですね。
最も多用されるのが、「よろしくお願い致します」ではないかと思われます。
「返信いただけますよう、よろしくお願い致します」
「ご検討のほど、よろしくお願い致します」
等、用件を織り込むと流れがスムーズですし、
「以上」「それでは」「引き続き」「今後とも」に続けることで、
何となくの格好をつけつつ「用件は以上です」というメッセージを伝える
ことができます。
安易に「よろしく」を連発したくない、という場合は
「用件のみで失礼致します」
「取り急ぎご連絡まで」
といった表現があります。
◆◆◆署名のバリエーション◆◆◆
さて、最後に署名です。
署名は本文の終わりを示すと共に、送り手の名刺としての機能も持っています。
氏名、氏名の読み仮名、会社名、部署名、電話番号、FAX番号、
メールアドレス、会社住所、会社HPのURL等々、
署名は情報量が多くなりがちですので、
飾り罫線で囲む、インデントを下げる、1行に複数項目を記すなどして
見た目よくまとめることがポイントです。
応用編として、署名の末尾に会社のビジョン・社是や、イベント情報、
関連ニュースの紹介を付け加えるという活用方法もあります。
また、「今日の一言」といった形で、自分自身の近況を付け加えるのも
よいでしょう。
とある先輩社員からは、日替わりで署名にプラスしている「一言」のおかげで
直接お客様と対面した際会話に困らない、という話を聞きました。
ちなみに、私自身は社外用・社内用の2種類の署名を用意しておいて、
状況に応じて使い分けるようにしています。
社外用の署名はこのようなものです。どうぞ、お見知りおきください。
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株式会社チェンジ -企業変革請負人-
澤田 茉莉 MARI SAWADA
e_mail: XXX@change-jp.com
150-0011 東京都渋谷区東1-26-20
東京建物東渋谷ビル11F
tel：・・・・・
fax：・・・・・
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◆◆◆まとめ：メヂカラレベルUP！◆◆◆
「礼に始まり礼に終わる」というのは武道の言葉ですが、
メールにおいても基本となるように思います。
もちろん、1秒を争う状況で、用件だけが伝わればいい、
という場合もあるでしょう。
また、挨拶や署名は飾り物と割り切って、
とにかく無難に収めるという方法もあると思います。
しかし、メール力向上のためには、相手とのコミュニケーションを
円滑にするための一手段として、挨拶と署名を有効に活用する方法を
考えてみることをおすすめします。
ここまで、3回に渡り本文を取り上げてきました。
1)本文はShort & Simpleに
2)本文は相手意識を持って綴る
3)本文は礼に始まり礼に終わる
日々のメール作成時に、この3点を思い出していただけると幸いです。
それでは、また来週お会いしましょう。
◆◆◆おまけ:今週の文例◆◆◆
「調整（社内向け）〜宴会の日程を調整する」
最後に、すぐに応用できる「今週の文例」です。
今回は、社内で宴会の日程を調整するという場面です。
新入社員をはじめ若手社員の皆さまは業務内外を問わず、
何かと幹事・主管を担当される機会が多いことと思います。
文例ではメール上にて調整を行なっていますが、
候補日や対象人数が多い場合などは、別途管理用のファイルを設ける、
下記のようなWeb上の調整サービスを利用する、というのも手です。
●調整さん（beta）
http://www.tatamilab.jp/~toshi_i/schedule
●調整くん
http://www.hotpepper.jp/doc/chousei/
また、幹事の労を軽減するためにも、調整メールを受け取った場合は
なるべく早めに返信したいものですね。
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件名：【要返信】新メンバー歓迎会の日程調整
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変革チーム各位
お疲れさまです。澤田です。
このたび、変革チームに2名の
新メンバーを迎えることになりました。
つきましては歓迎会を開催したく、日程調整をさせてください。
【候補日】
X/X（月）
X/X（火）
X/X（水）
上記の候補日について、ご都合を○△×を記入して
【X/X（金）18時までに】 ご返信ください。
参加可能人数が一番多い日に決定させていただきます。
場所は渋谷駅近辺、
時間は19時からを予定しています。
以上、よろしくお願いいたします。
澤田@お店の推薦やリクエストもお待ちしてます！
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◆◆◆特別おまけ：飾り罫線のバリエーション◆◆◆
署名用に、飾り罫線（機種依存文字不使用）のご紹介です。
お気に入りが見つかれば幸いです。
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