■□番外コラム第2弾　～議事録編第4号：議事録担当者は、影の権力者？□■ [まぐまぐ！]

2008/02/04

■□番外コラム第2弾　～議事録編第4号：議事録担当者は、影の権力者？□■

研修とコンサルティングの株式会社チェンジ Presents
□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■

番外コラム第2弾：議事録編
『たかが議事録、されど議事録』
　第4回：議事録担当者は、影の権力者？

　議事録は文書作成スキルの登竜門。書く方も、指導する方も
　春に新入社員が配属されてくる前に、もう一度見直しを！

■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□

読者の皆さま
こんばんは。株式会社チェンジの石原です。

先週の配信では、弊社で把握している範囲では、何とか不具合が
解消されたようです。ご不便・ご心配をお掛けしまして大変
失礼致しました。万一まだ遅配信がございましたら、お手数ですが
ご一報頂けますよう宜しくお願い致します。

  ※不具合連絡先 ⇒ info@change-jp.com

さて、番外編としてお送りしている『議事録』編も第4回まで参り
ました。通訳⇒映画監督⇒裁判官、と来ましたが、今号はどんな
変身をしてみましょうか。

それでは議事録編、第4回の始まりです。

※次回『議事録の書き方講座（個人向け・公開）』はこちら
************************************************************
知識だけでなく、実際に議事録をその場で作成し、コーチ陣による
添削を受ける実践研修で、皆様の“カワル”をサポートします。
（満員御礼が続いておりますので、お早めにお申込みください。）
◆開催日：2008/3/1（土）10:00-18:30（渋谷にて開催）◆
　詳しくはホームページまで
　http://www.change-jp.com/learning/giji_cam01.html
************************************************************

◆◆◆ 議事録担当者がうっかり持ってしまう力 ◆◆◆

読者の皆様は、「トム・ピーターズ」さんという方をご存知でしょ
うか。コンサルティングの業界で「世界的カリスマ」と呼ばれ得る
方の一人、とご紹介すればよいでしょうか。大変人気のある方です。
日本では、著書『エクセレント・カンパニー』等の方が有名かも
しれません。

※トム・ピーターズさん（英語）⇒ http://www.tompeters.com/
※エクセレント・カンパニー⇒ http://tinyurl.com/2usuop

数々の重大プロジェクトを成功に導いてきたであろうこの方が、
議事録の重要性を説いた、ある本の一説があります。
少々長いですが、引用してみます。

    ↓↓ 引用、ここから ↓↓

『 [作業の]リストを作成したり、書記を務めたり、メモを取った
り、会議の内容を要約したりしていると、思わぬ権力が転がりこん
でくる。

要約の天才が、あるいは、メモを取ったり、スケジュール表を作成
したり、議案をつくる仕事をしぶしぶ引き受けた人が、図らずも
手にしてしまう権力を、どう表現すればいいのか適切な言葉が
見当たらない。

議案づくりというつまらない仕事を押しつけられた人が、だいたい
議題を決定してしまい、それがプロジェクトの骨格になってしまう
というおそるべき事実！

これを権力と呼ばずして何と呼ぼう（下っ端にとって、これほど
のぼりやすい権力の階段はない）。そして、プロジェクト実行の
重要なカギがここにある。長すぎるリストはリストの意味がない。
山のように積まれた要約文書は要約の意味がない。ものごとの精髄
をみごとに抽出してこそ、リストの意味があり、要約の意味がある。

すごいプロジェクトにとって大事なのは、いまどこへ向かっている
かであり、次に何をやるかである。

私なら、どんなに疲れていても、たとえ６時間におよぶマラソン
会議のあとでも、疲れた身体にムチ打って、会議終了から数時間
以内に会議の内容を要約し、それを配布する。これをやれば、
わけなく主導権を握れるし、論議の中心にわが身を置くことが
できる。そして、露骨に言えば、会社の「雲の上の存在」のところ
へ足を運ぶ口実ができる。』

    ↑↑ 引用、ここまで ↑↑

※『トム・ピーターズのサラリーマン大逆襲作戦(2)
    セクシープロジェクトで差をつけろ！』より
  ⇒ http://tinyurl.com/2rwuwg

◆◆◆ 会議での合意や決定は「程度問題」 ◆◆◆

先週号でも触れましたが、会議では本来、議題毎に「決めたいこと」
や「合意したいこと」等の目的が設定されているはずです。

会議ではもちろんそれに向けて色々と話し合いをするわけですが、
常に決定/合意事項がくっきりハッキリしているとは限りません。

例えば、議事進行する役目の人が「ではこの件はこれで決定」と
いった発言をしたり、議長案の採択をしたり、あるいは参加者に
問いかけて多数決を採ったり、といったことを行えば、それは
明らかに決定事項として認識されるでしょう。

しかしながら、会議の中ではそのような議論の運びだけでは済ま
ないケースも頻発します。

とあるA案にポジティブな意見とネガティブな意見が出ているが、
会議の場で一番"偉い"部長がポジティブ派だったので、何となく
A案で決まった風な空気が流れて終了、といった事態もよく見かけ
ます。

逆に、とあるB案に対して、ポジティブな意見が多数派だったのに、
急に最後の方で誰かがネガティブな発言をして、何となく議論が
振り出しに戻ったような、そうでもないような空気で終了、なんて
こともありがちです。

もっとひどい場合は、参加者が好きなように各自の意見/感想だけを
散らかして、方向性も見えないまま時間切れで終了、というシーン
も、正直少なくありません。

最後の例は明らかに「決定事項なし」かもしれませんが、その前の
2つの例は、果たして「決定事項なし」とすべきでしょうか、
あるいは最もポジティブな意見の多い案を決定事項として記すべき
でしょうか。

悩ましいところです。このように、会議における「決定」や「合意」
は、多くのケースで「程度問題」であることがほとんどです。

逆に言うと、これらの状況を議事録担当者がどのようなトーンで
記録するかによって、決定/未決定、合意/未合意、次のアクション
の有無、A案/B案、といった、会議の具体的な成果が決まってしまう
のです。

トム・ピーターズさんの表現を借りれば、
「これを権力と呼ばずして何と呼ぼう！」ですね。

◆◆◆ 会話例4 ◆◆◆

（新しくできた法律への対応で、現行業務の整理・文書化が必要
  になり、対応主管部署を決めようとしている打合せで・・）

  参加者：法務部担当者、営業部担当者、経理部担当者の3人

法務：今回の法律対応は営業現場の事情をよく分かっている部署で
      ないと対応できないため、営業部での対応を求めたい。
      が、一方で決算のプロセスと密接不可分なため、場合によって
      は経理部の方が適切かもしれない。両部の意見を聞きたい。

営業：営業現場はそんなことをしている程暇ではない。売上予算が
      達成できなくてもいいのか？

経理：経理だって暇というわけではない。決算月等は許容範囲
      ぎりぎりまで残業しており、これ以上の負担は困難だ。

営業：そもそもこれは現場で作成する話なのか？
      法務で作れないのか？

法務：現場の実態を表現する文書のため、法務では作成できない。

営業：仮に営業現場で作成するとしても、各担当に割り振って作成
      することになり、記載内容がバラバラになってしまう。
      それらを取りまとめて擦り合わせる役割を担うのに相応しい
      担当が営業部にはいない。

法務：確かに、一旦ベースとなる叩き台を作成するアプローチが
      必要かもしれないな。

営業：決算との関連を軸に整理すれば、一本共通のベースができる
      のではないか。

経理：そんなことをいわれても困る。
      法務でベースを作ればいいのでは？

法務：決算の実務を詳細に理解していないので難しいだろう。

営業：ベースがあれば、それに対する現場のズレをフィードバック
      することはできる。現場へのヒアリングの調整は私がやって
      も構わない。ところで、この対応、期限はいつまで？

法務：今決算期中なので、猶予は1ヵ月半程度しかない。

営業：待ったなしだな。

経理：対応の手間はどの程度と見積もっているのか？

法務：ベースの叩き台を作るなら、1人で付きっ切りでやれたとして、
      文書化に1週間、現場視点での検証で10人程度に2-3時間ずつ
      付き合ってもらうくらいで済むかと。

営業：それでもかなりの手間だな・・

法務：いずれにしても、法律対応なので、対応しないという選択肢は
      ない。やらざるを得ないので、宜しく頼みます。

営業：やれやれ。じゃあ、各自協力してやるってことで、頑張り
      ましょうかね。

｜▽議事録に書くと（悪い例）▽
｜
｜営業：営業では各担当に割り振って書くことになり、記載内容に
｜      バラつきが出るため、対応できない
｜
｜経理：経理では決算月等業務量が限界に達しており、これ以上の
｜      負担は困難である。
｜
｜法務：法務では現場の実務を詳細に把握していないため、作成が
｜      困難である。
｜
｜法務：対応工数は、文書化で1週間程度、10人程度の担当による
｜      検証で2-3時間ずつを想定。今決算期中の対応が必要なため、
｜      1ヵ月半での完了が必要。
｜
｜法務：いずれにしろ、法律対応のため、対応は必須である。
｜
｜営業：今後は各自協力して推進する。
｜
｜
｜☆残念なポイント！
｜
｜・議論の「空気」を全く表現せず（または各部署に対する遠慮が
｜  強すぎて）単に発言を記載しているのみになってしまっている。
｜・この記載だと結局この対応案件は前に進まない可能性が高い。

｜▼議事録に書くと（良い例）▼
｜
｜法務：作業全体の効率を考え、経理部にて決算との関連を軸に
｜      ベースの叩き台を整理して頂きたい。
｜
｜営業：叩き台があれば、それを元に営業部の各担当からもフィード
｜      バックをもらうよう調整する。
｜
｜経理：一旦その方向で調整する。対応工数はどの程度か。
｜
｜法務：文書化で1週間程度、10人程度の担当による検証で2-3時間
｜      ずつを想定。なお、今決算期中の対応が必要なため、
｜      1ヵ月半での完了が必要。
｜
｜
｜★工夫しているポイント!
｜
｜・経理部が引き受けざるを得ない「空気」を表現している。
｜・落としどころを持たずに法務が始めた議論であるが、途中から
｜  見えてきた方向性を活用して、法務からの提案的なニュアンス
｜  に変更している。
｜・勇気を持ってここまで記載することで、この案件が前に進む
｜  可能性は格段に高まる。
｜  （経理から反発がある場合は、議事録回覧時に出してもらう）

◆◆◆ 議事録担当者は、影の権力者？ ◆◆◆

今週もまた、上記の会話例は多少極端な例ですが、

「結局どれに決まったのか/そもそも決まったのかどうかは、誰も
  確認はしなかったけど、でも何となくこっちの方向性が見えてた
  よね？」

というニュアンスの会議は（特に日本企業では）多く見かけます。
こういう「空気」を、どこまで強い表現で議事録として記載するか
によって、会議後の方向性や具体的なアクションがグッと異なって
きます。

これが、トム・ピーターズさんの言う"権力"というものの正体だと
私は考えています。

議事録作成は、とかくチームの中でも若い方に任せてもらいやすい
作業ですが、実は使い方によってはチーム全体の舵取りにも繋がる
ような、大きな影響力を持っていると思います。

議事録がどの程度「力」を持ってよいかは、皆様の所属する組織や
チームのカルチャーによって異なると思いますが、その「力」を
意図的に完全封印する必要はないと思いますし、それはきっと
できないと思います。

是非、その会議の先にあるビジネス上の成果を見据えて、
"戦略的"な議事録を書いてみてはいかがでしょうか。

それでは、また来週！

♪♪♪♪♪♪♪♪♪<http://jsox.exblog.jp/>♪♪♪♪♪♪♪♪♪
♪『SOX法コンサルタントのつぶやき』ブログ、はじめました！♪
日本版SOX法対応プロジェクトで奮闘するチェンジの
若手コンサルタント達の悩みや努力をブログで紹介しています。
現場の生々しい話は、SOX法対応に関ってらっしゃる読者の方の
参考・励みにもなると思います。
是非、温かいコメント書き込みをお待ちしております。
　URL：http://jsox.exblog.jp/
♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪

◆◆◆ 要望・体験談・コメント募集！ ◆◆◆

今回のテーマに関連しそうな皆様の経験談をお寄せください。
また、ご意見・ご質問等も、下記までご遠慮なくお願いします。
info@change-jp.com

◆◆◆ 株式会社チェンジとは？ ◆◆◆

私たちチェンジは、社名の通り企業のお客様を対象に「変革」の
お手伝いをしています。
具体的には、コンサルティングと企業研修の2つの事業を通じて、
自らを変える必要を感じているお客様に対し、目指す姿を明確化
する企画段階からその企画の実行まで、幅広い支援を
提供しています。
詳しくはお手数ですが、弊社WebSiteをご訪問下さい。
URL: http://www.change-jp.com Mail: info@change-jp.com

□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■

番外コラム第2弾：議事録編
『たかが議事録、されど議事録』<第4回>

バックナンバーの参照はこちら >>
  http://www.change-jp.com/vision/mail_magazine_index.html

※このメルマガは、友人・同僚・上司・後輩の方々へご自由に
  転送してください（内容は改変せずにお願いします）。
※内容には万全を期しておりますが、ご活用いただく場合は、
  購読者個人の責任でお願いします。万一何らかの損害が発生
  しても、発行者は責任を負うことができません。
※内容の改変・編集や商用での転載の場合は発行者にご相談を
  いただけますようお願い致します。

発行者：株式会社チェンジ（編集担当：石原）
150-0002 東京都渋谷区渋谷2-11-13 松田渋谷ビルディング3F
URL: http://www.change-jp.com Mail: info@change-jp.com

■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□
All rights reserved. Change Co.,Ltd. 2008