2009/09/30
【書類を作らせる】「どういう指示を、EXCELにしてあげるか?」が難しい
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ 夕方５時に帰宅する！ Ｅ┃Ｘ┃Ｃ┃Ｅ┃Ｌ┃事┃務┃処┃理┃改┃善┃提┃案┃ ━┛━┛━┛━┛━┛━┛━┛━┛━┛━┛━┛━┛━┛ http://archive.mag2.com/0000105719/ /_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/ ★もくじ：EXCELに書類を作らせるコツ ■１■ 「パターン化できる作業は、パソコンにやらせる」 ■２■ 「どういう指示を、EXCELにしてあげるか？」が難しい ‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥ ≪読者特典≫ ※無料で２つのソフトを差し上げます 「“履歴が残せる”EXCEL注文書シート」 http://sinndar.biz/url/order_f.htm 自分が発行した注文のデータ１年分、 EXCELシート１枚に履歴として保存できる注文書です。 何をいつ注文したか、検索の苦労はこれで大幅削減！ ⇒申込者には「“コピペ楽々製作”売上表」も同時プレゼント ‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥ ─────────────────────────────────── ■１■ 「パターン化できる作業は、パソコンにやらせる」 ─────────────────────────────────── 「パターン化できる作業は、パソコンにやらせる」 「自分は、人間にしかできないクリエイティブな仕事をやる」 これが、私の仕事のモットーです。 できれば、 「データ入力をして、ボタン１つ押せば、仕事が片付いている」 そういうものをEXCELで作りたいといつも思っています。 なので、私が作るソフトは、 普通は手入力しそうなことも、自動化するよう工夫を施しています。 「“履歴が残せる”EXCEL注文書シート」でいえば、 セルF7の＜注文書No.＞の自動入力は、そのもっとも簡単な例です。 今回は、＜注文書No.＞の自動入力の方法を通して、 EXCELに作業をさせるにはどうしたらいいかを考えていきましょう。 この写真を見てください。 http://sinndar.biz/mag2/0223_08.png 最新(＝いちばん下に記入されている1202行)の 注文書No.254が、そのままF7セルに表示されています。 ためしにあなたも、 「“履歴が残せる”EXCEL注文書シート」 を開いてB列になにかしら数字を入れてみてください。 ※まだ入手していない方は ⇒ http://sinndar.biz/url/order_f.htm どうです、入力した数字が＜注文書No.＞になったでしょう？ この＜注文書No.＞はソフトができた当初は、手入力していました。 しかし、ここを手入力にすると、 せっかちな私はNo.を修正せずに、 前回のNo.のまま注文書を発行してしまいます。 印刷した後の見直しの際に「しまった」と思って修正、 ＜注文書No.＞のためだけに再発行するなんてことがよくありました。 悪い性格や癖というのはなかなか直らないものです。 何度も過ちを繰り返す私を矯正するのは無理と判断し、 ここを自動で入力する方法はないかを考えました。 そこで思いついた方法が、 注文書No.のメモをするB列の一番大きな数字を、 F7に反映させることでした。 ─────────────────────────────────── ■２■ 「どういう指示を、EXCELにしてあげるか？」が難しい ─────────────────────────────────── パソコンは、自分がやるべきことを一つ一つ指示されないと、 動けません。 人間のように推測で動くことはありません。 だから、EXCELに何かをしてもらいたければ、 「Aと命令されたら、Bと動く」という指示書を、 ユーザーは書かなくてはいけません。 この指示のプログラムを書くのは、そう難しいことではありません。 パソコン教室でEXCELを習ったり、 本屋で本を買ってきて、独学でEXCELを勉強しても４ヶ月も勉強すれば 書くことはできます。 問題は、それ以前のことです。 「どういう指示を、EXCELにしてあげるか？」ということ。 指示を創り出すのが難しいのです。 今回の＜注文書No.＞を自動入力する方法については、 ネタを明かしてしまえば「なあんだ」と思えるほど簡単なことです。 しかし、この「なあんだ」と思えるほどの簡単なことを、 EXCELを知っていそうな人でもやろうとしませんでした。 というか、それ以前に 「思いつかない」といった方が正解かもしれません。 なぜか？ そういう人たちは、 １．EXCELにはじめから備わっている機能や関数だけを用いて、 ２．一度に処理をしようとするからです。 ＜注文書No.＞を自動入力する方法は、 EXCELにはじめから装備されている機能ではありません。 これは、私自身が手入力していた行動を分析した上で 関数はもちろん、EXCELの特徴やクセを利用することを念頭に置きながら、 私が考え付いた方法です。 EXCELにはじめから装備されている機能だけで解決しようとしても、 それに相当するコマンドはないし、関数も存在しません。 パソコン教室や専門学校の生徒さんは、 習ったことがないことなので、 「そんなのできません」となります。 ソフトウエアを自作するためには、知識が必要です。 たくさん持つ必要があります。 でも知識しか持っていないではダメです。 では、どんな＋αが必要なのか、 知識をどう生かせばいいかについては、 次回お話しましょう。 ╋━━┳━┳━┳━┳━┳━┳━┳━┳━┳━┳━┳━┳━┳━━━……‥ ┃ご┃購┃読┃の┃皆┃様┃へ┃の┃ご┃注┃意┃！┃ ╋━━┻━┻━┻━┻━┻━┻━┻━┻━┻━┻━┻━┻━┻━━━……‥ ★当マガジンの情報は発行者自身の経験および独自の調査に基づいて編集 しておりますが、 万一、当メールマガジンの内容が原因で被害及び損害を受けた場合でも 責任は負いかねます。最終的な判断は読者様に委ねます。 ★当マガジンの購読により生じた損害、および、第三者からのいかなる 請求につきましても発行元はその責を負いません。 ご了承ください。 ■このメルマガでは、相互紹介を随時受け付けています。 info104@sinndar.org までお問い合わせください。 ■■■■■■■■■■■■■■■■■■■ 大野 伸 Webサイト ：http://sinndar.biz e-mail ：info104@sinndar.org FAX：020-4668-0734 【登録・解除】ご友人にお勧めください http://archive.mag2.com/0000105719/ ■■■■■■■■■■■■■■■■■■■ ＜関連サイト＞ ◆モバイルアカデミー・社会福祉学科 http://1socialworker.org/ - -
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