【続★ＰＴＡ☆たかが役員されど役員】第14号もう始まってる引き継ぎ準備 [まぐまぐ！]

2008/05/11

【続★ＰＴＡ☆たかが役員されど役員】第14号もう始まってる引き継ぎ準備

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続★ＰＴＡ☆たかが役員されど役員vol.14　      11 May. 2008　
　　　　　　　　　Presented By 2008年度中学校ＰＴＡ本部庶務
　　　　　　　　　　　　　http://fude.cool.ne.jp/benkyo/

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３月末の引き継ぎ会から今月末のＰＴＡ総会まで、立ち止まる
間もないこの頃。いや、ＰＴＡのことだけやってればいいと
いうならたいしたこともないのですが、ＧＷをはさんで仕事が
忙しかったり、６月末のバレエの発表会が迫ってきてたりと
個人的な事情も絡まって、気分的に忙しいだけなのでしょうね。

で、久しぶりの発行なのでちょっと長くなってしまいました。
今日と明日の２回に分けてお送りしますので、どちらも最後まで
読んでいただけたら幸いです。

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■もう始まってる引き継ぎ準備

年度当初は、学級委員選挙、ＰＴＡ総会と、引き継ぐや否や
大事な行事がいきなりやってきます。ＰＴＡの仕組みがよく
飲み込めないまま複雑な事務仕事に突入。
でも、ここできちんとしておかないと、これからの一年間に
大きな影響を与えるのですね。

引き継ぎや総会のタイミングは学校によっていろいろかもしれ
ませんが、私のところでは初めての本部役員会が４月４日。
その３日後には入学式と一年生保護者の学級委員選出があった
ため、大変慌ただしい思いをしました。なぜなら、その間の
５日と６日が土日で、学校が閉まっていたからです。
役員会は夜間にあり、それが終わった後に印刷物などの用意を
する雰囲気ではありません。
幸い７日の入学式の午後だったので、ＰＴＡ会則や委員選出の
要項等は午前中で準備することに。ただし、ほかの役員の
ほとんどは校区内の小学校の入学式に手分けして出ています
から、残った役員二人でお昼ご飯抜きの作業となりました。

こんなドタバタで始まった２０年度。一年中この調子である
ならぞっとしますが、庶務が一番忙しいのは始めの二ヶ月だと
考え、何とか乗りきろうとしている真っ最中です。

こうして時間に追われながらなんとかこなす作業では、課題や
反省点がなにかと後から見えてきます。事前に十分検討する
時間がなかったのだから仕方がないのですが、どれもこれも、
もはや次年度の役員さんに引き継いでいく課題となります。

忘れないうちに反省事項を書き留めて、はやくも来年の引き
継ぎ準備を始めているようなものです。

■簡単な作業でも複数の目が必要なことも

委員選出に伴う事務作業の中で、委員免除者のチェックがあり
ます。役員や委員経験者で今年度の選出免除になる人は、あら
かじめ自分で申告書を提出してもらうようにしています。申告
書は全部で３００枚ほどあったでしょうか。それらを、過去
数年の役員・委員名簿と照らし合わせ、チェックしていきます。

こうした作業自体は、そう難しいものではありません。何人か
で学校に集まってやろうとすると手伝ってもらうための準備が
必要になるし、夜中に集まるわけにはいきませんから、名簿と
申告書を家に持ち帰り、仕事の合間に一人でやってしまうこと
にしました。

ところが、申告書が出ている分の処理は完璧にできても、申告
書の出し忘れが複数あったため、委員選出から数日間はいくつ
かのすったもんだがありました。

過去に役員、委員をされている場合は名簿である程度チェック
できます。けれども兄弟関係を把握しているわけではないので、
永年免除が適用される本部役員経験者の場合は申告書が頼り。
また、病気、その他でどう考えても委員をお願いするのが不可
能な方もあります。
そうした部分のチェックは、一人で事務的に処理していくだけ
では、カバーし切れていなかったのでした。

特に私の場合、中学校とのご縁は２年目。この地域に引っ越し
てきたのも４年前です。なんとか時間を作るようにしてほかの
役員さんと一緒に名簿のチェックをしていれば、「確か、この
方は何年か前に本部役員をされていたのでは？」「この方は
めったに見かけないけど、どうもご病気らしいから委員は無理
でしょう」というような判断が、どこかで入る余地があった
かもしれませんね。

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