2009/01/26
■□一味違う！？コンサルタントの資料作成術 第2回：まず言いたいことを書ききる技術□■
研修とコンサルティングの株式会社チェンジ Presents □■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■ 一味違う！？コンサルタントの資料作成術 第2回 「まず言いたいことを書ききる技術」 ホワイトカラーの必携スキル！ パワーポイントやエクセルを用いたグッとくる資料作成の 技法をご紹介します。 ■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□ 読者の皆さま こんにちは。株式会社チェンジの伊藤です。 本日より新シリーズ「一味違う！？コンサルタントの資料作成術」 の内容に入ってまいりたいと思います。 本日は「言いたいことを書く」ための技術に触れていきたいと 思います、、、と書くと、当たり前のように聞こえますが、 いかがでしょうか？ 「何が言いたいんだ？」と思わず突っ込みを入れたくなるような 資料を見かけることはありませんか？ 近年は資料作成ソフト（PowerpointやExcel）が発達に発達を 重ねて、誰もが気軽に資料作成に取り組むことができるように なっています。 結果、ぱっと見て分かりやすい、何が言いたいのかがしっくりと 理解できる資料が（相対的に）減っている気すらします。 書き手のサポートが強化されるほど、読み手の読解力が求められる、 ちょっと矛盾している気もしますが、「言いたいことを書く」技術、 少しひも解いていきましょう。 ◆◆◆前提として・・・、「言いたいこと」って何だ？◆◆◆ 資料作成や営業力強化の研修において、また社内でのレビュー （内容のチェック）の際に、「この資料は何を言いたいんですか？」 と問いかけることがよくあります。 正確に言うと、読み手として「分からない」わけではありません。 こういった突っ込みを入れる理由は大きく2つあります。 もちろん、「私の好み」を除いてですが、、、 1．資料全体の構成に対して、そのページで伝えていることが つながっていない。つまり、「このページがないとどう困るの？」 が一番の疑問点。 2．そのページ内に書かれていることがバラバラになっている。 「結局、何が一番言いたいの？」「読み手に何をしてほしいの？」 が一番の疑問点。 資料を作る作業には時間を取られます。 だからこそ、なるべく少ない枚数で目的を達成したいのですが、 それがなかなか難しい結果、上記のような疑問点が出るわけです。 いわば「このままでも分からなくはない」が、「分かりやすいかと 言われれば、？がつく」状態からいかに抜け出すかがカギになります。 ここで、資料を通した「言いたいこと」、これを再定義するとすれば、 「読み手（Who）にどのような状態（Why）になって欲しいか、 そのために何（What）を伝えるか」となります。 ◆◆◆言いたいことを書ききれない理由◆◆◆ 経験則ですが、言いた事を書き切れないのには3つの理由があるように 思えます。 [1]そもそも何が言いたいかを理解しないまま書き出している [2]言いたいことはあるが断片化しており整理されていない [3]言いたいことは整理されているが、伝える力（表現力）に難がある 営業職や企画職、またリーダー職として経験の浅い間は、[1]で苦労して しまうことが多いようです。私自身、駆け出しコンサルタントの頃は、 「なんとなく、それっぽい」絵柄を描いては、資料を真っ赤っかにされた 苦い思い出があります。 まずは、何を言いたいかをきっちり考え抜くことがポイントですね。 同じように[2]の段階で苦しむ時期も長くありました。 個々には言いたいことはあるのだが、全体を通してどのように読み手を 導きたいのかがイメージしきれていない状態です。 [1][2]に挙げたような状態から抜け出すための方法を紹介したいと思います。 ◆◆◆先に言いたいことを全て書き出してみる◆◆◆ パワーポイントの現在主流の書き方として、各ページの「メッセージライン」 （ページの上部や下部に書く2−3行程度の文章）を書く様式が目立ちます。 メッセージラインがそれぞれのページでの「言いたいこと」になりますが、 これらを最初に全て書き出してみましょう。 パワーポイントのアウトライン機能を使うもよし、エクセルを用いて表形式 で整理するもよし、いずれにしても、それぞれのページを書き始める前に、 言いたいことをページごとに2−3行（最大100文字程度）の文章にしてみましょう。 ここでのコツは、10ページの資料なら10個のメッセージラインを 書きだした上で、それらをつなげて読み上げてみることです。 ある程度長い文章になりますが、いわば資料の「要旨」になるものであり、 この時点で意味がよくわからない文章になっているのであれば、いくら時間を かけて書き上げても、わかりやすい資料には絶対になりません。 また、要旨をあらかじめ書くことで、それぞれのページで言いたいことの 「重複感」や「抜け漏れ」に気づくこともできます。 「あれ4ページ目と6ページ目は何が違うんだっけ？」と、それぞれの ページを書きあげてから気づくのではなく、先に気づいた方が効率的です。 ◆◆◆5mm方眼紙をうまく使う◆◆◆ 5mm方眼紙、小学校の頃に分度器とセットで使って以来、すっかり 見かけていないという方も多くいらっしゃるかもしれませんが、 私の知る限り、コンサル業界では愛用している人が多いようです。 余談ですが、私はオキナ株式会社さんから出ているものが好きで 使っています。<http://www.okina.co.jp/products/notebook/pp.html> これまでに述べた「要旨」を先に書ききることに慣れたら、次の ステップとして、「スライドイメージを先に書く」ことをお勧めします。 私の場合は5mm方眼紙（A4）を使って、スライドのイメージ（ミニチュア）を メッセージラインとあわせて簡単に書いておき、それをPCの脇に置きながら それぞれのページを書くようにしています。 コンサルタントというと、明けても暮れても膨大な枚数の資料を 書き続けているイメージを持たれがちですが、実は 「いかに枚数を減らすか」に腐心している人種だったりもします。 新規の資料を作成する際でも、これまでの雛型を流用する際でも話は同じです。 是非、一度お試しあれ。 それではまた来週お会いしましょう。 ■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■ PMP資格対策・更新をチェンジのeラーニングで！！ ====================================================== ■これからPMP資格の取得を目指す方へ 【申込マニュアル付き】PMP資格取得対策問題集をeラーニングで！ ====================================================== ・PMP資格試験に向けて学習中のあなたにお知らせです♪ ・いつでもどこでも、研修会場に行かずに学習可能です！ ・戸惑いがちな英語の資格試験申込に役立つ、日本語マニュアルつき★ http://www.change-jp.com/pmp/pmp1_3.html ====================================================== ■すでにPMP資格をお持ちの方へ ====================================================== ・PMP資格の更新時期を迎えているあなたに朗報です♪ ・チェンジのeラーニングで、ＰＤＵを一気に取得！！ http://www.change-jp.com/pmp/pmp2_3.html ■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■ ↓↓↓↓↓↓↓↓SOX法支援も頑張っています!!↓↓↓↓↓↓↓↓ ♪♪♪♪♪♪♪♪♪<http://jsox.exblog.jp/>♪♪♪♪♪♪♪♪♪ 『SOX法コンサルタントのつぶやき』ブログ、絶賛更新中！♪ 日本版SOX法対応プロジェクトで奮闘するチェンジの 若手コンサルタント達の悩みや努力をブログで紹介しています。 現場の生々しい話は、SOX法対応に関ってらっしゃる読者の方の 参考・励みにもなると思います。 是非、温かいコメント書き込みをお待ちしております。 URL：http://jsox.exblog.jp/ ♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪ ◆◆◆ 要望・体験談・コメント募集！ ◆◆◆ 今回のテーマに関連しそうな皆様の経験談をお寄せください。 また、ご意見・ご質問等も、下記までご遠慮なくお願いします。 info@change-jp.com ◆◆◆ 株式会社チェンジとは？ ◆◆◆ 私たちチェンジは、社名の通り企業のお客様を対象に「変革」の お手伝いをしています。 具体的には、コンサルティングと企業研修の2つの事業を通じて、 自らを変える必要を感じているお客様に対し、目指す姿を明確化 する企画段階からその企画の実行まで、幅広い支援を 提供しています。 詳しくはお手数ですが、弊社WebSiteをご訪問下さい。 URL: http://www.change-jp.com Mail: info@change-jp.com □■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■ 一味違う！？コンサルタントの資料作成術 第2回 「まず言いたいことを書ききる技術」 バックナンバーの参照はこちら >> http://www.change-jp.com/vision/mail_magazine_index.html ※このメルマガは、友人・同僚・上司・後輩の方々へご自由に 転送してください（内容は改変せずにお願いします）。 ※内容には万全を期しておりますが、ご活用いただく場合は、 購読者個人の責任でお願いします。万一何らかの損害が発生 しても、発行者は責任を負うことができません。 ※内容の改変・編集や商用での転載の場合は発行者にご相談を いただけますようお願い致します。 発行者：株式会社チェンジ（編集担当：伊藤） 150-0011 東京都渋谷区東1-26-20 東京建物東渋谷ビル11F URL: http://www.change-jp.com Mail: info@change-jp.com ■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□ All rights reserved. Change Co.,Ltd. 2009
