2009/04/13
■□メール力"メヂカラ"向上講座 第2回 「件名で伝えるメッセージ」□■
研修とコンサルティングの株式会社チェンジ Presents □■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■ メール力"メヂカラ"向上講座 〜メール作成でもう悩まない！〜 第2回 「件名で伝えるメッセージ」 ビジネスメールには「型」があります。 「型」を知り、効率的にメールを作成する力を身につけましょう。 毎回すぐに使える文例付き。 ■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□ 読者の皆さま こんにちは。株式会社チェンジの澤田です。 "メヂカラ"向上講座、第2回です。 新入社員・若手社員の皆さまには、 失敗しないメールを短時間で書けるように。 部下を持つ皆さまには、 自己流のメールを振返る機会になるように、 また、部下の方々のメール力向上のきっかけ作りに。 今回は「件名」をテーマにお送りします。 それでは今週も、よろしくおつきあいください。 ************************************************************* ♪♪♪営業力強化の要！勝てる提案書♪♪♪ ************************************************************* ◎顧客が求める/顧客に響く提案書を作っていますか？ ⇒各章で必要な要素を演習を交えて詳しく解説します ◎既存提案書の焼き直しで済ませていませんか？ ⇒既存資料の効果的な使用方法を理解することができます ♪今までの提案書作成の癖を見直すチャンス！是非ご検討ください♪ http://www.change-jp.com/learning/courses_tf10.html ************************************************************* ◆◆◆世界で最も短い手紙◆◆◆ さて、本題に入る前に、雑学をひとつ。 「世界で最も短い手紙」として知られているのは、 一体どのような手紙か、ご存知でしょうか。 それは、小説『レ・ミゼラブル』の作者 ヴィクトル・ユーゴーが、出版直後の1862年、 出版社宛に出した 「？」 という手紙だと言われています。 そして、出版社からの答えは、 「！」 というもの。 文面だけ見ると、何のことだかさっぱりですが、 その心は 「『レ・ミゼラブル』の売れ行きはどうか？」 「大変好評です！」 というやり取りであったとされています。 まさに「つうかあの仲」、 極限まで言葉を削ぎ落としたやり取りですね。 さすがにここまでの短いやり取りは難しいかもしれませんが、 最低限の言葉で、 かつ、用件をわかりやすく伝えることを求められるのが 今回のテーマ、「件名」です。 ◆◆◆件名で用件を伝える◆◆◆ 覚えのある方も多いかと思いますが、 受信トレイに未読メールがずらっと並んだ状態というのは 人を大いに辟易させるものです。 特に休暇明けなどは、メールソフトを立ち上げた途端に 続々と受信トレイに溜まっていく未読メールに、 一体どれから手をつけたものかと途方に暮れてしまいますね。 そんなとき有難いのが、件名を見ただけで 用件が分かるメールです。 受信トレイに4通の未読メールが届いていたとして、 以下を見比べてみてください。 ■あいまいな件名例 1.変革チーム会議の件 2.【訂正】変革チーム会議の件 3.○社○様からの問い合わせについて 4.お世話になっております ■用件が分かる件名例 1.【変革チーム会議開催】4/13（月）10時@会議室A 2.【変革チーム会議時間変更】4/13（月）10時→15時 3.※ご対応ください：○社○様より△について問い合わせ 4.○○セミナーのご案内 前者ではそれぞれ開封してみなければ用件がわかりませんが、 後者では件名でだいたいの用件が分かりますので、 対応を求められている3通目のメールを開封して すぐに作業にかかれます。 若手の方は、目上の方に向けて あまり用件を具体的に書くと失礼にあたるのでは、 と不安に思われるかもしれませんが、 ・お疲れ様です ・はじめまして といった挨拶のみの件名というのは、 かえって相手の手を煩わせることになります。 件名自体がひとつのメッセージになるように、 用件を簡潔に伝えましょう。 ◆◆◆用件の種類を強調する◆◆◆ さらに相手に求めるアクションや用件の種類を 強調するとよりわかりやすい件名になります。 例えば、 ・問い合わせ ・要確認 ・重要 ・FYI（For Your Information） などがあります。 余談ながら、飲み会の連絡など 業務と無関係の用件の場合は、 ・非業務 ・業務外 といった表現が使われるようです。 これらに※印をつけたり、（）や《》で囲ったりすると 受信ボックスで目立ちます。 個人的には【】（すみつきカッコ）がくっきり見えるので おすすめです。 ◆◆◆返信時は件名を変えない◆◆◆ それから、もうひとつ。 返信時には件名を変えないというのがマナーです。 返信時には「RE：」「返：」、 転送時には「FW：」といった語句が自動的に 元々の件名の頭に付与されます。 （メールソフトによって語句の詳細は異なります） 「用件を伝える」ことを考えると、 返信用に新しい件名をつけたくなりますが、 後で検索した場合に見つかりにくくなってしまいますので 件名を「変更」「削除」するのは避けましょう。 ただ、個人的には、 一刻も早く伝えたいような内容を 件名に「追加」するのは有りではないかと思います。 冒頭で挙げた最短の手紙、現代であれば 件名：[問い合わせ]レ・ミゼラブルの売上げについて に対する返信が、 件名：RE:[問い合わせ]レ・ミゼラブルの売上げについて 【←大好評につき増刷決定！】 といったかたちになりますでしょうか。 ◆◆◆まとめ：メヂカラレベルUP！◆◆◆ 件名はメールの顔です。 ・簡潔に、わかりやすく。 ・2通目以降、みだりに変更しない。 この2点を守って、件名上手になりましょう。 それではまた来週お会いしましょう。 ◆◆◆おまけ:今週の文例◆◆◆ 「報告/連絡/相談（社内向け）〜議事録を送付する」 最後に、すぐに応用できる「今週の文例」です。 今回は、社内の関係者に対し、議事録を送付するという場面です。 メール負荷軽減のため、社内での資料共有については、 共有サーバ上に資料を格納し、ファイルパスのみを伝達するという 組織も多いかと思います。 その場合はファイルパスとファイル名称を正しく記載しましょう。 また、書類のやり取りの際は「査収」という言葉がよく用いられます。 文例中の表現のほか、 「ご査収ください。」 「ご確認よろしくお願いいたします。」 なども使われます。 ========================================================== ------------------------------------------------ 件名：【送付連絡】4/1(水)変革チーム定例会議議事録 ------------------------------------------------ 変革チーム各位 お疲れさまです。澤田です。 4月1日（水）に実施されました 変革チーム定例会議の議事録を送付いたします。 【添付ファイル名】 20090401_変革チーム定例会議議事録.doc ご査収のほど、よろしくお願いいたします。 疑問点、不明点、記載ミス等がありましたら 澤田までご連絡ください。 以上、お知らせいたします。 --------- 澤田 変革子 03-XXXX-XXXX （内線：XXX） XXX@△△.jp ========================================================== ↓↓↓↓↓↓↓↓SOX法支援も頑張っています!!↓↓↓↓↓↓↓↓ ♪♪♪♪♪♪♪♪♪<http://jsox.exblog.jp/>♪♪♪♪♪♪♪♪♪ 『SOX法コンサルタントのつぶやき』ブログ、絶賛更新中！♪ 日本版SOX法対応プロジェクトで奮闘するチェンジの 若手コンサルタント達の悩みや努力をブログで紹介しています。 現場の生々しい話は、SOX法対応に関ってらっしゃる読者の方の 参考・励みにもなると思います。 是非、温かいコメント書き込みをお待ちしております。 URL：http://jsox.exblog.jp/ ♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪ ◆◆◆ 要望・体験談・コメント募集！ ◆◆◆ 今回のテーマに関連しそうな皆様の経験談をお寄せください。 また、ご意見・ご質問等も、下記までご遠慮なくお願いします。 info@change-jp.com ◆◆◆ 株式会社チェンジとは？ ◆◆◆ 私たちチェンジは、社名の通り企業のお客様を対象に「変革」の お手伝いをしています。 具体的には、コンサルティングと企業研修の2つの事業を通じて、 自らを変える必要を感じているお客様に対し、目指す姿を明確化 する企画段階からその企画の実行まで、幅広い支援を 提供しています。 詳しくはお手数ですが、弊社WebSiteをご訪問下さい。 URL: http://www.change-jp.com Mail: info@change-jp.com □■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■ メール力"メヂカラ"向上講座 〜メール作成でもう悩まない！〜 第2回 「件名で伝えるメッセージ」 バックナンバーの参照はこちら >> http://www.change-jp.com/vision/mail_magazine_index.html ※このメルマガは、友人・同僚・上司・後輩の方々へご自由に 転送してください（内容は改変せずにお願いします）。 ※内容には万全を期しておりますが、ご活用いただく場合は、 購読者個人の責任でお願いします。万一何らかの損害が発生 しても、発行者は責任を負うことができません。 ※内容の改変・編集や商用での転載の場合は発行者にご相談を いただけますようお願い致します。 発行者：株式会社チェンジ（編集担当：澤田） 150-0011 東京都渋谷区東1-26-20 東京建物東渋谷ビル11F URL: http://www.change-jp.com Mail: info@change-jp.com ■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□ All rights reserved. Change Co.,Ltd. 2009
