2009/02/02
■□一味違う！？コンサルタントの資料作成術 第3回：話しやすい資料の構成□■
研修とコンサルティングの株式会社チェンジ Presents □■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■ 一味違う！？コンサルタントの資料作成術 第3回 「話しやすい資料の構成」 ホワイトカラーの必携スキル！ パワーポイントやエクセルを用いたグッとくる資料作成の 技法をご紹介します。 ■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□ 読者の皆さま こんにちは。株式会社チェンジの伊藤です。 新シリーズ「一味違う！？コンサルタントの資料作成術」 前回の「言いたいことを書ききる技術」、いかがでしたでしょうか。 急がば回れを地でいくテクニックであり、「派手さ」は全く ありません。が、量をひたすらこなした結果、身につくものは 意外と地味なものなのかもしれませんね。 今週は、「話しやすい資料」と「話しづらい資料」の違いを考えて 参りたいと思います。 自分が作成した資料でも、他のメンバーが作成したものでも、 同じようなことが書いてあるにもかかわらず、なぜか 「話しやすい」ものと「話しづらい」ものがあります。 今週も資料作成の技術をひも解いていきましょう。 と、その前に1つ宣伝させてください！ *************************************************************** 『今からでも間に合う！J-SOX法完全対応セミナー』開催決定（無料） *************************************************************** J-SOX法対応でお悩みの経営者様、管理・財務・経理部門長様！ ・J-SOX法対応が必要とわかっているものの、対応できていない・・ ・監査法人からの指摘が多く、どう対応すればよいかわからない・・ 皆様のお悩みを、本セミナーで解決しませんか？ セミナー内のワークショップにて、その場で対応策を提示いたします！ ------------------------------------------------------------ ◆日時：2009年2月24日(火) 16:00〜18:00 ◆会場：株式会社チェンジ 東京本社セミナー室 ＊詳しくはセミナー紹介ページへ ⇒http://www.change-jp.com/consulting/nr/20090121.html *************************************************************** ◆◆◆前提として・・・、「話しやすさ」って何だ？◆◆◆ 若手の頃、上司の指示を受けて資料を作成すると結構な頻度で、 「これ、なんか話しづらいよね〜」とダメ出しを受けた記憶が あります。 またしばらく修行を積んだ後でも、自分が作成した冊子をお客様向け にマネージャー（上司）が話す際に、なぜか、いきなり5ページ目を 説明し、その後で1ページ目に戻るといった不思議な現象を目にした こともあります。 当時、「話しやすさ」をいまひとつ理解しないまま、いわば書きたい ことを書き連ねていたことに今更ながら反省ですが、そもそも 話しやすさとはいったいなんでしょうか？ 一言でいうと、話しやすさとは、 「話し手の好みと聞き手の好み（理解しやすさ）の合致」 と私は理解しています。 ◆◆◆どう頑張っても話しにくい資料◆◆◆ 前回、「言いたいことを書ききれていない資料」は、 以下の3つの要因があると触れました。 >>[1]そもそも何が言いたいかを理解しないまま書き出している >>[2]言いたいことはあるが断片化しており整理されていない >>[3]言いたいことは整理されているが、伝える力（表現力）に難がある この中で[1][2]では、どう頑張っても話しにくいことがはっきり しています。 書き手が少なからず混乱した状態では、話し手が斟酌するにも 限界がある、というものですね。 では、[3]はどうでしょうか。 伝える力（表現力）というと、幅が広いキーワードですが、 今回のテーマに沿って、「話し手のストーリー」を意識してみましょう。 ◆◆◆単体のページが悪いのか、つながりが悪いのか◆◆◆ 言いたいことが整理されている状態で、話しづらい場合、 その原因はおそらく大きく2つに分けられます。 <1>それぞれのページで伝えたい内容（メッセージ）が 表現されていない <2>各ページのつながりが、伝えたい内容にマッチしていない まず<1>を考えてみましょう。 よくあるのは、1ページに言いたいことが複数混ざり過ぎており、 話しているうちに何が言いたいのかわからなくなってしまうケースです。 資料を書く際にアレコレと詰め込み過ぎて、書き手の想いは溢れている けれど、書き手以外は話しづらい/理解しづらくなるパターン。 こちらの解消策としてお勧めは、 ○ページを2つに分けて左と右で言いたいことを構成する○ パワーポイントで資料を作成する際に、中央の線（ガイド機能） を境に左側で何を伝えて、右側で何を伝えるかの観点で考えると、 頭がすっきりしやすくなります。 左右で分ける要素をあらかじめパターンしておくと、さらに思考が はたらきやすくなります。以下のようなイメージですね。 （左） （右） 原因 ⇒ 結果 問題 ⇒ 対策 事例 ⇒ 結論（共通項） 概要 ⇒ 詳細 Before ⇒ After 一点だけ気をつけたいのは、「話し手の好み」の観点です。 1枚のページの中で、左右のどちらを先に話したいか、 実は正解はなく話し手の好みに依るところが大きいものです。 余談ですが、レイアウトする際に、ページ左右の余白 （パワーポイントのルーラー機能で、10〜12の目盛）を空けて 資料を作ると、すっきり資料が読みやすくなります。ご参考まで。 -------------------------------------- 次に<2>を考えてみましょう。 1ページあたりの情報量がうまくコントロールできているケースで、 それでも全体を通してなんとなくしゃべりづらい。 このケースの多くは、個々のページで伝えている内容が ページを跨いでうまくつながって頭に入ってこない現象と言えます。 原因としては、 ・そもそも伝えたいメッセージの流れがはっきりしていない （書ききれていない理由[2]に戻って再検討！） ・資料の流れが話したい/聞きたい流れと合っていない 仕事がオフの日に小説を読む方も多いのではないでしょうか。 好きな著者（小説家）とそうでない、を分ける基準の一つに、 「文体や話の流れの好み」はありませんか？ もちろん、話自体が面白い、興味のあるテーマ、といった基準が 最優先ですが、文章自体に関する好みも実は影響を与えている ように思います。 ビジネス資料も同じことが言えます。 話したい順序や、聞き手が理解しやすい順序、 これを踏まえて資料を作ることがポイントと言えるでしょう。 それではまた来週お会いしましょう。 ■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■ PMP資格対策・更新をチェンジのeラーニングで！！ ====================================================== ■これからPMP資格の取得を目指す方へ 【申込マニュアル付き】PMP資格取得対策問題集をeラーニングで！ ====================================================== ・PMP資格試験に向けて学習中のあなたにお知らせです♪ ・いつでもどこでも、研修会場に行かずに学習可能です！ ・戸惑いがちな英語の資格試験申込に役立つ、日本語マニュアルつき★ http://www.change-jp.com/pmp/pmp1_3.html ====================================================== ■すでにPMP資格をお持ちの方へ ====================================================== ・PMP資格の更新時期を迎えているあなたに朗報です♪ ・チェンジのeラーニングで、ＰＤＵを一気に取得！！ http://www.change-jp.com/pmp/pmp2_3.html ■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■ ↓↓↓↓↓↓↓↓SOX法支援も頑張っています!!↓↓↓↓↓↓↓↓ ♪♪♪♪♪♪♪♪♪<http://jsox.exblog.jp/>♪♪♪♪♪♪♪♪♪ 『SOX法コンサルタントのつぶやき』ブログ、絶賛更新中！♪ 日本版SOX法対応プロジェクトで奮闘するチェンジの 若手コンサルタント達の悩みや努力をブログで紹介しています。 現場の生々しい話は、SOX法対応に関ってらっしゃる読者の方の 参考・励みにもなると思います。 是非、温かいコメント書き込みをお待ちしております。 URL：http://jsox.exblog.jp/ ♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪ ◆◆◆ 要望・体験談・コメント募集！ ◆◆◆ 今回のテーマに関連しそうな皆様の経験談をお寄せください。 また、ご意見・ご質問等も、下記までご遠慮なくお願いします。 info@change-jp.com ◆◆◆ 株式会社チェンジとは？ ◆◆◆ 私たちチェンジは、社名の通り企業のお客様を対象に「変革」の お手伝いをしています。 具体的には、コンサルティングと企業研修の2つの事業を通じて、 自らを変える必要を感じているお客様に対し、目指す姿を明確化 する企画段階からその企画の実行まで、幅広い支援を 提供しています。 詳しくはお手数ですが、弊社WebSiteをご訪問下さい。 URL: http://www.change-jp.com Mail: info@change-jp.com □■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■ 一味違う！？コンサルタントの資料作成術 第3回 「話しやすい資料の構成」 バックナンバーの参照はこちら >> http://www.change-jp.com/vision/mail_magazine_index.html ※このメルマガは、友人・同僚・上司・後輩の方々へご自由に 転送してください（内容は改変せずにお願いします）。 ※内容には万全を期しておりますが、ご活用いただく場合は、 購読者個人の責任でお願いします。万一何らかの損害が発生 しても、発行者は責任を負うことができません。 ※内容の改変・編集や商用での転載の場合は発行者にご相談を いただけますようお願い致します。 発行者：株式会社チェンジ（編集担当：伊藤） 150-0011 東京都渋谷区東1-26-20 東京建物東渋谷ビル11F URL: http://www.change-jp.com Mail: info@change-jp.com ■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□ All rights reserved. Change Co.,Ltd. 2009
