2005/02/01
『ビジネス・キャリア・メールマガジン（情報・事務管理分野）』
企業が認めるビジネス・キャリア。 あなたの大切なスキルが客観的に評価されます。 Today is... 2005.02.01 ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ 『ビジネス・キャリア・メールマガジン』Vol.３２ ＋ Business Career Mail Magazine ＋ ― 情報・事務管理分野 ― http://www.bc.javada.or.jp ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ ２月は立春。暦では春が始まりますが、実際はまだまだ寒いですね。寒い 中にも春一番が吹くと、いよいよこれから暖かくなるなと実感します。春一 番といえばもう一つ、花粉症の方には風の強い日は大敵ですよね。今年は花 粉量が通常年よりも非常に多いとのこと、不規則な生活やストレスも症状を 助長させるそうですね。三寒四温というだけあって、暖かくなったと思った ら急に寒くなったりして体調を崩しやすい時期だと思います。体を大事にい たわりながら仕事や勉強に励んでくださいね！！ このメルマガでは、皆さんに情報・事務管理に関する役立つ情報を提供し ていきます♪これを読んで、ぜひビジネス・キャリア制度を活用してみてく ださいね♪ キャリアアップに最適です！ ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ ―≪第３２弾≫―――――――――――――――――――――――――――― 情報活用動向の理解（６） ワークフロー管理システム 木暮 仁（ＩＴコーディネータ） ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ １ ワークフロー管理システムの概要 ワークフロー管理システムの標準化団体であるＷｆＭＣ （Workflow Management Coalition：ワークフロー管理連合）では、ワークフ ローとは、ビジネスプロセスの全体あるいは一部分をコンピュータ化して容易 化または自動化することであり、ワークフロー管理システムとは、ワークフロ ーを定義・生成・管理・監視・記録するシステムであると定義しています。 ワークフロー管理システムの代表的なものに、電子稟議・電子決済がありま す。ＯＡ機器の購入申請を例にします。 ・申請者は、ＯＡ機器購入申請書に必要事項を入力して書類を部長に提出す る。 ・部長は、それを審査して承認か却下かを決定する。 ・承認をしたとき、金額が５０万円以上ならば役員審査へと書類が送られる。 ・役員審査で承認が得られると、発注処理へと進む。 ・その後、経理部の処理へと進む。 ・上記の審査で却下されたときは、却下されたことが申請者に通知される。 ワークフロー管理システムでは、これを画面操作などによりモデル化し、実 際に申請が行われると、上記のようなルールにより、自動的に関係者間に電子 メールを転送し、承認・却下のプロセスを実行します。そして、そのプロセス の状況や統計データを出力します。 ２ ワークフロー管理システムの位置づけ （１）グループウェアとの関係 ワークフロー管理システムは書類添付機能と回覧機能を付加した電子メール であり、グループウェアの特殊な形態であるといえます。グループウェアでは そのつどルールを設定するのに対して、ワークフロー管理システムでは事前に ルールを設定します。また、単に情報を回覧することだけを目的としているの ではなく、申請書作成や予算照合など、関係者の業務支援を重視しています。 （２）基幹業務系システムとの関係 従来の基幹業務系システムでは、承認を得た後での購買データを入力する段 階からの処理のシステム化であり、データ入力の前提となる承認プロセスはシ ステム化されていませんでした。ワークフロー管理システムはそこでの処理を システム化しますので、両者を結合すれば、「業務全体のシームレスなシステ ム化」ができることになります。 ３ ワークフロー管理システムの意義 （１）日常業務の生産性向上 オフィス業務では、書類作成→承認→基幹業務系システムへの入力というプ ロセスが多くあります。その流れを円滑にして、プロセス全体の時間を短縮す ることができます。しかも、誰のところで書類が溜まっているかをモニタする 機能や各人別の滞留期間を統計的に算出する機能がありますので、仕事を遅ら せている人が明確になり、滞留することへの強い牽制になります。 （２）業務プロセスの改善・改革 ワークフロー管理システムでプロセス定義を検討することにより、組織や業 務の流れを改革することができます。 〇不要なアクティビティの削除 担当者→課長→部長と承認ルートが流れるとき、部長が承認をするなら課長 は不要かもしれないし、課長に権限委譲すれば部長の承認は不要かもしれま せん。あるいは、単に予算消化状況とチェックするだけならば、承認ルール をシステム化することにより、承認者としての課長や部長は不要であり、報 告を受けるだけでよいのかもしれません。 〇並列処理による時間短縮 ２人の承認が必要ではあるが、その前後関係は重要ではないような場合（合 議部門の承認など）、従来のように紙での書類を回すのであれば、現物は１ つしかないので、直列に回覧するしかありませんが、ワークフロー管理シス テムでは、同時に２人に回し並列的に処理して、その結果を一つにまとめる ことも容易です。これにより、全体の処理時間を短縮することができます。 【お詫びと訂正】 ９月15日発行「情報活用動向の理解（０）本シリーズの目次」では、今回の 「（６）ワークフロー管理システム」の配信予定日を‘05 2／15としていま すが、事務局の都合により本号での配信となりました。また、以降の回につき ましては一ヶ月繰り上げての配信を予定しております。訂正してお詫び致しま す。 ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ ＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋ ＰＬＡＮ ＤＯ ＣＨＥＣＫ！→ → → → → → → ＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋ ●●●●●自分に・・・・ ●●●●必要なものを ●●●必要なときに ●●必要なだけ ●学習できる。 │ビ│ジ│ネ│ス│・│キ│ャ│リ│ア│試│験│っ│て│ ▼個人にとって ○社内で自己啓発の成果としてアピールできる。 ○職歴と合わせ、学習歴として自己のキャリアの証明として活用できる。 ▼企業（組織）にとって ○職務能力の客観的な評価基準の１つとして、人事処遇制度等に活用できる。 ○適切な人材開発や人材配置の参考として活用できる。 │そ│ん│な│試│験│で│す│。│ ＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋ ――――――――――――――――――――――――――――――――――― ――――――――――――――――――――――――――――――――――― ∞∞JAVADA（中央職業能力開発協会）Info.∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞ ◆JAVADAホームページ → http://www.javada.or.jp/ ◆ビジネス・キャリアホームページ → http://www.bc.javada.or.jp/ ◆お問い合わせメールアドレス → bc@javada.or.jp ◆登録・解除はこちらから → http://www.bc.javada.or.jp/magazine/04information/index.html ◆バックナンバーはこちらから → http://backno.mag2.com/reader/Back?id=0000118802 ∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞ 【執筆後記】 ２月３日は節分。子供の頃は、学校では豆まきをして、家では太巻きを食 べ楽しい行事の日でしたが、最近では全くしなくなってしまいました。今年 は一年の健康を祈って、スーパーで太巻きと豆を買ってみようかなと思いま す。 ＪＡＶＡＤＡの（ё_ё） --------------------------------------------------------------------- このメールマガジンは『まぐまぐ！』http://www.mag2.com/ を利用して発行 しています。配信中止はこちら http://www.mag2.com/m/0000118802.htm ---------------------------------------------------------------------
