【超パソコン活用術】No48　書類テンプレート　売掛回収管理表 [まぐまぐ！]

2008/06/26

【超パソコン活用術】No48　書類テンプレート　売掛回収管理表

■■■■■■■■■■■■■■　平成20年6月26日　■■■
【超パソコン活用術】～ゼロからの効率化・売上拡大への道～　　

　■ 第48号：『書類テンプレート　売掛回収管理表』

　　経営システムコンサルタント　アスネット　
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　２）こんな事も出来る！販売管理
　３）高品質、低価格のプリンターのインク・トナー
　４）ちょっと、コーヒーブレイク
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　■１）書類テンプレート　売掛回収管理表
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■売上も大切だけど、売掛・回収管理も大切です

営業をしていると必ず必要な仕事があります。それは
売掛金の回収です。どんなに売上がよく仕事が忙しい
といっても回収を怠ると思わぬ結果となってしまいます。

売掛・回収管理といっても請求書を送って入金があれば
処理をする。単にそれだけなのです。しかしそれを個別
の資料・請求書等だけで行うと一体どれだけの未回収が
あるのか分かりづらくなり危機意識も低下します。
そこでおすすめしますのが一覧表による管理です。

■一覧表で管理することのメリット

売掛・回収管理を一覧表で管理することのメリットは
次の通りです。

・顧客毎にどれだけの売掛・回収があるのか把握しやすい。
・１種類の資料にまとまっているので全体を把握しやすい。
・一覧となっているのですぐに全体の合計を知る事が出来る。

それ以外にもメリットはあると思います。

■一覧表で管理することのデメリット

それでは、逆にデメリットはどのようなことでしょうか。

・一覧表であるため、パッと見たときに個別の状態を把握
　しずらい。

などがあります。

これらのデメリットを解決する為にちょっと工夫をする必要
があります。

例えば、１５００件の一覧表の中に１件だけ売掛回収率が６０％
を下回っているとします。簡単に見つけられますか？

最初の１件から「回収率」の６０％未満の部分を探さなければ
ならないので大変です。通常業務の中で６０％未満の売掛先を
探し出して、そこに対して何らかの事務処理をしなければなら
ないとなると、絶対に見落としは出来ません。見落としをして
しまうと正確な業務とならなくなるのです。

結局そのような業務では「集中力」だけが頼りとなってしまい
ます。これでは作業をする人の体調にも左右されてあまりにも
リスクは大きいです。

そこでひとつ表に工夫をしましょう。
この表で重要となる項目は「回収率」です。表の作成目的も
未回収分がどれだけあるのか、今月の回収はどれだけ達成した
のかを知る為です。

回収率の数字によりそのセルの色が変わればはっきりと簡単に
回収率を視覚的に把握する事が出来ます。
例えば

　回収率100％は　白、
　80から100未満は　水色、
　60から 80未満は　オレンジ
  60未満は　赤

といった具合です。

これだと全体を眺めて、赤いセルの部分だけを抽出していけば
いいのです。

■一覧表を作成する時のポイント

一覧表を作成する時のポイントをまとめてみました。

・１件のデーターは１行にまとめる。
・その表の目的をはっきりさせる。
・顧客名だけでなく顧客番号を記入する。
・重要な項目は自動で色分けするなどの工夫をする。

話が長くなりそうなのでこの事は次回に回します。

■サンプルファイル「売掛回収管理表」

エクセルで使用できるサンプルファイルを作成しました。
「売掛回収管理表」です。

この表のポイントは回収率のパーセントによりそのセルの色
が自動で変わることです。これは「条件付書式」の機能を使用
しています。

サンプルファイルで例にしますと、
・セルの位置「M10」にカーソル（複数セルの場合は範囲指定でも可能）
・メニューバーの「書式」-「条件付書式」を選択します。
・条件１として「セルの値が」「次の値の間」「0.8」と「0.999」とします。
・右下の「書式」ボタンを押して「パターン」画面でセルの色を水色にします。
・画面下の「追加(A)>>」を押すと条件２が出てきます。
同様にセルの値が60％-80％の時、条件3に60未満の時を設定して「OK」を押します。

これで回収率の値が変わると自動でセルの色も変わります。

　◆「ファイル番号27：売掛回収管理表」です。
　◆（ダウンロードのページ）
　◆ http://as-net.jp/itp/down/down.htm

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　■２）こんな事も出来る！販売管理
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　当社オリジナル販売管理ソフトでは初心者の方でも
　簡単に、楽に使用できるように設計しております。

　■受注を売上に計上

　お客様から注文があり受注処理をします。
　その後、実際に商品をお渡しした後「売上処理」
　をしなければ売上として計上されません。
　ここで「売上入力」をしてもいいのですが、何度も
　同じような入力は大変でもありますし、入力ミスも
　起こしてしまいます。

　そこで、当ソフトでは売上入力画面で受注伝票を
　呼出、そのまま売上計上する機能があります。
　これだと売上を入力する必要が無いので、労働的に
　も楽ですし、入力ミスも少なくなります。

　またＰＯＳ機能を利用すればお渡しした受注伝票を
　商品お渡し時にお客様から受取り、そのままバーコード
　リーダーにて読み込むだけで後は自動で売上伝票を
　作成、登録する事が出来ます。

　３０日間全オプション無料お試しが出来ます。
　詳しくはダウンロードして一度ご使用ください。

　■■（ファイルのダウンロード）■■

　※基本機能は無料でご利用できます。
　ダウンロードページの「販売管理H100-26ダウンロード」です。
　http://as-net.jp/itp/down/down.htm　

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　■３）インク・トナー切れていませんか？
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　安くても、良い商品。しかも印字不良時も直ぐ代替発送。

　「印刷コスト」気になりませんか？
　気にせず印刷できるに越した事はありません。
　そんな皆様の願いをかなえるのが今回ご紹介する商品です。
　もちろんリサイクルといっても印刷枚数は純正品と
　同じ枚数です。

　■【商品紹介】■

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　　４色セットならば　38,800円（税込）【即納】
　　http://as-net.jp/syouhin/tn/epson/lpca3etc5.htm

　・ＥＰ－６５　リサイクル　10,000円（税込）【即納】
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　・LPA4ETC7　リサイクルトナー　6,300円（税込）
    http://as-net.jp/syouhin/tn/epson/lpa4etc7.htm

　　など、他にも御得な価格で沢山の種類をご用意しております。
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　■４）ちょっと、コーヒーブレイク
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　★★☆　コーヒーの保存　☆★★

　コーヒー豆は火を通して焙煎しているので「乾燥物」
　というイメージが強いです。その為か長期間保存が
　出来るようにも思えます。

　ところが、実際焙煎後の豆の消費期限は１ヶ月程度
　です。焙煎をすると豆の内部、表面に脂肪分が出て
　きます。長期間置いているとその脂肪が酸化し、
　味が悪くなってしまうのです。

　もし、２～３ヶ月保存される場合は外気に触れない
　ように真空容器に入れ、冷凍庫で保存する事をおすすめ
　します。多少は酸化が遅れます。

　また、真空パックだから大丈夫と思っても焙煎後の豆
　からはガスが発生します。保存の容器の内部はその
　ガスが充満してしまいます。そのガスに長時間さら
　されていると、味が変化してしまいます。

　冷凍するとそのガスの発生を遅らせることが出来ます。

　【ポイント】
　購入は少量で。あまった時は冷凍庫保存を。
　

　☆☆　新鮮な珈琲をご紹介　☆☆
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　■５）売上・マーケティング・パソコン活用のブログ
　　　～　パソコンの中の10人　～
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　パソコンを仕事で活用していますか？
　性能に見合った活用されている人は少ないです。
　そこで、パソコンをフルに活用して、3人分の仕事、
　いや、10人分の仕事を可能とさせる為の色々な方法
　をご説明します。

　売上・マーケティング・業務処理でパソコンを活用
　する際、知らなかったら損をするお話ばかりです。

　毎日少しづつ読んで、ライバルのあの人に差をつ
　けちゃえ！

　ブログ　「パソコンの中の10人」
　http://ameblo.jp/pc10nin/

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　■編集後記
　熊本は梅雨中です。今年の梅雨はいつもと違って
　湿っぽい日が少ないような気がします。昨年までなら
　エアコンの除湿をつけていたのですが、今年は窓を
　あければ涼しく、サッパリした風が入ってきます。
　夜は寒いぐらいです。

　皆様も、窓の開けっ放しでの睡眠で風邪をひかれ
　ない様にお気をつけください。

　それから、ホームページのアドレスが変更になりま
　した。内容は同じですがどうぞよろしくお願いします。

　新アドレス
  http://as-net.jp/
　
　ブログもよろしくね。
　http://ameblo.jp/pc10nin/

　☆☆　只今のお仕事中　☆☆

　　・ホームページコンサル　　3件
　　・販売システム受託開発中　1件
　　・ＰＯＳシステム受託開発　1件
　　・システム業務コンサルタント中　1件
　　・通販コンサル業務中　2件

　多くのお客様にお会いしシステム側からの
　御手伝いが出来ること、とても嬉しく思っ
　ております。

　当社にお仕事のご依頼は御気軽にメールでご連絡ください！
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　■発行元
　経営システムコンサルタント
　アスネット　代表　桑野賢治
　〒861-8081熊本市麻生田4-25-68
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　当ホームページではパソコンに関する活用法をご紹介
　しております。

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