■□番外コラム第2弾　～議事録編第5号：議事録担当者は、ファシリテーター？(1/2)□■ [まぐまぐ！]

2008/02/12

■□番外コラム第2弾　～議事録編第5号：議事録担当者は、ファシリテーター？(1/2)□■

研修とコンサルティングの株式会社チェンジ Presents
□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■

番外コラム第2弾：議事録編
『たかが議事録、されど議事録』
　第5回：議事録担当者は、ファシリテーター？(1/2)

　議事録は文書作成スキルの登竜門。書く方も、指導する方も
　春に新入社員が配属されてくる前に、もう一度見直しを！

■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□

読者の皆さま
こんばんは。株式会社チェンジの石原です。

全5回を予定して番外編第2弾としてお贈りしてきました「議事録編」、
今号で第5回を迎えました。皆様の日頃の議事録にまつわるお悩みに
少しでもヒントがご提供できていれば嬉しい限りです。

本来は今号で議事録編を終わる予定だったのですが、書いているうちに
内容が（いつにも増して）長くなってしまったので、本来の第5回を
2回分に分けてお送りすることにしました。

ですので、来週ももう1回だけ議事録編が配信されます。
どうぞご了承下さい。

さて、第5回では、少々議事録作成の枠を飛び越えて、その先にある
会議自体の成果や、担当者のスキルアップの側面にまで視線を送って
みたいと思います。

日々議事録作成ばかりを担当していて悶々としている若手の方や、
部下にもっと高い意識で議事録を作成して欲しいとお感じの上司の
皆様は、是非最後までご一読下さい。

それでは議事録編、第5回の始まりです。

※次回『議事録の書き方講座（個人向け・公開）』はこちら
************************************************************
知識だけでなく、実際に議事録をその場で作成し、コーチ陣による
添削を受ける実践研修で、皆様の“カワル”をサポートします。
（満員御礼が続いておりますので、お早めにお申込みください。）
◆開催日：2008/3/1（土）10:00-18:30（渋谷にて開催）◆
　詳しくはホームページまで
　http://www.change-jp.com/learning/giji_cam01.html
************************************************************

◆◆◆ ファシリテーション/ファシリテーター？ ◆◆◆

「ファシリテーション」「ファシリテーター」という言葉を耳に
されたことはあるでしょうか。最近広くビジネスパーソンが身に
つけるべきスキルとして注目されているキーワードです。

誤解を恐れずに短く表現してしまうと「会議を運営するスキル」
という意味が近いでしょうか。

特定非営利活動法人日本ファシリテーション協会の定義によると、
以下のように説明されています。

  ↓↓ 引用、ここから ↓↓

『ファシリテーション（facilitation）とは、「促進する」「容易
にする」「円滑にする」「スムーズに運ばせる」というのが原意です。
人々の活動が容易にできるよう支援し、うまくことが運ぶように
舵取りするのがファシリテーションです。具体的には、集団による
問題解決、アイデア創造、合意形成、教育・学習、変革、自己表現・
成長など、あらゆる知識創造活動を支援し促進していく働きを意味
します。またその役割を担う人がファシリテーター（facilitator）
であり、日本語では「協働促進者」または「共創支援者」と呼びます。
分かりやすく言えば、裏方で黒子のリーダーです。会議で言えば、
メンバーの参加を促進し、プロセスの舵取りをする人がファシリ
テーター（進行役）です。』

出典： http://www.faj.or.jp/modules/tinyd2/index.php?id=1

  ↑↑ 引用、ここまで ↑↑

会議の場面で言うと、あくまで黒子としての活動をし、会議が円滑に
生産的に行われるべく振舞う人をファシリテーターと呼び、その
ような活動をファシリテーションと呼びます。

具体的には、以下のような振る舞い（一例）が該当します。

  ・会議の冒頭で会議の目的を参加者に共有する
  ・議題や時間配分をきちんと設定する
  ・議論の交通整理をする
  ・参加者の発言の意図が分かりにくい場合に質問する
  ・ある意見に対し、逆の立場の意見がないか確認する
  ・発言の少ない人からの発言を促す
  ・錯綜する議論の論点の確認する
  ・一見対立する意見同士の間に合意点を見出す
  ・決定事項や合意事項について確認する

といった様々な振る舞いを、会議の中で行っていきます。
だいぶ幅広いですね。

特徴的なのは、決して権限を持って物事を決めてしまうのではなく、
参加者から意見や参加姿勢を引き出し、合意形成を促進していく、
中立的で側面的な支援をしていくところと言えるでしょう。

◆◆◆ 議論の流れを読む ⇒ 議論の流れを作る ◆◆◆

本来のテーマ「議事録」に話を戻しましょう。
議事録研修等を実施していると、特に多く頂く質問に

『メモを取るのが大変なのですが、どうしたらよいでしょうか』

というものがあります。

これについては、メモのスピードを上げたり、効率を高めたりする
テクニック等はいくつかあるのですが、やはり王道としてご紹介
すべきは「会議の内容・流れを事前に掴んでおく」ことに尽きます。

例えば、議題が3つある会議で、
「今議題1について話しているのに、議題3に話が飛んでるな・・」
と気付くためには、議題1で決定/合意したい内容と、議題3で話す
べき内容を理解していることが必須です。

更に言えば、各議題で決定される事項についてある程度「読み」を
持っていれば、その決定に貢献する議論か、単なる脇道の議論かは
ある程度判断することができます。

明らかに脇道の議論であれば、メモは本当の最低限にとどめるか、
あるいは思い切って手を止めてしまうことも可能かもしれません。

こうしてメモの効率は、議論の流れが読めている度合いに応じて
高まります。「読めている」とは、ちょうど、第3号で以下のように
ご紹介した内容ですね。

>各議題に対し、
>「この議題は多分こっちで決まるだろうな」
>「この議題は今日は決まらないかもな」
>「今議論がちょっとずれた方向にいっているな」
>「あ、話が元に戻ってきたな」
>「お、そろそろ決まりそうだな。最後は部長の発言かな」
>
>こんなことを考えながら、各議題の落としどころを想定しつつ、
>議論の推移を見守ります。

  ※バックナンバー（第3号）はこちらから
    http://www.change-jp.com/vision/mm/mm_5-3-3.html

皆さんよりもキャリアの長い先輩は、議事録作成担当になっても、
きっと皆さんよりもメモの量が少ないはずです。これは、先輩が
会議の文脈、議論の流れをより深く理解している証拠です。
（もちろん、メモのテクニック自体が優れているのもありますが）

さて、ここで大事なのが、このように議論の流れが読めるように
なってきたら、その流れに応じて、会議の生産性を高める発言を
少しずつ挟んでいくようにする、ということです。

いつものように、簡単な会話例で見ていきたいと思いますが、
これまでの総括の意味もこめて、既に配信済みの号で掲載した会話
を素材に使ってみたいと思います。

◆◆◆ 会話例1（再掲・再編集） ◆◆◆

※再編集前の会話例（バックナンバー）と対比させてお読み頂くと
  より分かりやすくお勧めです。

  ⇒会話例1 掲載バックナンバー（2008.1.15 配信）
    http://www.change-jp.com/vision/mm/mm_5-3-1.html

（プロジェクターで映写したプレゼン後の議論にて）

B課長：さっきのさ、赤い矢印が左側に書いてあるページ。
       そうそう。そこの左下のさ、これ、元ネタ何？

A担当：それはですね、経済産業省の○○白書での調査を引用して
       まして・・。いいネタだと思うんですけど、駄目ですか？

B課長：なるほどね。じゃ、そこんところ、もう少しちゃんと書いて
       おいてよ。

A担当：わかりました。

議事担：すいません、今のって、8ページの普及率推移のグラフの
        ことで宜しいですか？

A担当：そうだよ。

議事担：ありがとうございます。これの出典を資料に明記する
        ということですね。了解しました。

★ 解説 ★
・議事録担当者が発言をしていくきっかけは、まずはじめは議事内容
  の確認をすることから入っていくとスムーズです。

◆◆◆ 会話例2（再掲・再編集） ◆◆◆

※再編集前の会話例（バックナンバー）と対比させてお読み頂くと
  より分かりやすくお勧めです。

  ⇒会話例2 掲載バックナンバー（2008.1.21 配信）
    http://www.change-jp.com/vision/mm/mm_5-3-2.html

（・・あるプロジェクトの月次進捗報告会議において、プロジェクト
  の最終責任者であるC部長と、現場責任者のB課長の会話・・）

議題
１．進捗報告
２．課題共有・対応策協議
３．新メンバー加入について

B課長：それでは今月の進捗を報告します。
       今月はメンバーの頑張りにより先月までの遅れをだいぶ
       取り戻しています。

C部長：今月はかなり頑張っていたものな。みんな大丈夫か？

B課長：はい。一部メンバーに体調不良を訴える者が出てきています
       ので、交代で早め早めに休暇を取ってリフレッシュするよう
       に言っています。来月から新メンバーも加わるので、多少は
       余裕が出てくると思います。

C部長：そうだな。あ、そういえば先方の鈴木課長が、新メンバーの
       プロフィールを送って欲しいと言っていたぞ。お客さん先に
       お邪魔する際の臨時入館証を発行してくれるそうだ。

B課長：あ、そうですね。その辺の手続き周り、一式やっとかないと
       いけませんね。

議事担：【心の声：ん？新メンバー関連？議題３の話か？】

C部長：そうそう。社内的にも、社内便の配送先変更とか、PCの
       持ち出し許可とか、いろいろやっとかないといかんからな。

B課長：そうですね。あとはどんなのがありましたっけ？

C部長：そうだな・・。うーん、ちょっとすぐには思いつかんな。
       総務の武田さんにでも聞いてみてよ。

B課長：わかりました。確認しておきます。

議事担：あの、話の腰を折ってすいませんが、先ほどの進捗の話は
        いかがでしょう？遅れはまだ残っているのでしょうか？

B課長：おお、そうそう。えっと、全体計画に対して1週間分の遅れ
       くらいまで取り戻していますね。来月のお客様への中間報告
       までにはキャッチアップできると思います。

C部長：そうか、そいつぁよかった。この後もしっかり頼むぞ。

★ 解説 ★
・議題のトビに対しては、あまりに脱線が長くなるようであれば、
  元の議題に戻すチャンスを窺って、適時に元の話題に誘導しま
  しょう。
・その後、話が議題１、２、と進んで３に及んだところで、議題１
  の際の「脱線」部分の話題を関連付ける発言ができればベストです。
・但し、そのまま議題３の議論が本格的になってきたら、一旦議題３
  として議論が完結するのを待って、議題１に話を戻すように促し
  ましょう。

◆◆◆ 議事録担当者は、ファシリテーター？ ◆◆◆

このように、議論の流れが読めている議事録担当者は、適切なタイミング
で、議論の結果を確認したり、流れを変えるような発言を挟むことが
できるようになってきます。

これはまさにファシリテーターとしての振る舞いであり、議事録担当者
として「会議を記録する」人から、「会議を引っ張る/運営する」人
になっていくための第一歩です。

日頃、ただひたすらに会議内容を記録していて「議事録ばっかり・・」
と嘆いている皆さんには、是非「会議の流れを読む」訓練をしながら
職務を遂行し、いずれ会議を引っ張る立場になる準備をして頂きたい
と願うばかりです。

それでは、また来週、おまけの回でお会いしましょう！
来週も、既にご紹介した会話例を再編集してお届けする予定です。
会話例3、4をベースに、もっと"ファシリテーター"な議事録担当者が
活躍する様子をお見逃しなく。

♪♪♪♪♪♪♪♪♪<http://jsox.exblog.jp/>♪♪♪♪♪♪♪♪♪
♪『SOX法コンサルタントのつぶやき』ブログ、はじめました！♪
日本版SOX法対応プロジェクトで奮闘するチェンジの
若手コンサルタント達の悩みや努力をブログで紹介しています。
現場の生々しい話は、SOX法対応に関ってらっしゃる読者の方の
参考・励みにもなると思います。
是非、温かいコメント書き込みをお待ちしております。
　URL：http://jsox.exblog.jp/
♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪

◆◆◆ 要望・体験談・コメント募集！ ◆◆◆

今回のテーマに関連しそうな皆様の経験談をお寄せください。
また、ご意見・ご質問等も、下記までご遠慮なくお願いします。
info@change-jp.com

◆◆◆ 株式会社チェンジとは？ ◆◆◆

私たちチェンジは、社名の通り企業のお客様を対象に「変革」の
お手伝いをしています。
具体的には、コンサルティングと企業研修の2つの事業を通じて、
自らを変える必要を感じているお客様に対し、目指す姿を明確化
する企画段階からその企画の実行まで、幅広い支援を
提供しています。
詳しくはお手数ですが、弊社WebSiteをご訪問下さい。
URL: http://www.change-jp.com Mail: info@change-jp.com

□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■

番外コラム第2弾：議事録編
『たかが議事録、されど議事録』<第5回>

バックナンバーの参照はこちら >>
  http://www.change-jp.com/vision/mail_magazine_index.html

※このメルマガは、友人・同僚・上司・後輩の方々へご自由に
  転送してください（内容は改変せずにお願いします）。
※内容には万全を期しておりますが、ご活用いただく場合は、
  購読者個人の責任でお願いします。万一何らかの損害が発生
  しても、発行者は責任を負うことができません。
※内容の改変・編集や商用での転載の場合は発行者にご相談を
  いただけますようお願い致します。

発行者：株式会社チェンジ（編集担当：石原）
150-0002 東京都渋谷区渋谷2-11-13 松田渋谷ビルディング3F
URL: http://www.change-jp.com Mail: info@change-jp.com

■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□
All rights reserved. Change Co.,Ltd. 2008