■□番外コラム第4弾　～対上司編第8号：上司マネジメントの書く/話す□■ [まぐまぐ！]

2008/06/30

■□番外コラム第4弾　～対上司編第8号：上司マネジメントの書く/話す□■

研修とコンサルティングの株式会社チェンジ Presents
□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■

番外コラム第4弾：対上司編　
『上司をマネジメント』
　第8回　～上司マネジメントの書く/話す

　会社に上司は付きものです。
　再現性のある上司マネジメントスキルを身に付けましょう。

■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□

読者の皆さま
こんにちは。株式会社チェンジの伊藤です。

上司マネジメントのメールマガジンもいよいよ佳境が近づいて
参りました。上司に良い意味での影響力を発揮して、仕事を前進
させるスキルを考えてきておりますが、今週はコミュニケーション
手法の後編として、アウトプットスキル（書く・話す）に注目
してみましょう。

先週のインプットスキル（聞く・読む）の回では、上司の得手/
不得手、好き/嫌いを読み取るための聞き方や読み方を考えてきました。
アウトプットスキルでは、上司との間で機能補完を進めるため、
つまり上司の機能を発揮させるアプローチを軸に考えてまいり
ましょう。

◆◆◆復習：上司の機能を考える◆◆◆

さて以前にキーワードとして挙げた上司の機能、皆様、覚えて
いらっしゃいますでしょうか？
上司をモノに例えた場合の機能を以下の5つの分類として紹介して
きました。

　1．方向性を提示する機能：羅針盤
　　・道筋を明確に示す力を発揮します。
　　・リーダー/上司として一般的に最も期待される機能です。

　2．問題解決の機能：消火器
　　・仕事を進めていく中で、なんらかのトラブルが発生したり、
　　　また部下の方だけでは解決できない問題が発生した際に
　　　発揮される力です。

　3．業務スペシャリストの機能：辞書・参考書
　　・上司は多くのケースにおいて、部下よりも業務の経験を
　　　積んでいます。
　　・その結果、権限や立場を差し引いて考えて、業務上の能力や
　　　知識を蓄積していることが期待されます。

　4．ネットワーキングの機能：拡声器
　　・上司は仕事上、部下に比べて多くの人に出会っています。
　　・仕事上、必要な人脈を紹介し、取組を前進につなげて
　　　くれることが期待されます。

　5．承認の機能：ハンコ
　　・承認権限を社内の役職に紐づいて設定しています。
　　・皆様の上司は、仕事を円滑に進めるための意思決定を行う
　　　力を持っています。

これらの機能（力）をうまく使いこなすための書く・話す手法を
考えていきましょう。

◆◆◆方向性の提示（羅針盤）を使うために◆◆◆

チームや部門の方向性について上司から情報を聞き出して、
自らの仕事のインプットとするためには、「意図的な話題の設定」
を試みてみましょう。

リーダー/上司によっては働きかけなくても、事あるごとに
中長期の話題を伝えてくれる方も多々いますが、一方で日々の
業務に追われてなかなか先の展開についての会話が薄まりがちな方
が多いのも事実かと思います。

「書く・話す」どちらも使えますが、自分のイメージできる今後の
姿（例えば自部門/チームの1年後の役割や要員数、業績など）に
ついてアイデアをぶつけてみることで、上司の頭を「方向性モード」
に転換させることが狙いです。

頭の隅では常に考えているものの、なかなか言葉にはしないと
いった上司の方が多い中で、こちらから話題を振ってみるアクション
が有用なケースも多いのではないでしょうか。

◆◆◆問題解決（消火器）を使うために◆◆◆

現場の仕事において問題が発生したケースで、最もやってはいけない
のは、上司に情報が伝わらないまま状況が悪化することと言えます。
新入社員の方をはじめ若い年次の方であるほど、状況の開示による
叱責を恐れて後手後手に回ってしまいがちですが、百害あって
一利なし、といったケースも多いようです。
（私自身も若いころ、相当痛い目にあいました・・・）

問題解決が必要なシーンであればあるほど、問題が起きた経緯から
現在の状況についての事実を正確に記す/伝えることが求められます。

現場を任される部下だからこそ伝えられる生々しい情報も含めて、
上司の判断を鈍らすこと無く、事実を正確に伝えましょう。

その上で、上司の意思決定力によっては、こちらから積極的に
提案（解決策のオプション出し）をすることが有効です。

やや初歩的な内容かもしれませんが、やはり重要な要素なので、
ここでの「書く・話す」は「事実の正確な伝達」に焦点を当ててみました。

◆◆◆業務スペシャリスト（辞書・参考書）を使うために◆◆◆

自身が担当する業務の先駆者として上司を捉えた場合に、
上司自身の持つ経験・知識を活用しない手はありません。

ただ、上司の皆様からよくお伺いするお話として「部下がしっかり
自分でモノを考えない。教えるのは簡単だけど、それでは育たない」
といった悩みが挙げられます。

急ぎのアクションが必要なケースは別として、困ったらすぐに
「正解」を求めて質問をする姿勢は、実は上司の悩みの種でもあります。

もちろん上司の経験をインプットにした方が「手戻り」なく仕事を
進められる確率は上がりますが、上記の話を踏まえて考えると、
「いかにプライドをくすぐりながら情報を引き出すか？」は部下側が
工夫するポイントの一つでしょう。

私自身の工夫としては、例えば資料作成であればある程度まで
自分の考えをまとめて資料に落とした上で、「（この資料を書く上で）
参考になる事例はありませんか？」と確認をしたり、また上司の
キャリアを踏まえたうえで、「○○の案件で、同様のケースはありません
でしたか？」といったように情報を引き出すようにしています。

答えに近づこうとする中で、専門家である上司の一押しをください、
といったメッセージが功を奏するケースも少なくはないかと思います。

◆◆◆ネットワーキングの機能（拡声器）を使うために◆◆◆

仕事を進めているとどうしても自分一人では知恵やスキルが足りない
局面に突き当たります。上司の人脈を活用して仕事を前進させる
ことがうまくハマれば、部下としてはしてやったりですね。

目的の割にはアプローチが地味なのですが、上司の人脈を書き留めて
おくことをお勧めします。
例えばコンサルティング会社に勤めていた当時、上司は当然ですが
私よりも多くの社内メンバーやお客様と面識がありました。
上司との会話の中で出てくる人物について、所属/氏名とキーワード
を書き留めておくことで、上司の人脈利用のための取っ掛かりが
できます。

いざ困ってから「誰か良い人知りませんか？」ではなく、早い段階
から具体名であたりをつけておくことで、上司のアクションを早期化
することができるかと思います。

ネットワーカー型の上司であれば急場でもどんどん人を紹介して
くれますが、多くの上司の場合、人に渡りをつけるスピードがさして
速くはないと考えた方が進めやすいと思われます。

◆◆◆承認の機能（ハンコ）を使うために◆◆◆

こちらは当メルマガで改めて触れるまでもなく、事前調整の重要性
が謳われる部分ですね。不思議なもので人は「初めて聞く話」や
「自分だけが知らない話」に対してネガティブな反応を示しがちです。
話の筋道が通っているかどうかではなく、自分が知っているかどうか
が気持ちの面で影響を与える傾向が強いようです。

上記の他に持つべき視点としては、「上司にいかにその上の決裁を
取らせるか？」が挙げられます。

上司に話を通して終わればよい案件であれば良いですが、その上、
さらに上まで稟議が回るケースにおいては、いかに上司に武器を
持たせるかがテーマになります。

決裁にいたる経緯を事実ベースで整理すると同時に、その先の
決裁者が発し得る疑問（突っ込みどころ）について、上司による
説明ができる状態を担保しましょう。
（やりすぎると面倒くさがられることも想定されますが、上司の
タイプによっては丁寧に構えて損はないかと思います）

◆◆◆書いて話して上司を動かす◆◆◆

今週はアウトプットスキルを駆使して上司を動かす方法（一部、
地味なものも混じっていますが）を考えてきました。

先週同様、上記はほんの一例でしかありません。
上司のタイプや仕事の特性によって、上司を動かしうる手法は
数多くある中で、参考にしていただければと思います。

上司マネジメントは部下からすると根気のいる作業ですが、
いかに多くのアプローチを持っておけるかが成否の鍵を握ります。
「ちゃんとアプローチしているのに上司が動いてくれない」と
嘆く部下の方が津々浦々にいらっしゃるかと思いますが、
「あの手、この手」の数を増やして、どんどんトライ＆エラーを
繰り返していくものではないかと、私自身は捉えております。

さて来週はこれまでの振り返りに時間を割いて参りたいと思います。
それではまた来週お会いしましょう。

↓↓↓↓↓↓↓↓SOX法支援も頑張っています!!↓↓↓↓↓↓↓↓

♪♪♪♪♪♪♪♪♪<http://jsox.exblog.jp/>♪♪♪♪♪♪♪♪♪
『SOX法コンサルタントのつぶやき』ブログ、絶賛更新中！♪
日本版SOX法対応プロジェクトで奮闘するチェンジの
若手コンサルタント達の悩みや努力をブログで紹介しています。
現場の生々しい話は、SOX法対応に関ってらっしゃる読者の方の
参考・励みにもなると思います。
是非、温かいコメント書き込みをお待ちしております。
　URL：http://jsox.exblog.jp/
♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪

◆◆◆ 要望・体験談・コメント募集！ ◆◆◆

今回のテーマに関連しそうな皆様の経験談をお寄せください。
また、ご意見・ご質問等も、下記までご遠慮なくお願いします。
info@change-jp.com

◆◆◆ 株式会社チェンジとは？ ◆◆◆

私たちチェンジは、社名の通り企業のお客様を対象に「変革」の
お手伝いをしています。
具体的には、コンサルティングと企業研修の2つの事業を通じて、
自らを変える必要を感じているお客様に対し、目指す姿を明確化
する企画段階からその企画の実行まで、幅広い支援を
提供しています。
詳しくはお手数ですが、弊社WebSiteをご訪問下さい。
URL: http://www.change-jp.com Mail: info@change-jp.com

□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■

番外コラム第4弾：対上司編
『上司をマネジメント』<第8回>

バックナンバーの参照はこちら >>
  http://www.change-jp.com/vision/mail_magazine_index.html

※このメルマガは、友人・同僚・上司・後輩の方々へご自由に
  転送してください（内容は改変せずにお願いします）。
※内容には万全を期しておりますが、ご活用いただく場合は、
  購読者個人の責任でお願いします。万一何らかの損害が発生
  しても、発行者は責任を負うことができません。
※内容の改変・編集や商用での転載の場合は発行者にご相談を
  いただけますようお願い致します。

発行者：株式会社チェンジ（編集担当：伊藤）
150-0011 東京都渋谷区東1-26-20 東京建物東渋谷ビル11F
URL: http://www.change-jp.com Mail: info@change-jp.com

■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□
All rights reserved. Change Co.,Ltd. 2008