■□番外コラム第3弾　～提案書編第8号：おまけ編流用のテクニック□■ [まぐまぐ！]

2008/04/21

■□番外コラム第3弾　～提案書編第8号：おまけ編流用のテクニック□■

研修とコンサルティングの株式会社チェンジ Presents
□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■

番外コラム第3弾：提案書編　
『ストーリーで捉える提案書』
　第8回　～おまけ編流用のテクニック

　書く人も！読む人も！決める人も！
　ストーリーを意識して提案書に臨んでみましょう

■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□

読者の皆さま
こんにちは。株式会社チェンジの伊藤です。

「ストーリーで捉える提案書」長らくお付き合いいただきましたが、
今週で最終回とさせていただきたいと思います。
これまでに提案書をストーリー仕立てで作成するために、個々の
パート作成の考え方、また商品を軸とした提案書の考え方を確認
してきました。

また先週号では、これまでの内容をチェックリスト形式で振り
返っていただきました。「すぐには使わないなぁ」という方も、
提案を行う際や、提案を受ける際にまた思い出してご覧になって
いただければ幸いです。

さて、最終回の今回はおまけ編として、提案書しかり、また他の
ビジネス文書を作成する上での役に立つ流用の仕方を整理して
いきたいと思います。

私自身、提案書やビジネス文書には大変思い入れが強く、ついつい
本メルマガも長くなってしまいましたが、最後までお付き合いいた
だければうれしいです。

今週も元気に進めてまいりましょう♪

◆◆◆文書作成における「流用」◆◆◆

文書作成における品質とスピードを考えた場合に、皆さんの周りに
も「やたら作業が早い人」がいませんか？
私の周りにもそんな人がいるのですが、なぜ早いのかを確認して
みると「徹底的にうまく流用する」ことを心がけているそうです。

曰く「折角、（自分や誰かが）頭を使って作成した資料を1回限り
で寝かせてしまうのはもったいない。内容は多少変わっても整理
の枠組み自体は使いまわせるだろう」とのことです。

なるほど、一理あります。「毎回一から書かないと気が済まない！」
といった方もいらっしゃるとは思いますが、効率を考えると、
資料の流用も視野にいれておきたいものです。

とはいえ、一方で一目見て「あぁ、これは使いまわしだな」と
読み手に思われてしまうのはいただけません。

では「うまい流用」と「まずい流用」の違いはどこにあるの
でしょうか？

◆◆◆流用の悪い例◆◆◆

私も商売柄、さまざまなビジネス文書を目にする機会に恵まれ
ますが、ちょっといただけない流用の例にお目にかかります。
例えば・・・、

　□複数のストーリーの寄り合いで意味が取りづらい
　　（複数社への提案書をごちゃまぜにしているケース）

　□書き方のトーンがバラバラでスムーズに入ってこない
　　（複数の書き手によるものがそのまま混在しているケース）

　□明らかに他社向けの話がそのまま残っている
　　（あまりに時間がない中で慌てて作成しているケース）

　□大上段に構えた「背景情報」の内容が古いケース
　　（おそらく何年か前の「良い提案書」を使いまわしているケース）

ぱっと思いつく範囲でこういった例をよく見かけるように思います。

一から作らずスピーディーに仕上げる観点と、読み手を意識した
オリジナルな内容を作る観点のバランスを失した結果、起きている
のではないかと思います。

では、てきぱき効率的にうまく流用するコツを見ていきましょう。

◆◆◆うまい流用のコツ（構成編）◆◆◆

流用をうまく進めるためのポイントの一つは、資料のパート毎に
分けて流用方法を分けることです。

とりあえず似たようなことが書いてある過去資料を見つけたら、
そのまま使う、のではなく、パート毎にそもそも流用できるか、
流用する場合には何を気をつけるかを考えましょう。

□背景/現状認識
　・比較的流用可能なパートです。
　・気をつけるべきは情報の新しさ、読み手の特性の同一性の2点
　・陳腐化した内容や、明らかに他業界のテーマ出しは避けましょう

□課題認識
　・ここは流用しないで頑張るパートです
　・基本的な枠組みは良い過去例を流用可能ですが、課題の内容は
　　個々の読み手の置かれた状況によって変えましょう

□解決策/実現イメージ
　・比較的流用可能なパートです
　・気をつけるべきは、読み手の企業独自の用語や仕事の流れに
　　あわせて修正する点です
　・これを怠ると情報が「パンフレット」化しやすくなります

□期待効果/実行計画
　・枠組みはほぼ流用可能です
　・内容（時期や金額など）をケースに応じて変更しましょう

上記のようにパート毎に流用できるかどうかを判断し、流用元の
資料を探すよう心がけましょう。似ているケースをひたすら探す
よりも効率は上がるのではないでしょうか。

◆◆◆うまい流用のコツ（小技編）◆◆◆

また小技（ある意味大技も含まれていますが）として、こんな工夫
もいかがでしょうか。

□元ネタのストック

　・提案書に使えそうな整理の枠組みや背景の切り口を他の資料
　　で見つけたら、提案書の構成ごとや業界ごとにスライドを保存
　　しておきましょう。
　・他人が作成したものをザーっと見る機会は多くても、いざ探す
　　となると時間が掛かるのが常です。
　・Myネタ集を作っておくと便利です。

□リスクヘッジの検索

　・流用した際のうっかりミスで読み手の印象を悪くしないように、
　　流用した後はスライドの検索を心がけましょう
　・検索すべきキーワードは、
　　　⇒顧客名：流用元の名前が残っていないか？
　　　⇒年度情報：明らかに古い情報が残っていないか？
　　　⇒注釈：明らかに内容がマッチしていない注釈が残っていないか？
　　　⇒参照ページ数：○○ページ参照の中身がずれていないか？

特に商談や打ち合わせが多い職種の方であれば、いかに資料作成に
手数をかけずに成果を出すかがパフォーマンスの鍵を握っています。
是非、取り入れられそうなところは試していただければうれしいです。

◆◆◆これにて提案書編は終了です◆◆◆
　
8週にわたってお付き合いいただいた提案書編もこれでおしまいです。

「提案書」「ストーリー」を機軸に展開してまいりましたが、他の
ビジネス文書にも相通じる内容になるよう工夫してまいりました。
読者の皆様のお仕事にお役立ていただければ幸いです。

さて、来週は準備期間としてお休みを頂いて、次回シリーズは
ゴールデンウィーク明けの5月12日（月）から始めたいと思います。

提案書編へのご感想、また今後に向けたご要望などお待ちしております。

それでは今週はこのあたりで。

♪♪♪♪♪♪♪♪♪<http://jsox.exblog.jp/>♪♪♪♪♪♪♪♪♪
♪『SOX法コンサルタントのつぶやき』ブログ、はじめました！♪
日本版SOX法対応プロジェクトで奮闘するチェンジの
若手コンサルタント達の悩みや努力をブログで紹介しています。
現場の生々しい話は、SOX法対応に関ってらっしゃる読者の方の
参考・励みにもなると思います。
是非、温かいコメント書き込みをお待ちしております。
　URL：http://jsox.exblog.jp/
♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪

◆◆◆ 要望・体験談・コメント募集！ ◆◆◆

今回のテーマに関連しそうな皆様の経験談をお寄せください。
また、ご意見・ご質問等も、下記までご遠慮なくお願いします。
info@change-jp.com

◆◆◆ 株式会社チェンジとは？ ◆◆◆

私たちチェンジは、社名の通り企業のお客様を対象に「変革」の
お手伝いをしています。
具体的には、コンサルティングと企業研修の2つの事業を通じて、
自らを変える必要を感じているお客様に対し、目指す姿を明確化
する企画段階からその企画の実行まで、幅広い支援を
提供しています。
詳しくはお手数ですが、弊社WebSiteをご訪問下さい。
URL: http://www.change-jp.com Mail: info@change-jp.com

□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■

番外コラム第3弾：提案書編
『ストーリーで捉える提案書』<第8回>

登録・解除・配信先の変更はこちら >>
  http://www.change-jp.com/regist_mailmag.html

バックナンバーの参照はこちら >>
  http://www.change-jp.com/vision/mail_magazine_index.html

※このメルマガは、友人・同僚・上司・後輩の方々へご自由に
  転送してください（内容は改変せずにお願いします）。
※内容には万全を期しておりますが、ご活用いただく場合は、
  購読者個人の責任でお願いします。万一何らかの損害が発生
  しても、発行者は責任を負うことができません。
※内容の改変・編集や商用での転載の場合は発行者にご相談を
  いただけますようお願い致します。

発行者：株式会社チェンジ（編集担当：伊藤）
150-0011 東京都渋谷区東1-26-20 東京建物東渋谷ビル11F
URL: http://www.change-jp.com Mail: info@change-jp.com

■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□
All rights reserved. Change Co.,Ltd. 2008