2009/04/20
効果の出る会議／考研ウィークリー４３６
今週のテーマ ／ 効果の出る会議 おはようございます。 時の流れは速いものです。もう来週はゴールデンウィークに懸って きます。あくせくと動いていますと、気持ばかりが焦って中身のある ことは何もできずに過ぎてしまいそうです。"As times goes by" と いうジャズの名曲（「時の過ぎ行くままに」と訳されています）があり ます。このような心の姿勢を持つことで、時の流れの中に身を置いて いる自分を見据えることができるのかもしれません。 今回は、素直な心と素直な言動を心掛けるための一言です。 ◎心が送り出す言葉◎ 電話口で相手に謝辞を言いながら何度も礼をしている人がいます。 この人の感謝の気持ちは間違いなく電話の相手に伝わっていることで しょう。心が送り出す言葉が相手に気持を伝えているからです。そして いつも、心が送り出す言葉には動作が伴うものなのです。 言葉に心をのせる、というようなことがよく言われますが、何かが 違うように感じます。本当の言葉は、頭脳が作為的に作り出すものでは なく、心が送り出すものだと思います。言葉を操ったり、演技をしたり しても、心が送り出しているものを隠すことはできません。心が送り 出す言葉や動作こそが良いコミュニケーションを生むのだと思います。 今週もどうぞお元気にお過ごしください。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ ☆☆ 会社を元気に！「考研ウィークリー」 ☆☆ -----2009年４月４週号----- ◆効果の出る会議◆ 会議は業務の重要事項であり、組織の業績に直結しているものです。 しかし、ただ開けばよいといったものではありません。勢い良く成長 している組織でも、元気が無く衰退気味の組織でも会議は開かれて いますが、そこには、大きな違いが見られます。 最も大きな違いは、会議というものの捉え方にあり、それが会議での 雰囲気や参加者の意識に違いを生み出していることです。それは、 会議を次のように捉えているかどうかに現れます。 ・会議は組織を集約し、意思決定し、業務を執行するためにある ・経営方針を徹底する場であり、全組織の方針と部門方針の整合性と 実行度を厳しくチェックし、徹底するためにある ・幹部の意識統合の場であり、幹部としてのものの見方考え方を調整し、 統合するためにある ・問題解決の場である ・計画立案の場である このように受け止めますと、欠席者があっても行える場合とそうで ない場合とがあることがわかります。誰が欠席なのかを事前に確認し、 不在のまま進めるべきか否かを、主催者が意思決定する必要があります。 原則に基づけば、会議の出席メンバーは必要と認められた者ですから、 欠席は許されないのですが、欠席が避けられない場合もあり得る訳です から、上記のような対応が適切だと言えるでしょう。 会議を上記のように捉え、これを効果の出るものとするためには、 会議に招集されるメンバーが守るべき原則があります。それは、次の ようなことです。 ＊開会の数分前に集合する ＊上記のような意味を持つ会議は最優先で対応すべき業務ゆえ、他の 業務都合による欠席は認めず、原則として全員参加とする ＊事前に会議の目的、テーマに基づく資料を作成し、会議のプロセスを 設計しておいて、効果的なアウトプットが出るように運営する ＊トップの一方的な報告の場とせず、全員で討議できるよう運営する ＊決定事項は、担当者と期限を明確にし、定例の会議で実行状況と 成果を確認する 以上のようなことが、効果の出る会議を運営するための原則ですが、 会議にも目的や特性の異なる多様なパターンがあります。定例会議、 特定の事項に関して経営判断を行う会議、企画案を練り上げるための 会議、等々です。 こうした異なるパターンの会議について、最近よく知られるように なったファシリテーションの手法を使って、運営のポイントを押さえる ことが行われています。 ファシリテーションの手法を使う訳ですから、会議のプロセスを設計し コントロールすることが根幹に据えられます。その上で何をどのように 押さえるのがよいかを明らかにしているのです。上に例示した会議の パターンについて、その実例を紹介します。 定例会議に関して最も重要なポイントは、目的を書いたもので明確に 定義することです。更に、その目的に対して期待する成果を明示する ことです。 目的が討議なら、話し合いを促進するプロセス設計が必要ですし、 目的が業務の進捗確認なら、効率良く報告が行われるようなプロセス 設計をします。場合によってはネット環境を活用したバーチャル会議 でもよいこともあります。 特定の事項に関する経営判断の会議における重要ポイントは、判断に 必要な項目と基準を明示し、これを軸として資料を準備し、プレゼン テーションを行い、議論をし、最終判断を導き出す、というプロセスを 設計し、会議運営をすることです。 こうしたポイントを押さえておきませんと、プレゼンターと経営陣の 想いや意向が異なっている場合、プレゼンターの発表内容と経営陣の 質問の焦点との間にずれが生じます。 その結果、プレゼンターは経営陣の判断に無関係のことに時間を浪費 し、経営陣は判断に必要な情報を充分に聴くことができない、といった ことになります。このような状況下では、的確な経営判断は困難だろう と思われます。こうしたことは、技術開発会議などでよく起ります。 企画案を練り上げるための会議における重要ポイントは、議論を ２段階に分けて行うようにプロセス設計することです。第１の段階では テーマとその主旨だけを明示し、各参加者が自分の考えを持ち寄って 自由に議論するようにします。 第１の段階を通してある程度方向性が固まってきた状態で、誰かが 「たたき台」となる資料を用意し、第２段階の議論に入るようにします。 第２段階では、用意した「たたき台」をどのように充実させるか、どの ように変えるか、どのように発展させるか、を議論の中心とします。 こうしたプロセスは、議論を効率化させ、アウトプットの質を上げ、 参加者のモチベーションを高めることになります。 会議の効果性を高めるために、こうしたことを取り入れてみることを お勧めします。 ※このメールマガジンは、転送することができます。 ・読んで欲しいと思う方がおられる場合には、本誌を全文で 転送してください。 ・毎号転送するのがお手数の場合は、下記のメールアドレス宛に 転送先のアドレスをご連絡ください。次の号から配信いたします。 <hiro.oshima@nifty.com> ・転送先の方に下記サイトから読者登録をして頂くこともできます。 まぐまぐ http://archive.mag2.com/0000087454/index.html メルマ http://www.melma.com/backnumber_60009/ ヤフー http://merumaga.yahoo.co.jp/Detail/1336/p/1/ ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 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