新入社員研修成功のヒケツ！◆080411◆vol.108◆第２回「ビジネス文書指導で仕事力を高める！」 [まぐまぐ！]

2008/04/11

新入社員研修成功のヒケツ！◆080411◆vol.108◆第２回「ビジネス文書指導で仕事力を高める！」

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┃ vol.108┣┓─────────────────────────────
┃ 0800411┃┃　『新入社員研修　成功のヒケツ！
┗┳━━━┛┃　　～現場の声をお届けします』　vol.108　　080411
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　　いつもお世話になっております。
　　インソースの小松でございます。

　　今日も雨が続いています。
　　洗濯物が乾きません。
　　４月、気持ちも新たに、真っ白なシャツを着るため、
　　我が家は部屋干しの洗濯物で溢れています。
　　正直、部屋に帰るとへこみます。。。
　
　　パワー溢れる新入社員に負けないよう、
　　日々アイロンがけに勤しんでおります。

　　今週は新作研修として、
　　「新人フォロー研修～仕事の進め方の基本復習カリキュラム（１日間）」　　　
　　をご紹介いたします。　　

　　【コンテンツ】は、先週に引き続き、
　　『ビジネス文書指導で仕事力を高める！』の第２回　
　　「上司がビジネス文書を見るポイント」をお届けいたします。
　　
　　それでは今回も最後までお付き合いくださいませ。

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※新入社員公開講座

【東京・大阪開催】
　「新入社員研修公開講座（ビジネス基礎）」
　 http://www.insource.co.jp/newcomer/ne_koza_sch.html
　
【東京開催】
　「新入社員研修公開講座（ITスキル基礎）
　 http://www.insource.co.jp/newcomer/ne_itkoza.html

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※ちなみに当社の人気講座「ＯＪＴ担当者育成講座」も
  4月23日（水）10：00～16：45から開催いたします。
　どうぞよろしくお願いいたします。
　 http://www.insource.co.jp/bup/bup_kanrishoku2.html

… ★ Today's　Contents ★ ……………………………………………………………　
　　
　　［１］【インソース新作研修ご紹介】
　　　　　　「新人フォロー研修～仕事の進め方の基本復習カリキュラム
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（１日間））」　　　　　　
　　　　　　http://www.insource.co.jp/shinjin/sh_followup2.html

    ［２］【コンテンツ】
　　　　≪第２回≫「上司がビジネス文書を見るポイント」
　　　　　　　　～『ビジネス文書指導で仕事力を高める！』
　　　　　http://www.insource.co.jp/interview/business_bunsho1.html

　　［３］【インソース「公開講座」のお知らせ】
　       　http://www.insource.co.jp/bup/bup_top.html
　　　　　 ◇研修見学会◇
　　　　　  http://www.insource.co.jp/bup/bup_kengaku1.html
    　　　　
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01　【インソース新作研修ご紹介】
　　　「新人フォロー研修～仕事の進め方の基本復習カリキュラム（１日間）」
　　http://www.insource.co.jp/shinjin/sh_followup2.html
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　本日は「新人フォロー研修～仕事の進め方の基本復習カリキュラム（１日間）」
　をご紹介します。

　【ねらい】
　　　
　　　仕事に慣れてきた時期の新人向けに、
　　　「仕事の捉え方」から、自分の仕事を振り返り、
　　　業務遂行スキルのレベルアップを図ることを目的としました。
　　
　　　社会人としての大前提であるビジネスマナーの復習の後、
　　　チームワークを軸に据えた、仕事の仕方、考え方を身に付けていただきます。

　　　ＰＤＣＡ（ＰＬＡＮ－ＤＯ－ＣＨＥＣＫ－ＡＣＴＩＯＮ）や
　　　ＱＣＤ（ＱＵＡＬＩＴＹ－ＣＯＳＴ－ＤＥＬＩＶＥＲＹ）など、
　　　判断軸となる考え方を紹介し、それらに沿った仕事の進め方を講義します。
　　　
　　　研修終盤ではケーススタディを用い、それまで学習したスキルを使って、
　　　具体的な仕事の進め方を考えていただきます！　

　【主なプログラム】

　　１．入社後の振り返り　～グループワーク
    ２．ビジネスマナーの復習
    ３．仕事の捉え方
　　４．チームワークの重要性
　　５．ホウ・レン・ソウの原則
　　６．仕事の進め方　～ＰＤＣＡ
　　７．仕事を上手く進めるためのコツ
　　８．仕事のＱＣＤを考える
    ９．ケーススタディ
　　　　～例：システム会社におけるプロジェクト企画　　

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　■そのほか新作研修も随時アップしております！！
　　http://www.insource.co.jp/kenshu/new_release_top.html

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02　≪第２回≫「上司がビジネス文書を見るポイント」
　　　～『ビジネス文書指導で仕事力を高める！』
　　　http://www.insource.co.jp/interview/business_bunsho2.html
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　「最近の新入社員の文書はひどい！」
　　
　このような言葉を人事担当者の方からよく聞きます。
　
　確かに、携帯メールの普及のせいか、
　最近の新入社員の文書には、主語が抜けていたり、自分の感想ばかりだったり、
　仕事にふさわしい体をなしていないものが多く見受けられます。
　　　
　中には、
　「文書なんて書けなくても仕事をできる人はできる」
　と考えている方もいるでしょう。
　これは決して間違いではありません。

　しかし、「書く」ことが上手にできれば、
　結果的に報告能力や仕事の手順の効率化など、
　業務遂行能力の向上にもつながります。

　結局、文書作成は仕事の基本となります。

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■書き手の立場が明確である

　ビジネスで文章を書く上で、最も大切なのは、
  文書の書き手である自分の立場が意識できているかです。　

  この視点が欠けているとどんなに美しく、内容が素晴らしい文章でも、
　使えない文章となってしまいます。

　実際、「部下の文章が下手だな」と感じる場合は文法がおかしいというより、
　自社の立場が分かってないという場合が多いように思います。

　部下に文書指導をする際には、必ず書き手（自社）の立場や書く目的が何なのかを
　しっかりと確認する必要があります。

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■読み手の理解の流れに沿った文章を書く

　内容に関しては、「話の流れ」がスムーズに頭の中に入ってくる文章が求められます。
　例えば、稟議書や申請書など、
　日常目にしているものと同じ順序・流れで書かれた文書が、一番理解しやすいものです。

　なぜ理解しやすいかというと、これらの書類は論理的に展開されていて、
　内容を整理しやすいからです。

　例えば、稟議書や申請書は、「ねらい・理由」「具体的内容」「詳細内容」
　「費用対効果」「リスク」「スケジュール」等が順番に書かれていて、
　一目でどういった内容なのかがわかります。

　ですから、他の報告書を書く際にも、
　「稟議書や申請書と同じような順番や論理構成であるか」
　ということを意識して書くようにしましょう。

　これは、社内だけでなく、営業の現場でも有効です。
　提案書を作る際には、提出先の書式、流れを踏まえて作成すれば、
　案件が取れる可能性は高まると言えるでしょう。

■定型フォーム（雛形）を用いて文章を短時間で作成

　とは言え、現場では、仕事に追われ、
　悠長に文書指導をしている時間はなかなかありません。

　即効性を求めるためには、文書の作成方法を標準化していく事が有効です。
　日常の仕事は、日々、１００％新しいことを行っている訳ではありません。
　職場では、毎日似たような文書を、パソコンを使って作成することが多いと思います。
　
　ですから、職場全体で良く使うビジネス文書を分類し、
　正しい定型フォーム（雛形）を作ってしまえば、次回、文書を作成するとき、
　短時間で効率的にビジネス文書を作れます。

　実際には、職場で決まった正しい雛形がなく、毎回担当者が時間をかけて作ったり、
　前の担当者から引き継いだ、間違った雛形を使っている事も少なくありません。

■チェックシートを使って部下の文書を指導

　社長が現場で部下の文書をいちいち指導するのは面倒なことです。
　部下の文章力をアップさせるためには、部下に自分で考えさせることが必要です
　（指導しても、訂正した所をそのまま直してくる部下もいます）。

　部下の文書を簡単に評価し、問題点を自分で部下に気づかせるためには、
　チェック項目を箇条書きしたチェックシートを用いて、文書添削をするのが有効です。

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　　「新人のためビジネス文書の書き方研修【基本編】（１日間）」
　  http://www.insource.co.jp/bunsho/sh_bussinessbunsho.html
　
　　「新人のためのビジネス文書研修（２日間）」
　　http://www.insource.co.jp/bunsho/sh_bussinessbunsho7.html　　

　　「新入社員フォローアップ研修」
　　http://www.insource.co.jp/shinjin/shinjinfollow_top.html　

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■電話応対■

☆『電話応対基礎研修』
　２００８年４月２２日（火）１０：００～１６：４５
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■ビジネス文書■
　２００８年５月２７日（火）１０：００～１６：４５
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■クレーム対応■
☆『クレーム対応研修』
　２００８年４月２２日（火）１０：００～１６：４５
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