2009/04/20
■□メール力"メヂカラ"向上講座 第3回「メール最大の危険地帯・宛先」□■
研修とコンサルティングの株式会社チェンジ Presents
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メール力"メヂカラ"向上講座 〜メール作成でもう悩まない！〜
第3回 「メール最大の危険地帯・宛先」
ビジネスメールには「型」があります。
「型」を知り、効率的にメールを作成する力を身につけましょう。
毎回すぐに使える文例付き。
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読者の皆さま
こんにちは。株式会社チェンジの澤田です。
いつもご愛読ありがとうございます。
"メヂカラ"向上講座、第3回です。
新入社員・若手社員の皆さまには、
失敗しないメールを短時間で書けるように。
部下を持つ皆さまには、
自己流のメールを振返る機会になるように、
また、部下の方々のメール力向上のきっかけ作りに。
今回は「宛先」「宛名」をテーマにお送りします。
それでは今週も、よろしくおつきあいください。
◆◆◆宛先はメール最大の危険地帯◆◆◆
メールにまつわる失敗の中でも特に多く聞かれるのが、
メールの宛先に関するものです。
そして宛先間違いメールは往々にして、
マーフィーの法則に従い
一番届いて欲しくない相手に届いてしまうものです。
以下に、私が実際に見聞きした失敗談をいくつか紹介してみます。
・前夜の飲み会で同席した女性社員についての品定めメールを
「全社マネージャー」のメーリングリストに間違って投稿、
社内を大混乱に陥れる。
・上司の愚痴を同期に送ろうとしたらなぜか間違って上司に送ってしまう。
・顧客の質問を上司に相談しようと、転送するつもりが返信してしまい、
思いっきり内輪の相談をそのお客様に流してしまう。
・オートフィル（メールアドレスを途中まで入力した段階で、過去履歴から
候補を自動表示する機能）を使っていたら、気付かないうちに
社員と同姓の社外の知人に、秘密情報を送ってしまう。
いかがでしょうか。
どれも笑い事では済まされない内容ですね。
宛先違いのメールを送ってしまうことを、
ネット用語で「誤爆」と言いますが、
まさに宛先選択はメール送信における火薬庫、
一触即発の危険地帯だと言えるでしょう。
誤送信を避けるためには、
とにかく慎重に宛先を選ぶこと、
そして送信前に必ず見直しをすることが重要です。
また、
・オートフィル機能をオフにする
・宛先は空欄のまま本文を書き、最後に宛先を入力して送信する
（宛先が無いとメールは送信できないため）
といったテクニックも有効と思われます。
※参考までに、Outlookでオートフィル機能をオフにする方法をご紹介します。
その他のメールソフトをお使いの方も、
「宛先自動入力」等のヘルプをご参照ください。
【Microsoft Outlookの場合】
1.[ツール] メニューの [オプション] をクリックします。
2.[メール オプション] をクリックします。
3.[メールの詳細オプション] をクリックします。
4. [メッセージの送信] の [[宛先]、[CC]、[BCC] フィールドを
入力する時に名前の候補を表示する] チェック ボックスをオフにします。
ちなみに、明らかに自分宛ではないメールが届いたときは相身互い、
速やかに「宛先違いのようですが…」と
差出人に返信して知らせてあげましょう。
◆◆◆宛名書きも慎重に！◆◆◆
宛先に続き、注意が必要なのが
本文中の「宛名」です。
通常、本文の冒頭に宛名として、
相手の所属と名前を書きます。
名前を呼ばれて悪い気のする人はいないと思いますが、
その名前に間違いがあっては逆効果です。
名刺を手元に置いて、会社、部署、役職、個人の名称に
間違いがないよう、細心の注意を払いましょう。
また、相手からのメールが手元にあれば、
その署名をコピーして使うのが安心です。
【注意点】
・前株か、後株※か
・所属や役職が最新の情報か
・名前の漢字は合っているか
※まえかぶ、あとかぶはそれぞれ、「株式会社」が
社名の前後どちらにくるかを表します。
◆◆◆差出人の設定◆◆◆
宛先・宛名と、名前に関連したトピックのついでに、
自分の名前にも工夫をしてみましょう。
前回、「メールの顔」として「件名」についてご紹介しましたが、
（※バックナンバーへのリンク）
http://www.change-jp.com/vision/mm/mm_10-1-2.html
受信トレイで「件名」と並んで表示されるのが「差出人」の名前です。
私自身の経験として、
就職活動中の学生さんから、差出人名称に
あだ名（ハンドルネーム？）が設定されたメールを受け取ったことがあります。
「トラブル」とまではいきませんが、これでは
「気が抜けている」印象を与えてしまいますね。
これまで意識したことがない、という方は
ぜひ一度見直してみてはいかがでしょうか。
その際には、一瞥して個人が特定できるように、
ローマ字表記ではなく、
日本語での設定をおすすめします。
（もちろん、業務上の支障がある場合は除きます）
また、社外とのやり取りが多い場合には、
・チェンジ澤田
・澤田変革子（チェンジ）
といったように、会社名＋名前としておくと
「ああ、あの人か」と、
お客様の記憶を喚起しやすいと思われます。
ただし、差出人名称の設定を変えると、
差出人名で一括の並び替えができなくなるという
リスクがあります。
頻繁な設定変更は控えましょう。
◆◆◆まとめ：メヂカラレベルUP！◆◆◆
・宛先選択には細心の注意を払うこと
・宛名を間違えないこと
・差出人設定では、自分の名前にも気を遣うこと
今回はこまごまとした話になりましたが、
転ばぬ先の杖。
送信ボタンを押す前に、もう一度、宛先・宛名を確認して
ミスを防ぎましょう。
それではまた来週お会いしましょう。
◆◆◆おまけ:今週の文例◆◆◆
「依頼（社外向け）〜アポイントを取り付ける」
最後に、すぐに応用できる「今週の文例」です。
今回は、既に取引のある顧客に対し、
訪問を依頼するという場面です。
相手に検討していただくために、
用件、訪問人数、希望日時等、具体的な内容を伝えましょう。
メールと併せて電話連絡をするのも有効です。
社外へのメールでは
会社名、名前、文章について間違いのないよう、
より一層の注意を払いましょう。
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件名：【面談のお願い】新サービス「変革くん」のご紹介
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株式会社○○ △事業部
並木橋様
いつも大変お世話になっております。
株式会社チェンジの澤田です。
先日はお忙しい中
弊社セミナーへご参加いただき、
誠にありがとうございました。
さて、セミナーでもお話させていただいたとおり
この度弊社では、人材育成支援システム「変革くん」の開発を完了し、
来る6月に正式リリースする運びとなりました。
並木橋様ご担当の業務についても、負荷軽減の一助になるかと存じます。
詳細についてぜひ紹介させていただきたく、
お時間をいただけますでしょうか。
1時間ほどで、システムの概要と貴社への適用可能範囲について
ご説明させていただきたいと存じます。
私と課長の長谷川、計2名で伺う予定です。
■希望日程
5月11日（月）10時〜18時の間
5月12日（火）13時〜18時の間
5月13日（水）13時〜18時の間
お時間調整いただければ幸いです。
何卒ご検討のほど、宜しくお願い申し上げます。
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株式会社チェンジ
澤田 変革子
Tel :03-XXXX-XXXX
Mail:XXX@△△.jp
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◆◆◆ 要望・体験談・コメント募集！ ◆◆◆
今回のテーマに関連しそうな皆様の経験談をお寄せください。
また、ご意見・ご質問等も、下記までご遠慮なくお願いします。
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◆◆◆ 株式会社チェンジとは？ ◆◆◆
私たちチェンジは、社名の通り企業のお客様を対象に「変革」の
お手伝いをしています。
具体的には、コンサルティングと企業研修の2つの事業を通じて、
自らを変える必要を感じているお客様に対し、目指す姿を明確化
する企画段階からその企画の実行まで、幅広い支援を
提供しています。
詳しくはお手数ですが、弊社WebSiteをご訪問下さい。
URL: http://www.change-jp.com Mail: info@change-jp.com
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メール力"メヂカラ"向上講座 〜メール作成でもう悩まない！〜
第3回 「メール最大の危険地帯・宛先」
バックナンバーの参照はこちら >>
http://www.change-jp.com/vision/mail_magazine_index.html
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