2009/03/17
■□一味違う！？コンサルタントの資料作成術 第9回 「ちょっとしたビジュアル化」□■
研修とコンサルティングの株式会社チェンジ Presents □■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■ 一味違う！？コンサルタントの資料作成術 第9回 「ちょっとしたビジュアル化」 ホワイトカラーの必携スキル！ パワーポイントやエクセルを用いたグッとくる資料作成の 技法をご紹介します。 ■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□ 読者の皆さま こんにちは。株式会社チェンジの伊藤です。 毎週のご愛読ありがとうございます。 ラスト2号となりました本シリーズ、最終回前の本号は、 「ちょっとしたビジュアル化」をテーマにお送りいたします。 「なんだか字ばっかりでわかりづらいなぁ」 といった上司やお客様からの指摘を受けたことはありませんか？ 書き手からすると、「ちゃんと言いたいことを書いたのに！」 「しっかり読んでくれれば分かるのに！」といった思いを もってしまいそうな光景が目に浮かんできますね。 図解表現やグラフ化の技術は、整理しだすと、それだけで 1シリーズになる重い？テーマですが、今回は、日頃の資料作成 に織り込める「ちょっとした」技術を見ていきましょう。 毎週、ご紹介しておりますが、本メルマガの「読み方・使い方」 しつこいようですが確認してまいりましょう。 ○すぐ使えそうなものは、使ってみる ○部分的に使えそうなものは、部分的に使ってみる ○すぐ使わなそうなものは、とりあえず理解するだけに留める 今週もよろしくお願いします。 ************************************************************* ♪♪♪PMP資格更新でAmazon1万円分プレゼント♪♪♪ ************************************************************* ・PMP資格の更新時期を迎えているあなたに朗報です♪ ・チェンジのeラーニングで、45ＰＤＵを一気に取得！！ http://www.change-jp.com/pmp/pmpcampaign_20090303.html ************************************************************* ◆◆◆図解表現は難しい？◆◆◆ パワーポイント等を用いた資料作成術の研修の際や、自社でのOJT の際によく、、、 「言いたいことは頭にあるのに、図解がうまくできません」 といったご意見を耳にします。 確かに世の中には非常に手の込んだ図解表現を得意とする人がいて、 またそれを好む方も多くいらっしゃいます。 確かに私自身が部下指導する際にも、「この資料、10秒眺めても 意味が分からないからダメ」といった厳しい指導をすることも あります。 そもそもビジュアル化が必要な理由は、 [1]より短い時間で趣旨を理解してもらう [2]読み手の記憶/印象に残す [3]（上記と重複して）文章で書くと長い内容を図で代用する こんなところでしょうか。 冷静に考えると、上記が満たされることが重要なのであり、 全ての資料について、手の込んだ図解表現を盛り込む必要は ないとも言えます。（"好み"の問題は残りますが） ビジュアル化を「難しいもの」と捉えるのではなく、 またイチゼロ（できる/できない）の議論にするのではなく、 ちょっとした工夫でできるビジュアル化の考え方を探ってみましょう。 ◆◆◆ありふれたものほど分かりやすい◆◆◆ 前段で書いた内容と相反するように聞こえますが、手の込んだ、 凝った図解表現は、結果として分かりにくいものになるリスクを 多分に含んでいます。 分析結果や示唆を一口でまとめようとしたときに、読み手が これまでに見た/聞いたことのないようなフレームワーク （枠組み）や整理法を用いた結果、実は枠組み自体の理解に 時間がかかるケースがコレに当たります。 よく見かける図解表現を無理なく織り込むことが、最大のコツ と言えるかもしれません。 では、どういった図解のパターンが良い意味で「ありふれて」 いるのでしょうか？ 皆さんの作成する資料が以下のパターンに当てはまらないかを チェックしてみましょう。 （[]の中は、パワーポイントのオートシェイプの名称） 1．時間の経過にともなう情報の整理 ・四半期別の取組内容や、取組ステップに応じた作業内容 の整理などを行う場合は、[ホームベース]を用いる ・資料の左から右、または上から下に展開することで、 時間やステップに分けた情報と理解しやすい 2．大小/高低などレベルに応じた情報の整理 ・取組による影響範囲や所要コストなどを、大⇔小の情報と セットで整理する際には、[左右矢印]を用いる ・2つ以上の軸を組みわせる場合は、左右矢印を中央で 組み合わせて2×2の4象限の分類仕立てにすると理解しやすい 3．2つのものの比較による情報の整理 ・取組前/後の比較や、国による制度の違いなど、2つのものを 比較する場合は、[四角形]の間に[左右矢印]を挟んで表現 ・複数の比較項目がある場合は、上記を縦に並べる 上記の他に三角形を重ねたピラミッド型（組織構造などの表現に 用いる）や、丸を複数重ねるベン図（包含関係の表現に用いる） などが挙げられますが、多くは上記を応用したものと言えるでしょう。 ◆◆◆「この矢印、どういう意味？」◆◆◆ 一般的な3パターンを整理しましたが、最も多く用いるのは、 シンプルに[四角形]と[（上下左右）矢印]による関係性の 表現でしょうか。 シンプルなものほど注意が必要！ということで、コンサルタントに なりたての頃の私自身の体験談をひとつご紹介しておきましょう。 上司からの指示に基づいて資料を書いたところ、案の定、 「字が多い」と言われた私は、いくつかの情報を[四角形]と[矢印] で整理して再度提示しました。すると、、、 私：「できました、もう一度レビューしてください。」 上：（5秒ほど眺めて）「この矢印どういう意味？」 私：「えっとですね、つながりを示してるんですが…。」 上：「どういうつながり？」 私：「えーっと、ステップ論的なですね…。」 上：「特にステップになってないよね？てか因果でも時系列でも ないし言い換えでもないよね？意味ないよねこの矢印。」 私：「そうですか、そうですね。そうか、そうですよね…。」 上：「矢印ひとつとっても意味ないものは書かなくていいからさ。」 私：「はい…。」 今、思い出しても悔しさと恥ずかしさがまい戻ってきますね（苦笑） 典型的な悪い例としてご紹介しましたが、 【意味のない図解は、図解のない資料にも劣る】との教えですね。 ちょっとした図解表現を用いる時でも忘れてはいけないのは、 「この図解（オートシェイプ）の意味はなんだろう？」の視点です。 実際にそんなに突っ込みを入れてくる人は稀でしょうが、 自分が説明する立場になって資料を書くと、やはり意味のないものは 説明できないものです…。 いかがでしょうか、図解のポイント、なかなか文章では読みづらいい 部分もあったかと思いますが、皆様の日々の文書作成にあてはめて、 お役立て頂ければ幸いです。 それではまた来週お会いしましょう。 ↓↓↓↓↓↓↓↓SOX法支援も頑張っています!!↓↓↓↓↓↓↓↓ ♪♪♪♪♪♪♪♪♪<http://jsox.exblog.jp/>♪♪♪♪♪♪♪♪♪ 『SOX法コンサルタントのつぶやき』ブログ、絶賛更新中！♪ 日本版SOX法対応プロジェクトで奮闘するチェンジの 若手コンサルタント達の悩みや努力をブログで紹介しています。 現場の生々しい話は、SOX法対応に関ってらっしゃる読者の方の 参考・励みにもなると思います。 是非、温かいコメント書き込みをお待ちしております。 URL：http://jsox.exblog.jp/ ♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪ ◆◆◆ 要望・体験談・コメント募集！ ◆◆◆ 今回のテーマに関連しそうな皆様の経験談をお寄せください。 また、ご意見・ご質問等も、下記までご遠慮なくお願いします。 info@change-jp.com ◆◆◆ 株式会社チェンジとは？ ◆◆◆ 私たちチェンジは、社名の通り企業のお客様を対象に「変革」の お手伝いをしています。 具体的には、コンサルティングと企業研修の2つの事業を通じて、 自らを変える必要を感じているお客様に対し、目指す姿を明確化 する企画段階からその企画の実行まで、幅広い支援を 提供しています。 詳しくはお手数ですが、弊社WebSiteをご訪問下さい。 URL: http://www.change-jp.com Mail: info@change-jp.com □■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■ 一味違う！？コンサルタントの資料作成術 第9回 「ちょっとしたビジュアル化」 バックナンバーの参照はこちら >> http://www.change-jp.com/vision/mail_magazine_index.html ※このメルマガは、友人・同僚・上司・後輩の方々へご自由に 転送してください（内容は改変せずにお願いします）。 ※内容には万全を期しておりますが、ご活用いただく場合は、 購読者個人の責任でお願いします。万一何らかの損害が発生 しても、発行者は責任を負うことができません。 ※内容の改変・編集や商用での転載の場合は発行者にご相談を いただけますようお願い致します。 発行者：株式会社チェンジ（編集担当：伊藤） 150-0011 東京都渋谷区東1-26-20 東京建物東渋谷ビル11F URL: http://www.change-jp.com Mail: info@change-jp.com ■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□ All rights reserved. Change Co.,Ltd. 2009
