2009/03/09
■□一味違う！？コンサルタントの資料作成術 第8回 「迷わせない文章」□■
研修とコンサルティングの株式会社チェンジ Presents □■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■ 一味違う！？コンサルタントの資料作成術 第8回 「迷わせない文章」 ホワイトカラーの必携スキル！ パワーポイントやエクセルを用いたグッとくる資料作成の 技法をご紹介します。 ■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□ 読者の皆さま こんにちは。株式会社チェンジの伊藤です。 毎週のご愛読ありがとうございます。 いよいよ終盤となってまいりました、今週は、特に言葉 （日本語表現）に着目してみましょう。 頭の中に言いたいことが浮かんでいても、文章に落とそうとすると、 なにかニュアンスが違う、言いたいことが伝わらないといった じれったい思いをすることはないでしょうか。 迷わせない資料、言い換えると、判断しやすい資料を支える 表現の技術を確認してまいりましょう。 毎週、ご紹介しておりますが、本メルマガの「読み方・使い方」 しつこいようですが確認してまいりましょう。 ○すぐ使えそうなものは、使ってみる ○部分的に使えそうなものは、部分的に使ってみる ○すぐ使わなそうなものは、とりあえず理解するだけに留める 今週もよろしくお願いします。 ************************************************************* ♪♪♪PMP資格更新でAmazon1万円分プレゼント♪♪♪ ************************************************************* ・PMP資格の更新時期を迎えているあなたに朗報です♪ ・チェンジのeラーニングで、45ＰＤＵを一気に取得！！ http://www.change-jp.com/pmp/pmpcampaign_20090303.html ************************************************************* ◆◆◆構成上の「迷い」◆◆◆ 「第2号：言いたいことを書ききる技術」では、資料作成において、 まず先に言いたいことを整理し終えてから書き出すことをお勧め しました。 とはいえ、実際に資料を作成していると頭が混乱して途中でハタと 「何が言いたいんだっけ？」となることもしばしばです。 資料をチェックする立場の上司の皆さんに向けた研修を担当する 際に、提供している考え方を紹介しましょう。 部下の作成した資料（文字中心のもの）をチェックする際には、 1．1枚の資料に言いたいことが幾つ含まれているか？ 2．それぞれ、正しいと言えるか？ 3．それぞれの関係はどのように整理されるか？ この3つの「？」を頭に浮かべながら取り組むと、資料の書き手の 悩みを理解しやすく、また修正に向けたアイデアが出しやすいと 言えます。 図解表現を用いる場合と同様に、文字中心の資料の場合でも、 結局のところ、最終的に伝えたいメッセージまで到達する道のりが 整理されていることがポイントですね。 長い文章になればなるほど、ややこしく見えますが、シンプルに 言いたいことの数、正しさ、関係性を整理することで、迷わずに （すっきりと）読める構成に仕上がることでしょう。 ◆◆◆長い文章は人を迷わせる◆◆◆ 議事録なども含め、文章中心の資料を作成する際に、心がけたい ことの一つが「短く書く」ことです。 （と、言いながら毎回長文のメルマガをお届けしている点が、 心苦しい限りですが・・・） 一文の長さを短く保つ、感覚的には3行以内に収めることが迷わせ ない文章のコツと言えるでしょう。 では言いたいことを短い文章で表すためのコツとはどのような ものでしょうか。 ○二文に分ける 最初から短い文章で構成できることが理想ですが、ついつい 文章が長くなってしまった時は、先の「言いたいことの数」 を数えて、そもそも2つの文章に分けてしまいましょう。 ○動詞で言いきる 「調査を行う」や「取組を推進する」といった表現を使いがち ですが、動詞を名詞化した上で「する」を意味する動詞 をつける文章は冗長になりがちです。 シンプルに「調査する」「取り組む」とした方が読みやすい ケースも多いでしょう。 ○意味の薄い形容を削る 伝えたい内容に意味を付加しない単語はできる限り削ります。 たとえば「はっきりと明記する」や「再度、繰り返す」等の 動詞自体に重複する形容は意味を付加していません。 重厚な言い回しが必要なシーンや相手の好みは加味すべきですが、 シンプルに言い切りたいケースでは省く方がよいかもしれません。 こういった細かなコツの積み上げが短文で分かりやすい表現へと つながっていきます。 ◆◆◆判断しやすく表現する◆◆◆ 短い文章であっても、やはり読み手が判断に迷うものがあります。 書き手と読み手が完全に意思疎通できていれば問題はないので しょうが、多くの場合で両者の認識にはズレがあるものです。 これまでにも触れてきたように、文書は一人歩きをするもので あり、理想を言えば「誰が読んでも誤解なく一致した認識を 持てる表現」であることが期待されます。 押さえておきたいポイントとしては、、、 ◎意味の定義 人によって解釈の異なる表現は避ける、または丁寧に補足します。 やりがちなのは、同じ意味のものを複数の異なる表現で表す、 または異なる意味のものを同じ表現で表すパターンです。 △：□□社はリストラを実施すべきだ ○：□□社は事業/組織の再編成を実施すべきだ ◎表現の抽象度 定量的/具体的に表現可能な情報を抽象的に表すと、 読み手による解釈のブレが著しく発生しやすくなります。 また過度に修飾語を使いすぎるのではなく、シンプルに伝えたい 内容を整理することがポイントです。 △：『顧客との「密なコミュニケーション」を取る』 ○：『顧客へ週1回は訪問し3ヶ月で3回の全体会議を開催する』 ◎情報の性質の明示 伝えたい内容が、<1>事実<2>主張<3>推測<4>伝聞のうちどの性質を 持つのかが明らかでない文章は読み手が迷います。 特に文末表現を用いて、性質づけを明らかにしましょう。 △：「□□社は創業以来の危機を迎えている」 ○：「◆◆紙によると、□□社は創業以来の危機、のようだ」 いかがでしょうか、相も変わらず？地味な内容ではございますが、 皆様の日々の文書作成にお役立て頂ければ幸いです。 それではまた来週お会いしましょう。 ↓↓↓↓↓↓↓↓SOX法支援も頑張っています!!↓↓↓↓↓↓↓↓ ♪♪♪♪♪♪♪♪♪<http://jsox.exblog.jp/>♪♪♪♪♪♪♪♪♪ 『SOX法コンサルタントのつぶやき』ブログ、絶賛更新中！♪ 日本版SOX法対応プロジェクトで奮闘するチェンジの 若手コンサルタント達の悩みや努力をブログで紹介しています。 現場の生々しい話は、SOX法対応に関ってらっしゃる読者の方の 参考・励みにもなると思います。 是非、温かいコメント書き込みをお待ちしております。 URL：http://jsox.exblog.jp/ ♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪ ◆◆◆ 要望・体験談・コメント募集！ ◆◆◆ 今回のテーマに関連しそうな皆様の経験談をお寄せください。 また、ご意見・ご質問等も、下記までご遠慮なくお願いします。 info@change-jp.com ◆◆◆ 株式会社チェンジとは？ ◆◆◆ 私たちチェンジは、社名の通り企業のお客様を対象に「変革」の お手伝いをしています。 具体的には、コンサルティングと企業研修の2つの事業を通じて、 自らを変える必要を感じているお客様に対し、目指す姿を明確化 する企画段階からその企画の実行まで、幅広い支援を 提供しています。 詳しくはお手数ですが、弊社WebSiteをご訪問下さい。 URL: http://www.change-jp.com Mail: info@change-jp.com □■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■ 一味違う！？コンサルタントの資料作成術 第８回 「迷わせない文章」 バックナンバーの参照はこちら >> http://www.change-jp.com/vision/mail_magazine_index.html ※このメルマガは、友人・同僚・上司・後輩の方々へご自由に 転送してください（内容は改変せずにお願いします）。 ※内容には万全を期しておりますが、ご活用いただく場合は、 購読者個人の責任でお願いします。万一何らかの損害が発生 しても、発行者は責任を負うことができません。 ※内容の改変・編集や商用での転載の場合は発行者にご相談を いただけますようお願い致します。 発行者：株式会社チェンジ（編集担当：伊藤） 150-0011 東京都渋谷区東1-26-20 東京建物東渋谷ビル11F URL: http://www.change-jp.com Mail: info@change-jp.com ■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□ All rights reserved. Change Co.,Ltd. 2009
