■□番外コラム第3弾　～提案書編第7号：振り返りチェックリスト編□■ [まぐまぐ！]

2008/04/14

■□番外コラム第3弾　～提案書編第7号：振り返りチェックリスト編□■

研修とコンサルティングの株式会社チェンジ Presents
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番外コラム第3弾：提案書編　
『ストーリーで捉える提案書』
　第7回　～振り返りチェックリスト編

　書く人も！読む人も！決める人も！
　ストーリーを意識して提案書に臨んでみましょう

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読者の皆さま
こんにちは。株式会社チェンジの伊藤です。

「ストーリーで捉える提案書」第7回の今週はこれまでの内容を
踏まえて、皆様の頭の整理と実践への第一歩のために、簡単な
診断チェックリスト形式で、これまでの内容を振り返っていきたい
と思います。

日々営業をされている方も、また社内で企画を立てる方も、
是非、内容を振り返り、お仕事にお役立てください。

尚、チェックリストの中では「提案書」と表記を統一していますが、
社内の企画書も考え方は同様ですので、読み替えながらチェックを
進めていきましょう。

◆◆◆チェックリスト　～提案書作成の準備～　◆◆◆

□ 1．提案書を主に読むのが誰かを想定して書いている

□ 2．提案書がどこまで（誰まで）行き渡るかを想定して書いている

□ 3．提案書を通して相手（読み手）に期待する行動や意思決定を
　　　頭の中で明らかにしてから書いている

□ 4．提案書のボリューム（枚数）と構成を予め想定して書いている

□ 5．提案書を書く上での「足りない情報」を理解している

まず、ざっと5問チェックしていただきました。
これらのチェックリストを通して提案書を書く態勢が整っているか
を振り返ってみましょう。

◆◆◆提案書の読み手は誰か？◆◆◆

まずチェックリストの1～2を考えていきましょう。

1．提案書に限らず全てのビジネス文書に言えることですが、主として
　誰が読むかを決めてから書き始めることがポイントです。
　特に提案書をストーリー（物語）として捉えて書き進めるわけで
　すから誰に読ませたいのかをクリアにすればするほど、メッセージ
　は尖ったものにすることができます。

2．特に現状の課題認識や提案内容による期待効果を整理する際に、
　「誰が内容を読む可能性があるか？」を知っておくことは有用です。
　上記で触れたように主たるターゲット（読み手）は絞っておいた
　方がよいですが、あわせて「紙が一人歩きした場合のリスク」も
　視野に入れておきましょう。

　また現状認識や課題について仮説半分なままのメッセージを書くのは
　良いのですが、課題を抱えるとされる当事者の目に触れることで、
　いたずらにリレーションを壊す要因になるのはもったいないですね。

ここまでの2つが『読み手』に関する準備内容です。

ちなみに私自身が提案書や企画書、報告書の類を作成する際に
念頭に置いている「読み手に関して収集する情報」には次のような
ものがあります。

　A．責任範囲/権限のレベル
　B．自社（自分）との距離感（親密さ）
　C．提案する内容に対する知識レベル
　D．提案する内容に対する事前情報の理解レベル
　E．資料構成の好み

特にEについてはかなりこだわりを持っています。
ストーリー展開（結論が先か、論点主導か）や、表現（定量型か、
定性型か）について可能な限り事前に把握することで、相手を
意識した文書を目指します。

極論ですが最終的には「良い提案書」は「相手の好みにあった提案書」
であると言えるでしょう。

◆◆◆提案書の目的は何か？◆◆◆
　
3．提案書は趣味で書くものではありません。なんらかのビジネス上の
　目的を持って書かれるものです。（当たり前ですが・・・）
　最もわかりやすい目的は「受注」や「承認」になるかと思いますが、
　一足飛びに決まるわけでないことも事実です。

　つまり提案の段階ごとに目的を設定し、それにあわせて記述内容を
　うまくコントロールすることが期待されます。

　いきなり持っている武器を全てさらけ出すのもアリですが、一度の
　説明機会で全てを展開するには無理があります。
　（時間的にも理解のキャパシティーの面でも）

　提案のタイミングごとに目的を小分けにし、それぞれ読み手
　（チェックリスト1にあたる相手）に具体的に何をして欲しいか、
　目標設定して臨みましょう。

ちなみに提案書というとしっかり作り上げられた資料の束をイメージ
しがちですが、実際には途中段階のものや1枚で整理した簡単な資料
を提案書のドラフト（素案）版として提示することも可能です。

私自身が使うテクニックとしては、提案の骨子を整理したものや、
1枚で言いたいことの全容を表したものを簡単に作った上で、お客様
にレビューしていただくといったやり方です。

その後の作業のステップがブレないことがメリットであると同時に、
相手と一緒に検討を進める雰囲気を作り出す効果もあります。
このケースでいう提案書（1枚もの）の目的は「相手の意見を引き出し、
相手を提案内容に巻き込むこと」と言えるでしょう。

◆◆◆提案書に何をどれくらい書くか？◆◆◆
　
4．「誰に」/「どのような目的で」を設定した後、実際に書きはじめる
　前に、どの程度のボリュームで整理するかを考えておきたいところです。
　書いているうちに、また過去のものから流用するうちに何を言いたい
　のかよくわからないまま枚数だけが増えてしまい、説明する際に
　メッセージがぼけてしまうのはもったいないですね。　

5．全て調査を終えて万事遺漏ない状態で提案書を作成できるのに
　越したことは無いのですが、なかなかそうもいきません。
　未調査で仮説含みの内容や、そもそもの事実関係を把握しないまま
　提案に臨む機会もあるのが実態です。
　
　是非、取り入れていただきたいコツは「何が不足情報か」をしっかり
　把握しておくことです。把握しておくことでリスクをヘッジするだけ
　でなく、説明の機会を利用して聞き取りを進めることもできます。

提案書を書くための準備として、これまでに整理してきた内容も
踏まえながらチェックリスト化してきました。
面倒に思いがちな資料作成作業ですが、事前の準備をしておくことで、
作業量をコンパクトにまとめることも決して難しくはありません。
是非、業務の振り返りにご活用ください。

今週はこのあたりで。
また次週をお楽しみに。

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番外コラム第3弾：提案書編
『ストーリーで捉える提案書』<第7回>

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