2009/04/06
■□メール力"メヂカラ"向上講座 第1回「出さない、という選択」□■
研修とコンサルティングの株式会社チェンジ Presents □■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■ メール力"メヂカラ"向上講座 〜メール作成でもう悩まない！〜 第1回 「出さない、という選択」 ビジネスメールには「型」があります。 「型」を知り、効率的にメールを作成する力を身につけましょう。 毎回すぐに使える文例付き。 ■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□ 読者の皆さま はじめまして。株式会社チェンジの澤田です。 新しい年度が始まり、陽気もすっかり春らしくなってきましたね。 週末、桜を眺めながら、 思いを新たにされた方も多いのではないでしょうか。 さて、今週から始まりました「"メヂカラ"向上講座」では、 ビジネスメールの書き方を取り上げます。 今やビジネスに不可欠なツールであるメールですが、 改めて、ご自身のメールの書き方に自信はありますか？ ビジネスマナー研修等でメールの書き方を教わったことがある、 という方もいらっしゃるかと思いますが、 多くの方は、先輩社員や上司、お客様からのメールを参考にしながら 徐々に自己流のメールの書き方を培ってきたのではないでしょうか。 しかし「自己流」というのは恐ろしいもので、 良かれと思ってしていることが実はマナー違反であったり、 当たり前と思っていることが自社内だけのローカルルールであったり、 メールには多くの落とし穴があるのです。 また、社会人経験の長い人ほど、周囲が間違いを指摘しづらいことから、 そうした誤用が野放しになってしまうこともあります。 当シリーズでは、毎回具体的な失敗・成功事例の紹介・解説を通じて、 「してはいけないこと」「すべきこと」をお伝えするとともに、 毎回すぐに応用できる文例をお届けします。 新入社員・若手社員の皆さまには、 失敗しないメールを短時間で書けるように。 部下を持つ皆さまには、自己流のメールを振返る機会になるように。 また、「まさか、こんな間違い、していないだろうな？」と 部下の方々のメール力向上のきっかけ作りとなれれば幸いです。 全10回のシリーズ、どうぞ最後までお付き合いください。 ◆◆◆メールの「書き方」の前に◆◆◆ さて、第1回は、メールの書き方云々の前に、 そもそも、そのメール、書くべき？ という判断について考えてみたいと思います。 内容以前に、 「それ、メールで伝えること？」 というメールを受け取った経験、ありませんか？ ◆◆◆出してはいけないメール◆◆◆ メールに慣れた若手社員の中には、 対面や電話でのコミュニケーションを避け 何事もメールで済まそうとする向きがある、 という話をよく耳にします。 「退職願をメールで書いてきた」 などという話は、その典型と言えるでしょう。 新入社員の皆さんも、「退職願はさすがにマズいだろう」というのは 理解できると思います。 それでは、日常的にはどのような場合が メール向きではないのか？考えてみましょう。 この3つの状況でのコミュニケーション、 メールの使用が好ましくないのは、どれだと思いますか？ 【1】TO：今日訪問予定のクライアント 社内で緊急事態が発生！対応に時間が掛かるため、 30分約束時刻を繰り下げて欲しい… 【2】TO：成果物チェックを担当している新入社員 ミスが10箇所以上もあった成果物、 修正対応を依頼したい… 【3】TO：顔と名前は知っているけれど話したことのない、 隣の島(ブロック)にいる先輩社員 明日の飲み会に来るのかどうか、出欠を確認したい… いかがでしょうか。 これは、3つとも、 「メール以外の方法でコミュニケーションを取る」 というのが正解です。 どんなに正確な、礼儀正しいメールを送ったとしても、 このような場合、メールで済ませようとしたこと自体が マイナス要因になってしまうのです。 「直接言ってくれればいいのに…」 「気が利かないなぁ」 「コミュニケーション能力が低い人だな」 相手にそんな印象を与えてしまいかねません。 では、それぞれ、どのように対応すればいいのか？ なぜメール以外の方法が好ましいのか？ 見ていきましょう。 ◆◆◆状況に合ったコミュニケーション◆◆◆ 【1】緊急の用件の連絡 ⇒遅刻が確定した時点で、急いでクライアント先へ電話を入れましょう！ 当日の予定変更のように、緊急度の高い用件は、必ず電話で連絡をします。 メールでは、先方が約束の時間までにメールを確認してくれる、 という保証がありません。 先方が不在の場合は、伝言を依頼すると共に、 メールでも用件とお詫びの連絡をしておきましょう。 その際メールでは、「お電話を差し上げましたが」と、 電話でも連絡した旨を添えておくと、先方も状況がスムーズに 把握できます。 【2】ネガティブかつ複雑な用件の連絡 ⇒極力、対面で指導・指示を行なう時間を取りましょう！ メールで逐一ミスの箇所と具体的な修正方法を伝えようと考えた方も いらっしゃるかもしれませんが、この場合対面での連絡が理想です。 理由は、ミスを指摘するというネガティブな用件の伝達であること。 そして、相手が新入社員ということで、こちらの指示が正確に 伝わらない可能性が高いことの2点です。 相手のミスを指摘したり、こちらのミスを謝罪する等、ネガティブな 要素を伝達する場合、メールでは表現が単刀直入になり過ぎ、 相手の感情を害する可能性があります。 また、メールは表現手段が文字に限られるため、 複雑な用件を伝える場合、書き手の表現力と読み手の読解力が 求められます。 今回は相手が仕事に慣れない新入社員ということで、 言葉を選びながら会話ができ、疑問にもその場で答えることができる 対面でのコミュニケーションが向いていると思われます。 ただし、現実的にはこうした用件のたびに 対面機会を設けるのは難しいと思われますので、 そこは臨機応変に、ということで・・・。 【3】メールを書く方が時間が掛かると思われる、単純な用件の連絡 ⇒先輩の所在を確認して、隣の島へ走りましょう！ 聞きたいのは 「明日の飲み会、いらっしゃいますか？」 それだけですね。 複数人に回答を確認する必要があれば話は別ですが、 確認したい対象がひとりだけで、顔の見える場所にいるのであれば、 直接聞いた方が、手っ取り早く、感じが良いのではないでしょうか。 若手社員のメールをめぐる問題行動として 「メールで退職届」と並び語られるのが、 「隣の席の人ともメールでやり取りする」 というもの。 接触機会のなかった先輩社員との、 せっかくのコミュニケーションチャンスです。 少々緊張するかもしれませんが、思い切って話しかけてみましょう。 ◆◆◆まとめ：メヂカラレベルUP！◆◆◆ メールは便利なツールですが、万能ではありません。 状況に応じて、 電話・対面とコミュニケーション方法を使い分けることが メール力の第一歩です。 さて、第1回、いかがでしたか？ 力が入り過ぎて長文になってしまい、恐縮です。 ご意見ご感想、こんなことを取り上げて欲しい等のご要望を いただけましたら幸いです。 それではまた来週お会いしましょう。 ◆◆◆おまけ：今週の文例◆◆◆ 「報告/連絡/相談（社内向け）〜先輩社員に作業の報告をする」 最後に、すぐに応用できる「今週の文例」です。 今回は社内の先輩社員宛てに、日次の作業報告を行なうという 場面です。 項目ごとに箇条書きをして、分かりやすく報告を行いましょう。 日報として別ファイルを添付するような場合でも、 概要をメール本文に記しておくと親切です。 また、社内メールについては、宛名やあいさつの書き方に 各社固有のルールがある場合がありますので、 先輩社員に確認することをおすすめします。 ========================================================== ------------------------------------------------ 件名：【作業報告】X月X日（月） ------------------------------------------------ 田中さん 澤田です。お疲れ様です。 X月X日（月）の作業内容を報告します。 1．スケジュール 9：00-12：00 △社打合せ（渋谷） 13：00-15:00 打合せ議事録作成 15：00-17:00 アンケート集計作業 17：00-18:30 チーム定例ミーティング 2．進捗 ■打合せ議事録作成：100%（完了） 長谷川課長にご確認いただき、 完成版をファイルサーバーへ格納済みです。 【格納場所】 XXX 【ファイル名】 XXX.doc ■アンケート集計：70% 100件中70件まで集計を完了しました。 スケジュール通りに進行しています。 引き続き集計作業を進め、 明日の12時までに完成版を提出する予定です。 3.問題点 なし 4．依頼事項 アンケートについて、提出時のレイアウトに不備がないか ご確認いただきたいと思います。 明日午前中に、30分ほどお時間いただけますでしょうか。 5．明日の作業予定 ■アンケート集計 ■△社提案資料作成 以上、よろしくお願いいたします。 --------- 澤田 変革子 03-XXXX-XXXX （内線：XXX） XXX@△△.jp ========================================================== ↓↓↓↓↓↓↓↓SOX法支援も頑張っています!!↓↓↓↓↓↓↓↓ ♪♪♪♪♪♪♪♪♪<http://jsox.exblog.jp/>♪♪♪♪♪♪♪♪♪ 『SOX法コンサルタントのつぶやき』ブログ、絶賛更新中！♪ 日本版SOX法対応プロジェクトで奮闘するチェンジの 若手コンサルタント達の悩みや努力をブログで紹介しています。 現場の生々しい話は、SOX法対応に関ってらっしゃる読者の方の 参考・励みにもなると思います。 是非、温かいコメント書き込みをお待ちしております。 URL：http://jsox.exblog.jp/ ♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪ ◆◆◆ 要望・体験談・コメント募集！ ◆◆◆ 今回のテーマに関連しそうな皆様の経験談をお寄せください。 また、ご意見・ご質問等も、下記までご遠慮なくお願いします。 info@change-jp.com ◆◆◆ 株式会社チェンジとは？ ◆◆◆ 私たちチェンジは、社名の通り企業のお客様を対象に「変革」の お手伝いをしています。 具体的には、コンサルティングと企業研修の2つの事業を通じて、 自らを変える必要を感じているお客様に対し、目指す姿を明確化 する企画段階からその企画の実行まで、幅広い支援を 提供しています。 詳しくはお手数ですが、弊社WebSiteをご訪問下さい。 URL: http://www.change-jp.com Mail: info@change-jp.com □■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■ メール力"メヂカラ"向上講座 〜メール作成でもう悩まない！〜 第1回 「出さない、という選択」 バックナンバーの参照はこちら >> http://www.change-jp.com/vision/mail_magazine_index.html ※このメルマガは、友人・同僚・上司・後輩の方々へご自由に 転送してください（内容は改変せずにお願いします）。 ※内容には万全を期しておりますが、ご活用いただく場合は、 購読者個人の責任でお願いします。万一何らかの損害が発生 しても、発行者は責任を負うことができません。 ※内容の改変・編集や商用での転載の場合は発行者にご相談を いただけますようお願い致します。 発行者：株式会社チェンジ（編集担当：澤田） 150-0011 東京都渋谷区東1-26-20 東京建物東渋谷ビル11F URL: http://www.change-jp.com Mail: info@change-jp.com ■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□ All rights reserved. Change Co.,Ltd. 2009
