2009/02/16
■□一味違う！？コンサルタントの資料作成術 第5回「資料作成のスピード」□■
研修とコンサルティングの株式会社チェンジ Presents □■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■ 一味違う！？コンサルタントの資料作成術 第5回 「資料作成のスピード」 ホワイトカラーの必携スキル！ パワーポイントやエクセルを用いたグッとくる資料作成の 技法をご紹介します。 ■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□ 読者の皆さま こんにちは。株式会社チェンジの伊藤です。 毎週のご愛読ありがとうございます。 ご連絡ですが、本シリーズ「一味違う！？コンサルタントの資料作成術」 は3月末までの配信となります。（今回含め、全10回程度になる予定） というわけで、今週が折り返し地点となりますが、 読者の皆さまの疑問・ご意見、お便りをお待ちしております。 残り5回のテーマに反映できるものであれば、ぜひ、絡めてまいり たいと思いますので、よろしくお願いします。 さて、今週のお題は「資料作成のスピード」です。 これまでの号で一部触れてきたところもありますが、今回は、 純粋にスピードに焦点を当てたいと思います。 ちなみに、前回ご紹介した、本メルマガの「読み方・使い方」 もう一度、確認してまいりましょう。 ○すぐ使えそうなものは、使ってみる ○部分的に使えそうなものは、部分的に使ってみる ○すぐ使わなそうなものは、とりあえず理解するだけに留める 今週もよろしくお願いします。 では、今週の内容に入ってまいります、が、その前に、 コンサルティング業界を例に挙げるまでもなく、最も、効率的な 時間の使い方が求められるのがPM（プロジェクトマネジャー）の 皆さんではないでしょうか。 今号では資料作成のテクニックを、PMの皆さんの時間管理にお役立て いただければ、と思いますが、株式会社チェンジではPMP取得者や 今後受験される予定の方、またプロジェクト活動に関わる皆様への 情報提供をさせていただいております。是非お立ち寄りください。 ************************************************************** ■多忙なプロジェクトマネジャーのみなさんへ■ PMP最新情報はチェンジのPMPポータルで！！ ************************************************************** ・PMP資格対策、PDU取得講座、手続きなど、PMP資格情報が満載！ ・リリース直後のPMBOK第4版情報も掲載中！ http://www.change-jp.com/pmp ************************************************************** ちなみに、こちらもまだ間に合います！是非、お問い合わせください。 ************************************************************** 『今からでも間に合う！J-SOX法完全対応セミナー』開催決定（無料） ************************************************************** J-SOX法対応でお悩みの経営者様、管理・財務・経理部門長様！ ・J-SOX法対応が必要とわかっているものの、対応できていない・・ ・監査法人からの指摘が多く、どう対応すればよいかわからない・・ 皆様のお悩みを、本セミナーで解決しませんか？ セミナー内のワークショップにて、その場で対応策を提示いたします！ ------------------------------------------------------------ ◆日時：2009年2月24日(火) 16:00〜18:00 ◆会場：株式会社チェンジ 東京本社セミナー室 ＊詳しくはセミナー紹介ページへ ⇒http://www.change-jp.com/consulting/nr/20090121.html ************************************************************** ◆◆◆資料作成のスピードを遅くしている要素◆◆◆ スピードを遅くする、と書くと語弊があるかもしれませんが、 どこに時間を使っているか、を考えてみましょう。 資料1枚の作成を例に取ると、 1．考える 2．書く 3．整える 資料全体（冊子）を考えると、 A．ページの構成を考える B．上記1-3の繰り返し C．全体を見直す・整える こんなところでしょうか。 第2号で触れたように、最初に言いたいことを書ききる技術を活用 することで、（A．ページの構成を考える）や（1．（ページ内容を） 考える）にかかる時間を結果的に短縮することができます。 ◆◆◆モノ申す部下、戸惑う上司◆◆◆ 私がコンサルタント1年生だったころ、同期とその上司 のやり取りに驚いたことがあります。 上司：総務部のメンバ向けに○○の趣旨の資料を作ってほしいんだ 同期：なぜ、その資料を書く必要があるんですか？ 上司：え、なぜ、、って。それは○○で○○だから○○で・・。 同期：であれば、以前作成した別の部門向けのものではダメですか。 上司：いや、あれは○○で○○だから、今回のとは違うし・・。 同期：でも、○○は○○なので・・・ （上記が結構長い時間、続く・・・） 私はもちろん（？）口出ししませんでしたが、心の中では、 「いいじゃん、書けば。話しているうちに書き終わるんじゃないの？」 なんて思いながら自分の仕事をしていました。 当時は単に性格的な違いであり「コダワリのある人だなぁ」としか 思いませんでしたが、自分が部下を持つ立場になって、この同期の 発言の趣旨や上司からみた「ありがたさ」が分かるようになりました。 つまり、資料作成の目的（Why）からすると、 ・そもそも、資料作成が必要か？ ・目的達成に必要な最小枚数での構成は？ を考える視点として捉えることの重要性を学んだと言えるでしょう。 極論すると、資料作成時間はゼロに近いほど効率的ですし、 同じ目的を達成できるのであれば少ない方が効率的です。 ◆◆◆資料作成時間の見積自体を見直す◆◆◆ とはいえ書かなくてよい資料ばかりではありません。 考える時間、書く時間をゼロにすることは理想でありながら、 現実的には高い壁があるわけです。 では、どうすれば資料の作成時間を削れるか。 時間を削る、というと品質を落とすことを許容している ように聞こえるかもしれませんが、そうではありません。 大きく分けると、2つのアプローチで品質を保ちながら、 時間削減を試してみましょう。 <1>「考える」時間を短く設定する（決め打ちする） <2>「書く」「整える」時間を削る （考える時間を確保する） 上記の<2>はPC操作のテクニックとあわせてご紹介したい話が ありますので、また別の機会にしましょう。 <1>に挙げたテクニック、是非、試してみてはいかがでしょう。 具体的には、これから資料を作成するぞ！というタイミングで、 作業時間の見積もりをいつもの70%程度の時間で見積もってみて ください。 書く時間自体はいきなり短縮されるわけではないので、必然的に 「考える」時間を短く見積もらざるを得ません。 もちろん思考パターンによって効果の大小がああると思いますが、 多くの場合、結論（目的を達成する資料の構成）だけに絞った 方が頭はスピーディーに回転します。 「これは関係ない」と後で分かる部分を削るために、目的と時間を 絞って頭を使うのがこのやり方です。 最初のうちは短い時間で答えを出すことにプレッシャーがあり、 なかなかうまく進まないこともありますが、気にせずに、毎回 70％見積でやってみましょう。 （30％分が見直し時間の原資になるのでご安心を・・・） 今回は、アプリケーション操作云々ではなく、少しマインド面に 寄ってしまいましたが、次回以降、時間と作業に追われる人種（？） ならではのテクニックを引き続きご紹介してまいります。 それではまた来週お会いしましょう。 *************************************************************** PMP資格対策・更新をチェンジのeラーニングで！！ *************************************************************** ・いつでもどこでも、研修会場に行かずに学習可能です！ ■これからPMP資格の取得を目指す方へ ・戸惑いがちな英語の資格試験申込に役立つ、日本語マニュアルつき！ http://www.change-jp.com/pmp/pmp1_3.html ■すでにPMP資格をお持ちの方へ ・チェンジのeラーニングで、PDUを一気に取得！！ http://www.change-jp.com/pmp/pmp2_3.html *************************************************************** ↓↓↓↓↓↓↓↓SOX法支援も頑張っています!!↓↓↓↓↓↓↓↓ ♪♪♪♪♪♪♪♪♪<http://jsox.exblog.jp/>♪♪♪♪♪♪♪♪♪ 『SOX法コンサルタントのつぶやき』ブログ、絶賛更新中！♪ 日本版SOX法対応プロジェクトで奮闘するチェンジの 若手コンサルタント達の悩みや努力をブログで紹介しています。 現場の生々しい話は、SOX法対応に関ってらっしゃる読者の方の 参考・励みにもなると思います。 是非、温かいコメント書き込みをお待ちしております。 URL：http://jsox.exblog.jp/ ♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪ ◆◆◆ 要望・体験談・コメント募集！ ◆◆◆ 今回のテーマに関連しそうな皆様の経験談をお寄せください。 また、ご意見・ご質問等も、下記までご遠慮なくお願いします。 info@change-jp.com ◆◆◆ 株式会社チェンジとは？ ◆◆◆ 私たちチェンジは、社名の通り企業のお客様を対象に「変革」の お手伝いをしています。 具体的には、コンサルティングと企業研修の2つの事業を通じて、 自らを変える必要を感じているお客様に対し、目指す姿を明確化 する企画段階からその企画の実行まで、幅広い支援を 提供しています。 詳しくはお手数ですが、弊社WebSiteをご訪問下さい。 URL: http://www.change-jp.com Mail: info@change-jp.com □■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■ 一味違う！？コンサルタントの資料作成術 第5回 「資料作成のスピード」 バックナンバーの参照はこちら >> http://www.change-jp.com/vision/mail_magazine_index.html ※このメルマガは、友人・同僚・上司・後輩の方々へご自由に 転送してください（内容は改変せずにお願いします）。 ※内容には万全を期しておりますが、ご活用いただく場合は、 購読者個人の責任でお願いします。万一何らかの損害が発生 しても、発行者は責任を負うことができません。 ※内容の改変・編集や商用での転載の場合は発行者にご相談を いただけますようお願い致します。 発行者：株式会社チェンジ（編集担当：伊藤） 150-0011 東京都渋谷区東1-26-20 東京建物東渋谷ビル11F URL: http://www.change-jp.com Mail: info@change-jp.com ■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□ All rights reserved. Change Co.,Ltd. 2009
