2009/02/09
■□一味違う！？コンサルタントの資料作成術 第4回「流用しやすい資料づくり」□■
研修とコンサルティングの株式会社チェンジ Presents □■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■ 一味違う！？コンサルタントの資料作成術 第4回 「流用しやすい資料づくり」 ホワイトカラーの必携スキル！ パワーポイントやエクセルを用いたグッとくる資料作成の 技法をご紹介します。 ■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□ 読者のみなさま こんにちは。株式会社チェンジの伊藤です。 前回の「話しやすい資料の構成」、いかがでしたでしょうか。 「とはいえ、すぐには難しいなぁ」といった感想をお持ちになった 方もおられるのではないでしょうか。 私自身、パワーポイントやエクセルを用いた資料を、これまでに 相当数書いてきましたが、文書作成のコツを毎回かならずきっちりと 反映できているかというと、、、全くそんなことはないように思えます。 スピードと品質の議論を持ち出すまでもなく、資料作成に掛けられる 時間は限られています。 その中で、概念的なルールと詳細のテクニックの引き出しをどれだけ 持っているか、が長いスパンでみると仕事の結果につながる気がします。 今号の内容もそうですが、 ○すぐ使えそうなものは、使ってみる ○部分的に使えそうなものは、部分的に使ってみる ○すぐ使わなそうなものは、とりあえず理解するだけに留める こんなお付き合いの仕方をしていただければ幸いです。 では、今週の内容に入ってまいります、が、その前に・・・ *************************************************************** 『今からでも間に合う！J-SOX法完全対応セミナー』開催決定（無料） *************************************************************** J-SOX法対応でお悩みの経営者様、管理・財務・経理部門長様！ ・J-SOX法対応が必要とわかっているものの、対応できていない・・ ・監査法人からの指摘が多く、どう対応すればよいかわからない・・ 皆様のお悩みを、本セミナーで解決しませんか？ セミナー内のワークショップにて、その場で対応策を提示いたします！ ------------------------------------------------------------ ◆日時：2009年2月24日(火) 16:00〜18:00 ◆会場：株式会社チェンジ 東京本社セミナー室 ＊詳しくはセミナー紹介ページへ ⇒http://www.change-jp.com/consulting/nr/20090121.html *************************************************************** ご興味をお持ちになった方、お気軽にお問い合わせください。 ◆◆◆よく見かける資料、二度と会わない資料◆◆◆ コンサルタントとして資料を量産していた頃も、また人材育成事業を 通して資料を作成する立場になった今でも、変わらず不思議なのは、 資料（ひらたく言うとページ）の費用対効果は一体いくらなのか、 という点です。 とても費用対効果が高いもの、つまり作成したパワーに比して、 活躍度合が大きい資料と、そうでないものの差はどこにあるので しょうか。 皆さんの身の回りでも2種類の資料がありませんか？ ○あちこちの冊子でよく見かける「定番」の資料 ○一度使われて、その後まったく見かけない「一発屋」の資料 一発屋がダメなわけではありません。 お客様の事情に対応すればするほど、内容は特殊性の高いものになり、 結果として、他では使い回しがしづらいものになるでしょう。 （当然ですが、顧客機密が含まれているものもこちらに類するわけです） とはいえ、完全に同一ではないものの、「どこかで見た感じ」のする 流用度の高い資料も一方で存在します。 今回は資料が個人の手を離れ、組織としての生産性に寄与するための 「流用しやすさ」を考えてみましょう。 ◆◆◆そもそも論：流用できるかどうかは使い手次第◆◆◆ 私自身と同じように資料を量産するタイプの働き手を、何人も知って いますが、誰と話していても感じるのは、、、 ○結局、自分が作った資料が最も流用しやすい まぁ、それはそうだな、という話ですが、「何故か」を考えてみましょう。 確実に言えるのは、 ・そもそも近い性質の資料を書くことが多い ・他の資料と共存しやすい ・コツや好みがマッチする そして、何より、 ・よく覚えている ことが理由ではないでしょうか。 では、資料作成自体の頻度があまり多くない、または限られた パターンのものを書くことが多く新たなテーマに苦労する、 といった人はどうすればよいのでしょうか。 私自身、若手の頃に実際に行っていた工夫を1つご紹介すると、 ○他人の作った資料でよさそうなものを拾っておく ○冊子丸ごとではなくページ単位で、似たものをまとめておく ○フォルダ名を「逆引き」にする 3点目が分かりづらいですが、要は、「どんなときに使う（ことが ありそうか）」を考えて、使い道別にためておく、イメージです。 特に営業資料などは、お客様のタイプや取引の状態によって、 わけておくと便利でしょう。 ◆◆◆「流用しやすさ」の要素◆◆◆ と、いきなり使い手の問題として捉えてみましたが、もちろん、 作り手の立場からも「流用しやすさ」は考える余地があります。 流用しやすい（されやすい）資料の持っている共通要素は、 以下に挙げるもの、と思われます。いかがでしょう？ <1>ページ内がパーツ化されている （前号で挙げた「左右」に分かれている 等） <2>字が少ない <3>誰もが納得しやすい論理があり、また端折られていない <4>全体を示す絵があり、個別の議論とつながっている 流用する立場を考えると、全く同じことを言いたい シチュエーションは実は少ないものです。 となると、流用元をベースにして、何らかの加工をすることが 前提となります。 その際に、<1>に挙げたパーツ化はやはり重要です。 左だけ使う、また右を少し変える、といった発想を持たせやすく することにつながります。 <2>はそもそも資料の分かりやすさの要素が強いですが、 字が多いほど、改変箇所が増えるとも捉えられます。 図解をもとに、簡単な解説が短い文章で書いてある資料が ベストと言えるかもしれません。 <3>はそれぞれの使い手が、それぞれに読み手を抱えていること がその理由として挙げられます。 Aさんは分かるけど、Bさんは分からない。 取組参加者は知っているが、他は聞いたことがない。 このように読み手によって解釈の多様性が広がるものは、やはり 流用しにくさを感じてしまうようです。 個人的には、<4>の要素が最も重要に思えます。 全体像を示しながら個別の論点を整理している資料は、<1>にも 通ずるものがありますが、全体像だけを残してアレンジしやすい 特徴があります。 ◆◆◆あとは「禁じ手」に気をつける◆◆◆ 資料のコンセプトやメッセージ以外にも気をつけるべき点が あります。 加工を考えた場合、パワーポイントやエクセルの機能を正しく 使用して資料を作ることが実は大事になります。 例えば、タイトルやメッセージを書く際に、パワーポイントの プレースホルダ（当初から埋め込まれているテキストボックス）を 使用せずに書いてしまうと、別のファイルにスライドをコピーした 際に、文字のサイズなどが大きく崩れてしまうことがあります。 エクセルのワークシートなどを作る際も同様です。 変数（たとえば値引き率など）を毎回、直打ちで入力していては、 他人が使おうとした際に、どこを変えれば計算が正しく行われる かが分かりません・・・。 これらは一例ですが、同じチーム内のメンバが共通で、 アプリケーションの使用ルールを理解しておくことも、 遠回りなようですが、働きやすさに影響を与えるように思います。 と、今回は「流用しやすい資料」の性質を見てまいりました。 次回もお楽しみに。 それではまた来週お会いしましょう。 ■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■ PMP資格対策・更新をチェンジのeラーニングで！！ ====================================================== ■これからPMP資格の取得を目指す方へ 【申込マニュアル付き】PMP資格取得対策問題集をeラーニングで！ ====================================================== ・PMP資格試験に向けて学習中のあなたにお知らせです♪ ・いつでもどこでも、研修会場に行かずに学習可能です！ ・戸惑いがちな英語の資格試験申込に役立つ、日本語マニュアルつき★ http://www.change-jp.com/pmp/pmp1_3.html ====================================================== ■すでにPMP資格をお持ちの方へ ====================================================== ・PMP資格の更新時期を迎えているあなたに朗報です♪ ・チェンジのeラーニングで、ＰＤＵを一気に取得！！ 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